Controle wijzigingsvoorstellen: bekijk en bevestig wat je AI-assistent aanpast in AdminPulse

Je AI-assistent kan via de Finibase-connector wijzigingen voorstellen in AdminPulse: een btw-veld corrigeren, een label toekennen, een taak aanmaken, een factuurvoorstel opstellen.

Standaard schrijft de AI niets rechtstreeks weg. Ze zet de wijziging klaar in de widget Controle wijzigingsvoorstellen, en pas na jouw bevestiging gaat ze naar AdminPulse.

Wat doet het?

De widget is een wachtrij met alle wijzigingen die een AI-assistent voor jouw kantoor heeft klaargezet. Per voorstel zie je welke klant het betreft, wat er precies verandert (de oude en de nieuwe waarde), en waarom de AI dit voorstelt. Je bevestigt of wijst elk voorstel apart af, of meerdere tegelijk.

• Bevestigen voert de wijziging meteen door in AdminPulse.

• Afwijzen verwijdert het voorstel zonder dat er iets verandert.

Niets gebeurt automatisch tot jij het bevestigt, tenzij je zelf directe modus hebt aangezet (zie verder).

Waar vind je het?

De widget hoort bij het dashboard Data controle. Ga naar Data controle, klik op "Widget toevoegen" en kies Controle wijzigingsvoorstellen. Zodra je AI-assistent een wijziging voorstelt, verschijnt die hier.

Wat ondersteunt de widget?

De AI kan via de Finibase-connector op een groot aantal plekken een wijziging voorstellen, telkens rechtstreeks gekoppeld aan een klant tenzij anders vermeld:

• Relatiefiche: een vaste lijst velden die AdminPulse effectief accepteert, zoals btw-periodiciteit, boekhoudpakket, oprichtingsgegevens, algemene-vergaderingformule, facturatie-instellingen, sociaal secretariaat, en identiteits- of persoonsgegevens bij een natuurlijk persoon. Velden die AdminPulse zelf niet via de koppeling laat wijzigen (bijvoorbeeld de naam van de relatie of het rijksregisternummer) zitten hier bewust niet in: de AI kan ze niet eens voorstellen.

• Klantlabels: een label toekennen, een nieuw label toevoegen, of een label verwijderen.

• NACEBEL-codes en het jaarrekeningschema.

• Contactkanalen: een communicatie-e-mailadres, een fysiek adres of een weblink toevoegen of verwijderen.

• Bankrekeningen: toevoegen, bewerken of verwijderen.

• Rol bij de klant: bijvoorbeeld dossierbeheerder of manager toewijzen aan een medewerker.

• Stopzetting en koppelingen: de einddatum van een relatie instellen, of een gekoppelde relatie (bestuurder, aandeelhouder, ...) loskoppelen.

• Taken en planning: een taak of to-do aanmaken, de status van een subtaak wijzigen, een terugkerende taakplanning, een geplande registratie of een tijdregistratie aan- of bijwerken.

• Facturatie: een factuurvoorstel (concept) of factuurlijn aanmaken of bijwerken. Dit blijft altijd een concept dat een medewerker in AdminPulse finaliseert.

• Klantbudget: het jaarbudget in uren per klant en per dienst. Dit is een Finibase-instelling, geen AdminPulse-veld.

Instellingen: sectorsegmentatie en directe modus

Via het tandwiel-icoon open je de instellingen van de widget.

• Standaard direct doorvoeren zonder review: standaard zet de AI wijzigingen klaar in deze widget en gaan ze pas na jouw bevestiging naar AdminPulse. Zet je dit aan, dan schrijft de AI wijzigingen meteen naar AdminPulse zonder controlestap in Finibase, voor elk type wijziging dat op "Volg standaard" staat.

• Per type wijziging: je kan per type een uitzondering maken op de standaardinstelling, met de keuze "Volg standaard", "Direct doorvoeren" of "Altijd nakijken". Zo laat je bijvoorbeeld taken meteen aanmaken, maar wil je elke wijziging aan een relatiefiche altijd zelf nakijken.

Voorstellen in bulk goedkeuren

Bij meerdere gelijkaardige voorstellen kan je in één keer bevestigen in plaats van elk voorstel apart te openen.

Eén type wijziging is daar bewust van uitgesloten: het bevestigen van een bankrekening-wijziging gebeurt altijd apart, omdat AdminPulse bij het verwijderen van een hoofdrekening automatisch de domiciliëringsopdracht naar een andere rekening kan verplaatsen. Elke rij verdient dan een individuele blik.

Wat als een voorstel niet lukt?

Een bevestigd voorstel dat AdminPulse toch weigert (bijvoorbeeld door een verlopen sessie of een gewijzigde fiche) verschijnt bovenaan de widget als mislukt, met de foutmelding erbij. Je kan het opnieuw proberen of afwijzen.

Geschiedenis

Elk bevestigd, afgewezen of ingetrokken voorstel blijft terug te vinden in de geschiedenis van de widget, met wie het heeft goedgekeurd of afgewezen en wanneer.

Wat de AI niet doet

• Je brondata aanpassen zonder dat het langs deze widget of directe modus is gegaan. Elke wijziging is hier terug te vinden, ook als ze automatisch is doorgevoerd.

• Meer dan één relatie tegelijk een label afnemen. Het verwijderen van een label gebeurt altijd relatie per relatie en blijft altijd ter controle staan.

• Een velden combinatie voorstellen die niet in de ondersteunde lijst hierboven staat. Wat niet in de lijst staat, kan de AI niet eens voorstellen: niet omdat ze het vergeet, maar omdat de koppeling het letterlijk niet aanbiedt.