Finibase koppelen aan Microsoft Copilot Studio

Met deze koppeling kan een agent in Microsoft Copilot Studio je kantoordata bevragen via de Finibase MCP: relaties, taken, uren, facturatie en de kantoorwiki. Je agent kan ook analyses wegschrijven naar de wiki en wijzigingsvoorstellen klaarzetten voor review.

De koppeling zelf is vijf minuten werk. De voorbereiding is dat niet. Zowat elk kantoor loopt vast op licenties of op Dataverse, en de foutmeldingen die je daarbij krijgt wijzen je consequent de verkeerde kant op. Doorloop daarom de voorbereiding volledig voor je aan de agent begint. Reken op een half uur in totaal.

Wat je nodig hebt

Een Finibase-account met AI-integratie

Je meldt je straks aan met je gewone Finibase-login. De agent ziet exact wat jij ziet, niet meer.

Twee Copilot Studio licenties, niet een

Dit is het lastigste stuk van de hele installatie, want beide licenties geven bij afwezigheid dezelfde foutmelding.

• Microsoft Copilot Studio User License geeft je toegang om te bouwen. Zonder deze licentie op jouw account blijven de tool- en connectorlijsten leeg en bewaart je agent niet.

• Microsoft Copilot Studio (in de Marketplace zonder toevoeging, omschreven als "License granting message capacity") geeft de credits om de agent te laten draaien. Zonder deze bouw je vlot, maar antwoordt je agent enkel met "This environment is out of credits".

Van allebei bestaat een gratis proefversie van een maand. Je hebt ze allebei nodig.

De licentie op het juiste account

Werkt je kantoor met een gedeeld support- of beheerdersaccount, dan zit de licentie vaak op een persoonlijk account en niet op het account waarmee je effectief in Copilot Studio werkt. Controleer rechtsboven in Copilot Studio met welk account je aangemeld bent, en of net dat account de licentie heeft.

Dataverse in je Power Platform omgeving

Copilot Studio bewaart de configuratie van elke agent in Microsoft Dataverse. Zonder Dataverse kan je geen enkele agent aanmaken.

Stap 1: Dataverse toevoegen

Sla deze stap over als Dataverse al aan staat.

Eenmalig en definitief. Je kiest bij het toevoegen een taal en een munteenheid. Die liggen daarna permanent vast voor die omgeving en zijn niet meer aan te passen. Voor een Belgisch kantoor is EUR de juiste munteenheid. Je hebt hiervoor de rol van Power Platform beheerder of globale beheerder nodig.

1. Ga naar admin.powerplatform.microsoft.com, klik links op Manage en dan op Environments.

2. Bekijk de kolom Dataverse. Staat daar No, dan ontbreekt de database. Klik op de naam van de omgeving.

3. Klik op Add Dataverse, bovenaan in de werkbalk of in het blok Add Dataverse op de overzichtspagina.

4. Vul rechts in: Language op English (United States), Currency op EUR, Deploy sample apps and data op No. Klik op Add.

5. De status springt naar Preparing. Klik na enkele minuten op Refresh tot de kolom Dataverse op Yes staat en de status weer Ready is.

Waarom English als taal, terwijl je kantoor Nederlandstalig is? De Copilot Studio interface is toch Engels, en een Nederlandse Dataverse-taal levert een gemengde interface op. De taal van je agent stel je apart in.

Stap 2: Licenties regelen

1. Ga naar admin.cloud.microsoft, klik op Facturering en dan op Licenties.

2. Kijk welke Copilot Studio licenties er al zijn. Open ze en controleer aan welke gebruikers ze toegewezen zijn.

3. Ontbreekt jouw account, klik dan op Licenties toewijzen, zoek je account en bevestig.

4. Heb je nog geen licentie, ga dan naar Marketplace en zoek op Copilot Studio. Kies bij Select a plan het juiste plan en start de gratis proefversie.

De proefversie gaat automatisch over in een betalend abonnement. Ga daarom meteen na het bestellen naar Facturering, Uw producten, open het abonnement en zet de terugkerende facturering uit. Doe je dat niet, dan wordt na de proefperiode het maandtarief aangerekend.

Een licentietoewijzing is niet meteen actief. Herlaad Copilot Studio en geef het enkele minuten voor je conclusies trekt.

Stap 3: De agent aanmaken

1. Ga naar copilotstudio.microsoft.com en kies links onderaan de juiste omgeving.

2. Klik op Agents en maak een nieuwe agent aan.

3. Geef de agent een naam en vul de instructies in.

4. Bewaar de agent voor je verdergaat.

Let op je instructies. Elke tool-aanroep van je agent is een agent action en kost credits. Een instructie die de agent verplicht om bij elke vraag eerst een reeks wiki-pagina's te lezen, vermenigvuldigt zowel je verbruik als je wachttijd. Zet vaste regels liever voluit in de instructies dan ze telkens te laten ophalen.

Instructies voor je agent

De instructies bepalen niet alleen hoe je agent antwoordt, maar ook wat hij kost. Elke tool-aanroep is een agent action die credits verbruikt. Een instructie die de agent verplicht om bij elke vraag eerst een reeks wiki-pagina's door te nemen, voegt bij elke vraag tien of meer aanroepen toe, ook bij een simpele opzoeking. In de praktijk betaal je dan een veelvoud voor hetzelfde antwoord.

De onderstaande instructies zijn daarop geoptimaliseerd. De vaste schrijf- en werkregels staan voluit in de tekst in plaats van dat de agent ze telkens moet ophalen, en de wiki wordt alleen geraadpleegd wanneer ze het antwoord echt kan veranderen. Kopieer ze naar het instructieveld van je agent en pas ze aan je kantoor aan.

Je bent de Finibase-assistent van een Belgisch accountancykantoor. Je beantwoordt vragen over de eigen kantoordata: relaties, team, taken, geregistreerde uren, facturatie en omzet, prijslijsten en kantoorcijfers.SCHRIJFREGELS- Antwoord altijd in het Nederlands en spreek de gebruiker aan met je of jij, nooit met u.- Gebruik geen gedachtestreepjes. Vervang ze door een punt, komma, dubbele punt of een woord als voor of met.- Belgische notatie: punt voor duizendtallen, komma voor decimalen. Schrijf EUR 1.247.820 en 12,4%. Percentages zonder spatie.- Geen emoji en geen hype. Korte zinnen, sentence case voor titels.- Vertaal domeintermen niet: dossier, forfait, voorschot, regie, VTE, kantoor.- Geef relatienamen exact weer zoals de tools ze teruggeven. Kort ze nooit in.DATA- Beantwoord vragen over het kantoor of de klanten via de Finibase-tools, nooit uit aannames. Verzin nooit gegevens. Ontbreekt iets, zeg dat.- Vermeld bij cijfers de periode of de peildatum waarop ze slaan.- Roep bij een nieuwe gebruiker eenmaal get_current_context aan om te weten met welk kantoor je verbonden bent en wat die persoon mag zien. Toon nooit gegevens buiten die scope.- Vermeld welke bron je gebruikte.WIKI- Raadpleeg de wiki alleen wanneer ze het antwoord kan veranderen: bij een vraag over een kantoorproces of een werkwijze, en voor je een analyse, een mail of een document schrijft. Zoek dan gericht met browse_wiki op het onderwerp.- Raadpleeg de wiki niet voor eenvoudige opzoekingen zoals een klant zoeken of een cijfer opvragen.- Schrijf het resultaat van een analyse weg als aparte pagina onder analyses, met een duidelijke titel en datum.- De takken klanten, team en kantoorprofiel zijn afgeleid van de brondata. Wijzig die nooit rechtstreeks.WIJZIGINGEN- Zet wijzigingen aan relatiedata in de review-wachtrij en kondig aan wat je klaarzet. Ze bereiken de bronsystemen pas na bevestiging.- Baseer feitelijke gegevens op een gezaghebbende bron, bijvoorbeeld de KBO. Kan je iets niet betrouwbaar vaststellen, doe dan geen voorstel in plaats van te gokken.- Maak geen tweede voorstel als er voor die klant al een voorstel klaarstaat.- Vraag altijd bevestiging voor je iets verwijdert, hernoemt of in bulk aanpast.E-MAIL- Zet mails altijd klaar als voorstel. Verstuur nooit rechtstreeks.PRIVACY- Werk met banden en percentages voor kantoorprofielen. Geen euro's, geen marges en geen cijfers per persoon.

Wil je toch dat de agent bij elke vraag je huisregels uit de wiki leest, bijvoorbeeld omdat die vaak wijzigen, hou er dan rekening mee dat je verbruik daardoor fors stijgt. Een tussenweg is de regels hierboven in de instructies te laten staan en de wiki alleen te laten raadplegen voor onderwerpen waar je kantoor een eigen procedure heeft.

Stap 4: De Finibase MCP-tool toevoegen

Klik in het paneel rechts op de plusknop naast Tools, daarna op Add, en kies Model Context Protocol (MCP). Vul in:

Je hoeft geen client ID, client secret of URL's op te zoeken. Copilot Studio leest de OAuth-instellingen van Finibase zelf uit en registreert zich automatisch. Klik op Add.

Stap 5: Aanmelden bij Finibase

Copilot Studio vraagt nu een verbinding. Klik op Create new connection en daarna op Create. Er opent een venster van Finibase waar je je aanmeldt en de toegang bevestigt. Daarna staat de verbinding op groen. Klik tot slot op Add om de tool aan de agent te hangen, en bewaar de agent opnieuw.

Laat de Authentication mode van de tool op User staan en niet op Maker. Op User maakt elke medewerker zijn eigen verbinding met zijn eigen Finibase-login, en ziet niemand meer dan wat hij in Finibase zelf mag zien. Op Maker bevraagt iedereen Finibase met jouw identiteit.

Stap 6: Testen

Open het tabblad Preview. De agent vraagt de eerste keer per tool om toestemming, klik dan telkens op Allow. Doorloop deze vier vragen in volgorde: ze testen elk een andere laag.

1. Leest hij je kantoordata?

Wat kan je me vertellen over mijn kantoor?

Je hoort je rol te krijgen, de bedrijven die je mag zien, en een profiel van je kantoor: teamsamenstelling, klantenbestand, facturatiemodel, sectorverdeling. Hij hoort te verwijzen naar de wiki-pagina's die hij las. Krijg je een algemeen antwoord zonder cijfers, dan gebruikt hij de tool niet.

2. Kan hij analyseren en wegschrijven?

Maak een analyse van de datakwaliteit van ons klantenbestand: welke actieve klanten missen een sectorlabel of een NACEBEL-code, en wat is het patroon? Schrijf het resultaat weg als analysepagina in de wiki.

Dit is de zwaarste test. Reken op enkele minuten. De agent hoort je klantenbestand te doorlopen, een patroon te benoemen en het resultaat als nieuwe pagina onder analyses te zetten. Controleer daarna in Finibase of de pagina er staat.

3. Zet hij wijzigingen in de wachtrij?

Zet voor de klanten die nog een sectorlabel of een NACEBEL-code missen in een keer wijzigingsvoorstellen klaar: vul zowel de ontbrekende NACEBEL-codes als het bijhorende sectorlabel aan. Toon me eerst per klant wat je gaat voorstellen.

Deze vraag combineert bewust twee soorten wijzigingen in een opdracht, want zo werkt het in de praktijk ook. Let op drie dingen. Hij hoort eerst per klant te tonen wat hij voorstelt, voor hij iets klaarzet. De voorstellen horen in de review-wachtrij van Finibase te belanden en niet rechtstreeks in AdminPulse, dus controleer dat bij de wijzigingsvoorstellen. En bij klanten waar hij de activiteit niet betrouwbaar kan vaststellen, bijvoorbeeld zonder bruikbaar ondernemingsnummer, hoort hij geen voorstel te doen in plaats van te gokken.

Past hij iets rechtstreeks aan zonder te vragen, dan staat de review-stap in je Finibase-instellingen uit.

4. Stelt hij een e-mail voor zonder te versturen?

Stel een mail op naar een van onze actieve klanten om de ontbrekende stukken voor de jaarafsluiting op te vragen. Zet die klaar als voorstel.

Je hoort een conceptmail te krijgen die klaarstaat in Controle uitgaande e-mails, gericht aan een echte klant uit je bestand. Er mag niets vertrekken zonder jouw bevestiging. Krijg je een melding dat de mail verzonden is, stop dan en meld dat aan Finibase.

Controleer ook de toon en de opmaak. Die horen te volgen wat in kantoor/huisstijl staat, niet de standaardstijl van het model.

Vraag je iets waarvoor de gegevens niet in Finibase zitten, bijvoorbeeld een bankrekeningnummer, dan hoort de agent te melden dat hij het niet betrouwbaar kan vaststellen en géén mail klaar te zetten. Dat is correct gedrag en geen fout: liever geen voorstel dan een voorstel op een aanname.

Diagnose: welk symptoom hoort bij welke oorzaak

De foutmeldingen van Copilot Studio zijn misleidend. Deze tabel brengt je sneller bij de echte oorzaak dan de melding zelf.

Alle foutmeldingen

Dataverse isn't set up in this environment. Je omgeving heeft geen Dataverse database. Volg stap 1. Zolang Dataverse ontbreekt blijven de meeste agentpagina's laden zonder ooit een fout te tonen, wat de diagnose vertraagt.

Couldn't load connectors, of Couldn't load MCP servers. Dit is bijna altijd een licentieprobleem, niet een laadprobleem. Controleer rechtsboven in Copilot Studio met welk account je aangemeld bent en of net dat account de Copilot Studio User License heeft. Werkt je kantoor met een gedeeld account, dan is de kans groot dat de licentie op een persoonlijk account staat.

De agent bewaart niet. Je vult naam, instructies en tools in, en bij het terugkeren staat er weer "Untitled Agent". Zolang de licentie ontbreekt wordt de agent nooit weggeschreven. Regel eerst de licentie, begin daarna opnieuw.

This environment is out of credits, foutcode EnforcementUsageCredits. Twee situaties met dezelfde melding. Tijdens het bouwen, samen met lege tool-lijsten: dan mist de User License. Pas bij het testen, terwijl bouwen vlot gaat: dan mist de capaciteitslicentie.

Can't create MCP server. Try again. Er bestaat al een MCP-server met die naam in je omgeving, meestal van een eerdere poging. Maak geen tweede aan. Ga terug, klik op het tabblad Model Context Protocol (MCP), zoek op Finibase en voeg die bestaande server toe.

We couldn't share the connection with the agent. Users may not be able to invoke it. De OAuth-verbinding staat op jouw naam en is niet gedeeld met de agent. Voor testen in het testvenster is dat geen probleem. Voor collega's maakt elke medewerker bij het eerste gebruik zijn eigen verbinding aan.

De aanmeldpagina blijft hangen of keert niet terug. Meestal blokkeert een pop-upblokkering het terugkeervenster. Kijk of er een geblokkeerd pop-upicoon in je adresbalk staat en probeer opnieuw in een gewoon browservenster, niet in een privevenster.

De tool wordt aangemaakt maar toont geen acties. Copilot Studio bereikte de server wel maar kon de actielijst niet lezen. Controleer of de server URL exact op /api/mcp eindigt, zonder schuine streep erachter.

De agent antwoordt zonder de Finibase-gegevens te gebruiken. Voeg aan de instructies een regel toe die zegt dat vragen over relaties, uren of omzet via de Finibase-tool beantwoord moeten worden.

Pay-as-you-go via Azure lukt niet. Een pay-as-you-go billing plan werkt alleen op omgevingen van het type Production of Sandbox, niet op een omgeving van het type Default. Het vraagt bovendien een Azure-abonnement en zet pay-as-you-go aan voor alle resources in de omgeving, inclusief Dataverse. Voor de meeste kantoren is een licentie of capaciteitspakket eenvoudiger.

De agent lijkt stil te vallen midden in een vraag. Dit komt regelmatig voor bij langere vragen. Klap "Reasoned through your request" open: staat daar Retrying the tool of Attempting again, dan is een tool-aanroep mislukt en probeert de agent opnieuw. Meestal loopt het daarna gewoon door, maar het kost tijd en credits. Zie je minutenlang geen enkele nieuwe regel verschijnen, dan is de vraag echt vastgelopen. Stel ze dan opnieuw in een nieuwe chat, en maak ze smaller: vraag een deel van je klantenbestand in plaats van het geheel, of splits een analyse in twee vragen. Grote antwoorden uit Finibase zijn de meest voorkomende aanleiding.

Er staat Engelse tekst tussen het Nederlandse antwoord. Copilot Studio toont soms zijn eigen interne redeneerstappen tussen het antwoord, in het Engels. Dat is een eigenaardigheid van Copilot Studio zelf en geen fout in de koppeling. De inhoud van het antwoord eronder klopt wel.

De agent blijft per tool om toestemming vragen. Dat is normaal bij het eerste gebruik van elke tool. In de nieuwe Copilot Studio interface is er geen schakelaar om dat globaal uit te zetten. De aan/uit-schakelaars in het MCP-paneel zijn enable en disable per tool, geen bevestiging.

Waar vind je je verbruik terug

Copilot Studio rekent af in credits, en het verbruik loopt sneller op dan je zou denken. Je volgt het op drie niveaus.

Per antwoord, in de agent zelf

Klap in een antwoord Reasoned through your request open. Daar staat elke tool-aanroep die de agent deed. Elke aanroep is een agent action. Dit is de snelste manier om te zien of een vraag duur was en waarom. Zie je een lange reeks wiki-aanroepen voor een eenvoudige vraag, dan zit de oorzaak in je instructies.

Per agent, in het tabblad Monitor

Open je agent en klik bovenaan op Monitor. Daar vind je het gebruik van je agent, de gevoerde gesprekken en de sessies. Handig om te zien welke agent of welke gebruiker het meeste verbruikt.

Voor de hele omgeving, in het Power Platform beheercentrum

Ga naar admin.powerplatform.microsoft.com. Onder Manage, Usage zie je het verbruik per omgeving. Onder Licensing, Capacity add-ons zie je hoeveel capaciteit je hebt en hoeveel er nog vrij is. Heb je een pay-as-you-go billing plan, dan verschijnt het effectieve bedrag op de factuur van het gekoppelde Azure-abonnement, onder de resource Power Platform account.

Zet dit vroeg op. Kijk in de eerste weken wekelijks naar je verbruik in plaats van te wachten op de eerste factuur. Zo zie je op tijd of je instructies te veel voorbereidend werk afdwingen, en kan je bijsturen voor het geld kost.

Wat je van Copilot Studio niet moet verwachten

Een Copilot Studio agent antwoordt in de chat, met tekst, tabellen en eenvoudige kaarten. Hij bouwt geen dashboards of documenten die je kan downloaden. Wil je grafische rapportering, dan link of embed je Power BI.

Hou daarnaast het verbruik in de gaten. Klap in een antwoord "Reasoned through your request" open: daar zie je elke tool-aanroep die de agent deed, en elke aanroep is een agent action die credits kost. Een uitgebreide analyse kan tientallen aanroepen vragen. Zie je tien of meer wiki-aanroepen voor een eenvoudige vraag, dan dwingen je instructies te veel voorbereidend leeswerk af en betaal je dat bij elke vraag opnieuw.

Nog vragen

Loop je vast op iets dat hier niet staat, neem dan contact op met Finibase via support@finibase.com. Vermeld welke foutmelding je krijgt en in welke stap.