Doorlooptijd regie vs forfait: versnel je facturatieflow per klantsegment

Wat doet het?

Je krijgt per labelgroep een vergelijking van de gemiddelde doorlooptijd (in dagen) tussen prestatiedatum en factuurdatum, telkens uitgesplitst voor regie en forfait. Zo zie je in één oogopslag welke klantsegmenten je cashflow vertragen, of jouw forfaits sneller of trager worden afgerekend dan jouw regie-werk, en welke klanten een mix van beide hebben.

Waar vind je het?

In een “Kantoor” dashboard kan je de widget “Doorlooptijd regie vs forfait per klantenlabelgroep” toevoegen. De widget gebruikt jouw bestaande labelgroepen en toont per groep zes kolommen met het aantal relaties, de gefactureerde waarde en de gewogen gemiddelde doorlooptijd, zowel voor regie als forfait.

De samenvatting bovenaan

Bovenaan de widget zie je een gekleurde samenvatting met de totalen voor regie en forfait, plus een waarschuwing wanneer er klanten zijn die niet (eenduidig) aan een labelgroep kunnen worden toegewezen:

🟢 Groen: alle relaties zijn correct gelabeld

🟡 Oranje: er zijn relaties met meerdere matchende labels

🔴 Rood: er zijn relaties zonder enig label

Zo zie je in één oogopslag of de cijfers een volledig beeld geven of dat eerst nog een data-controle nodig is.

De zes kolommen per labelgroep

Per labelgroep toont de tabel:

→ Relaties: aantal unieke klanten met gefactureerde prestaties in de periode

→ Waarde regie: totale waarde van prestaties waar “Binnen forfait” niet is aangevinkt

→ Doorlooptijd regie: gewogen gemiddelde dagen tussen prestatiedatum en factuurdatum voor regieprestaties

→ Waarde forfait: totale waarde van prestaties waar “Binnen forfait” is aangevinkt

→ Doorlooptijd forfait: gewogen gemiddelde dagen tussen prestatiedatum en factuurdatum voor forfaitprestaties

De doorlooptijd is een gewogen gemiddelde: grote prestaties wegen zwaarder mee dan kleine. Een prestatie van 500 EUR die 28 dagen na registratie wordt gefactureerd telt dus zwaarder dan een prestatie van 50 EUR met dezelfde doorlooptijd. Zo voorkom je dat een handvol kleine prestaties het beeld vertekent.

Hoe wordt regie vs forfait bepaald?

De opsplitsing gebeurt op basis van de prestatie zelf, niet de factuur. Elke prestatie heeft in AdminPulse een vinkje “Binnen forfait”:

✅ Aangevinkt → telt mee als forfait

→ Niet aangevinkt → telt mee als regie

Dezelfde klant kan dus in beide kolommen voorkomen wanneer er voor die klant zowel forfait- als regieprestaties zijn gefactureerd. Het type factuur (regie, forfait, voorschot) speelt geen rol in de indeling.

Welke prestaties tellen mee?

Anders dan bij “Totaal per klantenlabelgroep” gebruikt deze widget géén registratie-instellingen: alle gefactureerde prestaties tellen mee, ongeacht of ze factureerbaar zijn of door stagiairs zijn ingegeven. Dit zorgt ervoor dat de doorlooptijd-cijfers stabiel blijven en niet verschuiven als je de instellingen van een ander dashboard aanpast.

Buiten beschouwing blijven enkel:

→ Prestaties die nog niet aan een factuur gekoppeld zijn

→ Prestaties op intern-afgeboekte facturen

→ Voorschotfacturen, omdat die in AdminPulse vaak geen directe prestatiekoppeling hebben en daardoor vanzelf buiten beeld vallen

Dashboardfilters voor bedrijf en opdrachten worden wel toegepast.

Doorklikken voor detail per klant

Klik op een rij om een dialoogvenster te openen met de volledige opsplitsing per klant binnen die labelgroep. Voor elke klant zie je apart de regie- en forfaitwaarde plus de bijhorende doorlooptijd, zodat je in één oogopslag mixed-billing klanten kan herkennen.

Facturatiegroepen samengevat én uitklapbaar

Wanneer een klant een facturatiegroep is (één hoofdrelatie waarnaar je factureert voor meerdere relaties in AdminPulse), toont de widget standaard het groepstotaal op de hoofdrelatie. Klap de rij open om elk individueel groepslid afzonderlijk te zien:

→ De hoofdrelatie wordt extra getoond als eerste subrij, zodat het duidelijk is dat de waarde een som is

→ Elk groepslid krijgt zijn eigen subrij met zijn eigen doorlooptijd

→ Klik op een waarde van een specifiek lid om alleen die prestaties te bekijken

→ Klik op de waarde van de hoofdrelatie om alle prestaties van de hele facturatiegroep samen te zien

Tot op prestatieniveau drillen

Klik op een waarde om alle onderliggende prestaties te bekijken. Voor elke prestatie zie je:

→ Prestatiedatum en factuurdatum

→ Relatie binnen de facturatiegroep (wanneer van toepassing)

→ Prijslijstitem in formaat [code] naam

→ Aantal dagen tussen registratie en facturatie

→ Waarde van de prestatie

→ Factuurnummer: klik erop om de PDF rechtstreeks te openen

Onderaan de tabel zie je het totaal en de gewogen gemiddelde doorlooptijd, zodat de cijfers altijd reconcilieerbaar zijn met de cel waar je vandaan kwam.

Hoe voeg je het toe?

ADMIN-gebruikers kunnen de widget toevoegen aan een “Kantoor” dashboard via de widgetconfiguratie. Eens toegevoegd is de widget meteen actief op basis van de bestaande labelgroep-configuratie.