Naar hoofdinhoud
Van start gaan met Finibase

Yuki integratie: koppel je Yuki-portalen in enkele stappen

Koppel je Yuki-portaal met een webservicesleutel en haal per dossier documentaantallen op in Finibase.

Geschreven door Wouter Bruynsteen

Laatst bijgewerkt 7 dagen geleden

Verbind Finibase met je Yuki-omgeving en haal per dossier automatisch documentaantallen op voor je analyses.

Wat doet het?

Met de Yuki-integratie haalt Finibase de dossiers (domeinen) van je Yuki-portaal op. Een dossier wordt automatisch gekoppeld aan de bijhorende AdminPulse-relatie en het Silverfin-dossier via het ondernemingsnummer. Die koppeling is vandaag de basis voor twee datapunten, en dat gaan we de komende tijd stap voor stap uitbreiden:

  • Inactieve relaties met Yuki dossier: een data-controle die inactieve AdminPulse-relaties opspoort die nog een actief Yuki-dossier hebben. Dat kan duiden op dossiers die gearchiveerd moeten worden.

  • Documentaantallen per dossier: het aantal documenten per archiefmap (aankoop- en verkoopfacturen), per klant zichtbaar.

💡 We gaan uit van één domein per dossier: een Yuki-domein staat gelijk aan één administratie, en dus aan precies één AdminPulse-relatie of Silverfin-dossier. Alle data die we ophalen, ook de documentaantallen, halen we dan ook op domeinniveau op, nooit op het niveau van een individuele administratie binnen dat domein. Bevat een domein toch meerdere administraties, dan zie je in Finibase enkel het totaal van dat domein, niet de opsplitsing per administratie.

In tegenstelling tot AdminPulse en Silverfin is er geen automatische nachtelijke synchronisatie. Yuki hanteert een limiet van 1.000 aanroepen per dag per dossier, gedeeld met elke andere koppeling die op dat dossier is aangesloten. Daarom vernieuw je documentaantallen zelf, per dossier, wanneer je ze nodig hebt.

Wat kan je AI-assistent met Yuki?

Via de Finibase-connector kan een AI-assistent (zoals Claude) de volgende Yuki-gegevens van een dossier raadplegen:

  • Dossieroverzicht. De lijst met Yuki-dossiers van je kantoor en hun koppeling met je relaties.

  • Financiële cijfers. De cijfers van een dossier per periode.

  • Proefbalans. De proefbalans van een dossier.

  • Rekeningschema. De rekeningen van het dossier (MAR).

  • Grootboektransacties. De boekingen op de grootboekrekeningen.

  • Openstaande posten. De open klanten- en leveranciersposten.

  • Btw-aangiftes. De btw-aangiftes van het dossier.

  • Backoffice. De backoffice-gegevens van het dossier.

  • Boekingen voorbereiden. Een boeking wordt eerst als voorstel klaargezet en pas geboekt nadat jij ze goedkeurt.

Dossiers die je afschermt (zie hieronder) zijn voor de AI-assistent van de andere collega's niet beschikbaar.

Waar vind je het?

Ga naar Alle instellingen → Yuki integratie om de integratie te configureren: https://app.finibase.com/settings/yuki-integration

De integratie instellen

1. Maak een webservicesleutel aan in Yuki

Ga naar je Yuki beheeromgeving en maak een webservice-toegangssleutel aan (een GUID).

⚠️ Maak de sleutel aan op portaalniveau, niet op het niveau van één dossier. Met een portaalsleutel haalt Finibase in één keer alle dossiers van dat portaal op; met de sleutel van een afzonderlijk dossier zie je enkel dat ene dossier. Twijfel je of Yuki dit onderscheid duidelijk maakt bij het aanmaken van de sleutel? Neem contact op met koppelingen@yuki.be.

2. Koppel je eerste portaal

Klik in Finibase op "Portaal koppelen".

  • Naam van het portaal: kies een herkenbare naam (bv. "Portaal Antwerpen"). Deze naam zie je terug bij elk dossier, zodat duidelijk is uit welk portaal de gegevens komen.

  • Yuki API-sleutel: plak hier de webservicesleutel uit stap 1.

Klik daarna op "Portaal koppelen" om te bevestigen.

💡 De sleutel wordt eerst live gecontroleerd bij Yuki, en pas daarna versleuteld opgeslagen. Klopt de sleutel niet, dan zie je meteen "Verbinding met Yuki mislukt" en wordt er niets bewaard.

⚠️ De sleutel is na het opslaan niet meer leesbaar. We tonen enkel de laatste 4 tekens ter controle. Bewaar de sleutel zelf op een veilige plek: raak je hem kwijt, dan moet je een nieuwe sleutel ingeven.

3. Wacht op de databasecontrole

Bij je eerste portaal wordt op de achtergrond een database aangemaakt ("Database wordt aangemaakt..."). Dit duurt even.

4. Haal de dossiers op

  • Is dit je eerste portaal? Wacht tot de database is aangemaakt en klik daarna op "Domeinen vernieuwen" om de dossiers voor het eerst op te halen.

  • Koppel je een volgend portaal (zie stap 5)? Dan worden de dossiers van dat portaal automatisch mee opgehaald bij het koppelen zelf.

5. Werk je vanuit meerdere Yuki-omgevingen?

Herhaal stap 1 en 2 voor elk portaal. Elk portaal heeft een eigen naam en een eigen sleutel; dezelfde sleutel kan niet aan twee portalen gekoppeld worden. Je kan tot 30 portalen per kantoor koppelen.

6. Haal documentaantallen op per dossier

De lijst met dossiers en hun status vernieuw je met "Domeinen vernieuwen". De documentaantallen zelf haal je per dossier op:

  1. Open "Aantal domeinen" en zoek het gewenste dossier.

  2. Klik op het dossier om het te vernieuwen.

Dit gebeurt bewust één dossier per keer, vanwege de gedeelde daglimiet van Yuki. Er is geen geplande vernieuwing: ververs een dossier telkens wanneer je actuele cijfers nodig hebt.

Dossiers afschermen voor AI-assistenten

Standaard kan elke gebruiker die Yuki-gegevens via een AI-assistent (zoals Claude) mag raadplegen, alle dossiers zien. Als ADMIN kan je per dossier bepalen wie dat nog mag. Zo scherm je gevoelige dossiers af voor de AI-assistent van alle andere collega's.

Je vindt dit onder Alle instellingen → Yuki integratie, in de sectie "Toegang tot dossiers voor AI-assistenten". Die sectie zie je enkel als ADMIN.

Een dossier beperken

  1. Vink het dossier aan in de lijst onder "Toegang tot dossiers voor AI-assistenten". Een aangevinkt dossier is beperkt. Jij zelf staat meteen op de lijst, zodat je niet buiten je eigen AI-assistent valt.

  2. Klik rechts van het aangevinkte dossier op het aantal gebruikers en kies bij "Kies wie toegang heeft..." de collega's die het dossier nog mogen raadplegen via een AI-assistent.

  3. Verwijder jezelf van de lijst als je het dossier ook zelf niet via een AI-assistent wil kunnen raadplegen.

Wat verandert er?

Voor iedereen die niet op de lijst staat, verdwijnt het dossier uit de AI-assistent: de Yuki-cijfers, openstaande posten en grootboekboekingen van dat dossier zijn dan niet meer beschikbaar, en een boeking in dat dossier kan niet worden goedgekeurd of geboekt. Ook de Wiki-map van de bijhorende klant (de klantenmap met het overzicht en alle pagina's eronder) is dan niet meer zichtbaar voor de AI-assistent van die gebruiker, net als overzichtspagina's die de klant zouden vermelden. Voor die gebruiker is het alsof het dossier en de klantenmap niet bestaan.

Ook ADMINs moeten op de lijst staan om een beperkt dossier te kunnen raadplegen. Een beperkt dossier met een lege lijst is voor niemand beschikbaar via een AI-assistent.

In Finibase zelf verandert er niets: de dashboards en de Wiki in de app tonen alles zoals voorheen. Een AI-assistent kan deze instelling nooit zelf lezen of wijzigen. Een wijziging geldt vanaf de eerstvolgende vraag aan de AI-assistent. Antwoorden die een gebruiker eerder al kreeg, blijven uiteraard bestaan.

Veel dossiers? Zoeken en filteren

De lijst is alfabetisch en compact: één regel per dossier. Heeft je kantoor honderden of duizenden dossiers, dan toont ze er telkens 50 per pagina, met knoppen om naar de volgende of vorige pagina te gaan. Gebruik het zoekveld om op naam te zoeken en filter op Alle, Beperkt of Open. Naast de filters zie je hoeveel dossiers er zijn en hoeveel daarvan beperkt zijn.

Werk je met meerdere portalen?

Dan staat de lijst per portaal in een eigen onderdeel, met de dossiers alfabetisch eronder. Klik op de pijl voor de naam van een portaal om het onderdeel te openen of te sluiten (bij veel dossiers staan ze eerst dicht, zodat de pagina snel blijft). Naast de naam van het portaal zie je hoeveel dossiers beperkt zijn.

Het selectievakje naast de naam van het portaal werkt voor alle dossiers van dat portaal in één keer:

  • Vink het aan om alle open dossiers van dat portaal te beperken. Jij komt op elke lijst te staan. Lijsten die al bestaan, blijven ongewijzigd. Is maar een deel van de dossiers beperkt, dan staat er een streepje in het vakje.

  • Vink het uit om alle beperkte dossiers van dat portaal weer open te stellen. Je krijgt eerst een bevestiging met het aantal dossiers. De lijsten met gebruikers worden dan gewist en kunnen niet hersteld worden.

Heb je maar één portaal, dan zie je bovenaan de lijst één selectievakje "Alle dossiers" dat hetzelfde doet voor het hele kantoor.

Nieuwe dossiers

Een nieuw ontdekt Yuki-dossier is open totdat je het beperkt. Zo'n dossier krijgt de melding "Nieuw", zodat je het niet over het hoofd ziet. Verdwijnt een dossier uit je data warehouse (bijvoorbeeld omdat je het portaal verwijdert), dan blijft de beperking gelden. Je ziet het dan als "Onbekend dossier" en kan de beperking daar nog opheffen.

Problemen tijdens de setup?

  • Vernieuw de pagina om te zien of het om een tijdelijke fout gaat.

  • Kon een portaal niet volledig vernieuwd worden? Je ziet welk portaal het betreft, zodat je gericht een nieuwe sleutel kan ingeven via "Portaal bewerken".

  • Fouten worden automatisch gelogd door ons systeem, dus wij volgen dit verder op.

  • Blijft het probleem na een refresh? Neem contact op via de chat in het platform of via support@finibase.com

Bestaande integratie beheren

Portaal hernoemen of sleutel vervangen

  1. Klik op het potlood-icoon naast het portaal.

  2. Pas de naam aan, en/of vul een nieuwe API-sleutel in.

  3. Wil je enkel de naam wijzigen? Laat het sleutelveld dan leeg: de bestaande sleutel blijft dan actief.

  4. Klik op "Opslaan".

Portaal verwijderen

  1. Klik op het prullenbak-icoon naast het portaal.

  2. Bevestig de verwijdering. Het bevestigingsvenster toont hoeveel dossiers mee verwijderd worden, samen met hun documentaantallen.

  3. Koppel je het portaal later opnieuw met dezelfde sleutel, dan worden de dossiers opnieuw opgehaald.

Wie kan de integratie beheren?

Enkel ADMIN-gebruikers kunnen een portaal koppelen, bewerken of verwijderen. Andere gebruikers zien de lijst met portalen wel, maar zonder deze knoppen. Hetzelfde geldt voor de instellingen om dossiers af te schermen voor AI-assistenten: die zijn enkel voor ADMIN-gebruikers.

Was dit nuttig?

Nog hulp nodig? Vraag het team