4. De Finibase-wiki

De wiki is het geheugen van je kantoor. Claude leest die voor hij antwoordt, zodat je nooit hetzelfde twee keer moet uitleggen. Heb je een specifiek proces dat gevolgd moet worden, of zijn er specifieke nuances over klanten of medewerkers waar de AI rekening mee moet houden, dan bewaar je dat één keer in de wiki, en een volgende keer weet Claude het automatisch.

Minstens even belangrijk: je documenteert het één keer, de wiki is waar dat proces wordt vastgelegd, en Claude kent het vanaf dan. De wiki is gedeeld over het hele kantoor, zodat al je collega's in hun eigen Claude op dezelfde bron van waarheid werken. Iedereen heeft daarnaast standaard ook zijn eigen persoonlijke wiki, voor wat niet op kantoorniveau past. Zonder die gedeelde bron zoekt elke collega apart met zijn eigen AI-tool naar hetzelfde antwoord, en doet iedereen hetzelfde werk opnieuw. De kernoplossing van de wiki: doe nooit twee keer hetzelfde.

Technisch is de wiki niets ingewikkelds: een gewone mappenstructuur met markdown-pagina's, net als bestanden op je eigen computer. Het verschil is dat Finibase die mappenstructuur automatisch voor je opzet, op basis van je eigen data in AdminPulse, in plaats van dat je zelf van nul moet beginnen. Ze staat ook in de cloud, en is geoptimaliseerd om met een AI te werken.

De standaardlagen van de wiki

Elk kantoor start met dezelfde basisstructuur, gedeeld over het hele kantoor:

• Kantoor. Je kantoorprofiel, plus de kantoorbrede pagina's: Huisregels, Huisstijl, Werkwijze, Woordenlijst, Overzicht, en AI-wijzigingen (de mogelijke velden die de AI kan aanpassen).
• Team. De structuur komt uit AdminPulse. Wil je iets documenteren over je team of een medewerker waar een AI rekening mee moet houden, dan doe je dat hier: expertises, sterktes, verbeterpunten, verantwoordelijkheden, ...
• Klanten. De structuur komt net als bij Team uit AdminPulse, aangevuld met de nuances die je zelf documenteert.
• Diensten. Bevat automatisch al een mappenstructuur volgens je prijslijst in AdminPulse.
• Processen. Bevat automatisch al een mappenstructuur volgens je taaksjablonen. Pakt Claude een taak anders aan dan jullie willen, dan leg je die procedure hier vast.
• Afwezigheden. Automatisch opgezet, verlof en afwezigheden van je team.
• Analyses. Resultaten die Claude zelf terugschrijft.

Dit zijn de standaardlagen, maar je kan de structuur verder customizen naar de noden en werking van je eigen kantoor. Naast de gedeelde kantoorwiki maak je ook persoonlijke pagina's, enkel voor jou zichtbaar, voor wat niet bij de gedeelde kennis hoort maar voor jou wel telt.

Van proces naar skill

Een skill is een pakket instructies voor een specifieke taak, dat je terugvindt in Claude zelf. Je hoeft Claude niet telkens opnieuw te vertellen hoe iets moet: eenmaal de skill bestaat, activeer je ze op twee manieren. Automatisch: Claude herkent de situatie zelf en laadt de juiste skill in, zonder dat jij moet ingrijpen. Manueel: typ een / in de chat, dan krijg je een lijst van alle beschikbare skills te zien, en kies je zelf de juiste voor je taak.

Een procedure in Processen beschrijft hoe je iets aanpakt. Een skill voert dat uit. Skills zijn bewust dunne wrappers rond zo'n wiki-pagina, geen eigen kopie van de procedure: Claude leest ze rechtstreeks uit de wiki en doorloopt ze zelf, stap voor stap, in plaats van ze enkel op te zoeken, van signaal tot afgewerkte actie.

Dat "dun" is de kern. De wiki blijft de enige bron van de inhoud, de skill voegt zelf niets toe of af. Daardoor volgt elke collega die de skill laat lopen, exact dezelfde procedure, niet elk hun eigen versie. Pas je de procedure in de wiki aan, dan verandert de skill meteen mee, voor iedereen tegelijk. Je onderhoudt één bron, niet twee.

Volgende stap: Datakwaliteit behandelt waarom de wiki en Claude maar zo goed zijn als de data eronder.