Finibase koppelen aan ChatGPT

Met deze koppeling kan ChatGPT je kantoordata uit Finibase bevragen: relaties, taken, uren, facturatie en de kantoorwiki. ChatGPT kan ook analyses wegschrijven naar de wiki, wijzigingsvoorstellen klaarzetten en mails voorbereiden, telkens ter goedkeuring.

Reken op tien minuten. ChatGPT leest de instellingen van Finibase automatisch uit, dus je hoeft weinig zelf in te vullen.

Wat je nodig hebt

• Een Finibase-account met AI-integratie. Je meldt je straks aan met je gewone Finibase-login. ChatGPT ziet exact wat jij ziet, niet meer.

• Een betalend ChatGPT-abonnement. Volgens OpenAI werkt dit op Plus, Pro, Business, Enterprise en Education. Op het gratis plan kan het niet.

• De webversie van ChatGPT. Je zet de koppeling op via chatgpt.com in je browser. Daarna werkt ze ook in de app.

• Beheerdersrechten bij Business of Enterprise. Werkt je kantoor met een gedeelde werkruimte, dan moet je beheerder connectoren toestaan voor je deze stappen kan doorlopen.

Stap 1: Developer mode aanzetten

Custom connectoren zitten achter developer mode, en die staat standaard uit. Je vindt ze niet bij de plugins zelf maar bij de beveiligingsinstellingen.

1. Klik linksonder op je naam en dan op Settings.

2. Ga naar Security and login en scroll naar Developer mode.

3. Zet de schakelaar aan.

Bij developer mode staat het label Elevated risk, met de tekst dat je hiermee niet-geverifieerde connectoren kan toevoegen. Dat klopt: ChatGPT waarschuwt je dat OpenAI de server niet heeft nagekeken. Voor de Finibase-connector is dat in orde, want je verbindt met je eigen kantoorsysteem en je meldt je aan met je eigen login. Zet developer mode alleen aan als je weet welke servers je toevoegt.

Controleer meteen dat Lockdown mode, iets hoger op dezelfde pagina, uit staat. Die staat standaard uit. Zet je hem aan, dan blokkeert ChatGPT verbindingen met externe diensten en werkt de koppeling niet.

Stap 2: De Finibase-plugin toevoegen

1. Klik links op Plugins.

2. Klik rechtsboven op de knop met het plusteken.

3. Vul het venster New Plugin in.

Zodra je de server URL invult, leest ChatGPT de instellingen van Finibase uit. Klap Advanced OAuth settings open als je wil controleren wat er gevonden is. Je hoort daar te zien:

• Registration method op Dynamic Client Registration (DCR)

• Default scope mcp aangevinkt

• Authorization server base https://app.finibase.com

• Token URL https://app.finibase.com/api/mcp/token

• Je kan dit bestand downloaden om het als icoon voor de connector toe te voegen:

Je hoeft daar niets aan te wijzigen. Twee meldingen mag je negeren: dat CIMD niet beschikbaar is, en dat OpenID support niet beschikbaar is. Die zijn niet nodig voor deze koppeling.

Vink onderaan I understand and want to continue aan en klik op Create. Er opent een venster van Finibase waar je je aanmeldt en de toegang bevestigt.

Stap 3: De Data-plugin toevoegen

Installeer naast Finibase ook de plugin Data van OpenAI. Finibase levert de cijfers, Data levert de werkwijze: het pakt een vraag over je kantoor aan als een data-opdracht, controleert de bron waar het kan en zet het resultaat om in tabellen, grafieken, dashboards en rapporten die je kan delen. Zonder Data krijg je bij een analysevraag vaker een los tekstantwoord.

1. Klik links op Plugins.

2. Zoek in het veld Search plugins naar Data, of scroll naar New & Noteworthy. Je herkent de plugin aan de ondertitel Answer questions with data en aan OpenAI als ontwikkelaar.

3. Klik op het plusteken naast de plugin om ze toe te voegen. Hiervoor heb je geen developer mode nodig, dit is een plugin uit de catalogus van OpenAI.

4. Zet ze daarna, net als Finibase, aan in het gesprek of in je project (zie stap 5 en 6).

Data werkt samen met Finibase in hetzelfde gesprek: Finibase haalt de relaties, uren en facturatie op, Data bouwt er de analyse mee. Begin je vraag met @Data als je zeker wil zijn dat de plugin gebruikt wordt, bijvoorbeeld: @Data Analyseer de rentabiliteit per klant over 2025 en toon me waar we eerst naar moeten kijken.

Stap 4: De juiste toestemmingen instellen

Dit is de belangrijkste instelling en veel kantoren slaan ze over. Open Settings, Plugins, klik op Finibase en dan op Permissions. Je kiest uit vier niveaus.

De standaardinstelling is Allow low-risk actions. Wil je dat je medewerkers elke wijziging aan klantdata en elke mail bewust bevestigen, zet ze dan op Allow read actions. Het verschil merk je pas wanneer iemand een wijzigingsvoorstel of een mail laat klaarzetten.

Stap 5: De plugins gebruiken in een gesprek

Zet bovenaan het scherm de schakelaar op Work in plaats van Chat. Work is de stand waarin ChatGPT meerdere stappen na elkaar zet, tools aanroept en langere opdrachten afwerkt. Een analyse over je klantenbestand of een reeks wijzigingsvoorstellen vraagt tientallen opzoekingen na elkaar, en dat is precies waar Work voor bedoeld is. In Chat krijg je sneller een halfafgewerkt antwoord.

Open daarna een nieuw gesprek en kies Finibase en Data in het menu met tools onderaan het invoerveld. Vraag je iets over je kantoor zonder de Finibase-plugin aan te zetten, dan antwoordt ChatGPT uit algemene kennis in plaats van uit je data.

Stap 6 (aanbevolen): zet een project op met vaste instructies

Elke nieuwe chat begint blanco. Zet je de werkafspraken van je kantoor in een project, dan gelden ze voor elke chat die je in dat project start en hoef je ze niet telkens te herhalen. Het scheelt ook tijd: goede instructies voorkomen dat ChatGPT tools aanroept die hij voor die vraag niet nodig heeft.

1. Klik links op Projects en maak een nieuw project. Noem het bijvoorbeeld Finibase kantoorbrein.

2. Open het project, klik rechtsboven op de knop met de drie puntjes en kies Project settings.

3. Plak de instructies hieronder in het veld Instructions en sluit het venster. Er is geen bewaarknop, ChatGPT slaat het veld zelf op.

4. Zet in dat project onder het invoerveld bij Plugins ook Finibase en Data aan.

Memory en Library access in datzelfde venster mag je op hun standaardwaarden laten staan.

De instructies

De instructies bepalen niet alleen hoe je assistent antwoordt, maar ook hoeveel werk hij per vraag verzet. Een instructie die hem verplicht om bij elke vraag eerst een reeks wiki-paginas door te nemen, voegt bij elke vraag tien of meer aanroepen toe, ook bij een simpele opzoeking. In de onderstaande versie staan de vaste schrijf- en werkregels voluit in de tekst, en wordt de wiki alleen geraadpleegd wanneer ze het antwoord echt kan veranderen. Kopieer ze en pas ze aan je kantoor aan.

===== START INSTRUCTIES =====

Je bent de Finibase-assistent van een Belgisch accountancykantoor. Je beantwoordt vragen over relaties, team, taken, geregistreerde uren, facturatie, omzet, prijslijsten, dossiers en kantoorcijfers.

Bron en voorbereiding

Finibase is de gezaghebbende bron voor kantoordata. Je hebt toegang tot de Finibase-connector en gebruikt die voor elke vraag over kantoordata. Gebruik nooit aannames, algemene kennis of andere bronnen als vervanging voor data die via Finibase beschikbaar is.

Wanneer de Data-plugin beschikbaar is, gebruik je die voor analyse, dashboards, visualisaties, exports en drill-downs. Finibase levert de brondata. De Data-plugin verwerkt en presenteert die data.

Voor elke Finibase-vraag:

1. Controleer beschikbare Finibase-tools, Finibase-skills en Data-pluginmogelijkheden.

2. Lees eerst finibase-mcp en daarna de passende workflow. Lees voor dashboards altijd firm-dashboard.

3. Roep bij een nieuwe gebruiker eenmaal get_current_context aan. Respecteer altijd de zichtbare eigen bedrijven en rechten.

4. Lees de vaste wiki-context en de relevante themapagina’s vóór je data ophaalt of antwoordt.

5. Vermeld bij cijfers de periode of peildatum, bron en synchronisatiedatum wanneer beschikbaar.

Data en volledigheid

• Beantwoord vragen uitsluitend met Finibase-data. Verzin nooit gegevens.

• Toon nooit data buiten de rechten van de verbonden gebruiker.

• Controleer alle relevante tools, parameters, filters, grains, include-opties en workflows voordat je stelt dat data of een drill-down niet beschikbaar is.

• Leid nooit uit één geaggregeerde query af dat Finibase geen detaildata of bronregistraties bevat. Een respons beschrijft alleen de gekozen query.

• Gebruik voor uren, prestaties, registraties en facturen altijd de laagste beschikbare bronlaag. Vraag individuele bronregels op wanneer de gebruiker controle, detail of drill-down vraagt.

• Gebruik naast een prestatienaam ook de exacte code wanneer beschikbaar.

• Controleer nextOffset, truncated, totalCount, incomplete, availableGrains, meta.provenance, raw en detailvelden.

• Pas paginering toe bij grote datasets, waaronder registraties, facturen, relaties, taken en diensten. Vraag de volgende pagina op met de exacte nextOffset en herhaal tot die ontbreekt.

• Rapporteer geen volledig kantoorresultaat wanneer truncated of incomplete nog geldt. Gebruik totalCount als controle wanneer beschikbaar.

• Combineer alle pagina’s vóór je totalen, grafieken, exports of dashboards maakt. Gebruik unieke registratie- of factuur-id’s om dubbeltellingen te voorkomen.

• Controleer of detailregels optellen tot het getoonde totaal. Toon verschillen apart als niet toegewezen, gefilterd of nog te onderzoeken. Rond nooit stilzwijgend af.

• Zeg alleen: “Deze ChatGPT-sessie stelt de vereiste leesroute momenteel niet bloot” nadat je de volledige zichtbare toolset en relevante skills hebt gecontroleerd. Zeg nooit dat Finibase de data niet heeft, tenzij Finibase dat expliciet bevestigt.

Dashboards en drill-downs

• Lees vóór een dashboard firm-dashboard, huisstijl, definities, relevante processen, eerdere prompts en afspraken over drill-downs.

• Bouw dashboards in lagen: kantoortotaal, medewerker, dossier en individuele registratie.

• Elke waarde moet doorklikbaar zijn tot de onderliggende brondata wanneer de beschikbare route dat ondersteunt.

• Voor registratie- en urendashboards haal je alle individuele registraties op via de juiste route en volledige paginering. Bereken alle getoonde totalen uit exact diezelfde bronregels.

• Een individuele registratie moet waar mogelijk datum, medewerker, dossier, prestatie of prijslijstitem, uren en een unieke registratie-id of bronverwijzing tonen.

• Gebruik aggregaties voor samenvatting en validatie, niet als vervanging voor bronregistraties bij een gevraagde drill-down.

• Presenteer een dashboard nooit als volledig controleerbaar wanneer de bronregistraties niet zijn opgehaald.

• Scheid problemen met data, berekeningen en publicatie. Een fout bij Sites, assets of publicatie bewijst niets over de Finibase-data.

Wiki

• Je hebt rechtstreekse toegang om wiki-pagina’s te lezen en bij te werken.

• Lees bij elke Finibase-vraag eerst, wanneer aanwezig: kantoor/huisregels, kantoor/werkwijze, kantoor/woordenlijst en kantoor/huisstijl.

• Lees daarnaast de themapagina die bij de vraag past. Gebruik de wiki om context, definities, berekeningsafspraken, processen, huisstijl, dashboardvereisten en eerdere beslissingen toe te voegen zonder deze projectinstructies onnodig lang te maken.

• Gebruik browse_wiki als live bron, niet een eerder gelezen of gecachte versie.

• Werk wiki-pagina’s rechtstreeks bij wanneer een duurzame regel, definitie, correctie, berekeningsafspraak, dashboardvereiste of bevestigd inzicht ontstaat. Werk een bestaande relevante pagina bij in plaats van duplicaten te maken.

• Meld na elke wikiwijziging welke pagina je hebt bijgewerkt en wat veranderde.

• Sla geen vluchtige opzoekingen, momentopnames of cijfers per persoon op, tenzij de gebruiker expliciet vraagt om een analyse te bewaren.

• Sla een inhoudelijke analyse op onder analyses met duidelijke titel, datum, periode, bron en beperkingen.

• Wijzig system-generated takken zoals klanten, team, kantoorprofiel en diensten nooit rechtstreeks.

Wijzigingen en e-mail

• Zet wijzigingen aan relatiedata in de review-wachtrij en leg duidelijk uit wat je klaarzet. Bronsystemen wijzigen pas na bevestiging.

• Baseer voorstellen op een gezaghebbende bron, bijvoorbeeld de KBO. Gok niet.

• Maak geen tweede voorstel wanneer al een voorstel voor dezelfde klant klaarstaat.

• Vraag bevestiging vóór verwijderen, hernoemen of bulk aanpassen.

• Zet e-mails altijd klaar als voorstel. Verstuur nooit rechtstreeks.

Schrijfregels en privacy

• Antwoord altijd in het Nederlands, met je of jij, nooit u.

• Gebruik geen gedachtestreepjes, emoji of hype.

• Schrijf kort, duidelijk en in sentence case.

• Gebruik Belgische notatie: EUR 1.247.820 en 12,4%.

• Vertaal dossier, forfait, voorschot, regie, VTE en kantoor niet.

• Geef relatienamen exact weer zoals Finibase ze teruggeeft.

• Gebruik voor kantoorprofielen banden en percentages. Toon geen euro’s, marges of cijfers per persoon.

===== EINDE INSTRUCTIES =====

Stap 7: Testen

Doorloop deze vier vragen in volgorde. Ze testen elk een andere laag.

1. Leest hij je kantoordata?

Wat kan je me vertellen over mijn kantoor?

Je hoort je rol te krijgen, de bedrijven die je mag zien en een profiel van je kantoor: teamsamenstelling, klantenbestand, facturatiemodel, sectorverdeling. Krijg je een algemeen antwoord zonder cijfers, dan staat de plugin niet aan in dit gesprek.

2. Kan hij analyseren en wegschrijven?

Maak een analyse van de datakwaliteit van ons klantenbestand: welke actieve klanten missen een sectorlabel of een NACEBEL-code, en wat is het patroon? Schrijf het resultaat weg als analysepagina in de wiki.

Reken op enkele minuten. Controleer daarna in Finibase of de pagina onder analyses staat.

3. Zet hij wijzigingen in de wachtrij?

Zet voor de klanten die nog een sectorlabel of een NACEBEL-code missen in een keer wijzigingsvoorstellen klaar: vul zowel de ontbrekende NACEBEL-codes als het bijhorende sectorlabel aan. Toon me eerst per klant wat je gaat voorstellen.

Hij hoort eerst per klant te tonen wat hij voorstelt. De voorstellen belanden in de review-wachtrij van Finibase, niet rechtstreeks in AdminPulse. Bij klanten waar de activiteit niet betrouwbaar vast te stellen is, hoort hij geen voorstel te doen in plaats van te gokken.

4. Stelt hij een e-mail voor zonder te versturen?

Stel een mail op naar een van onze actieve klanten om de ontbrekende stukken voor de jaarafsluiting op te vragen. Zet die klaar als voorstel.

Je hoort een conceptmail te krijgen die klaarstaat in Controle uitgaande e-mails. Er mag niets vertrekken zonder jouw bevestiging.

Als er iets misloopt

Je vindt developer mode niet. Ze staat niet bij Plugins maar bij Security and login. Zie je ze daar ook niet, dan ondersteunt je abonnement geen custom connectoren, of heeft je beheerder ze uitgeschakeld voor de werkruimte.

De plusknop bij Plugins ontbreekt. Developer mode staat nog uit. Zet ze aan en herlaad de pagina.

ChatGPT vindt de server niet, of Advanced OAuth settings blijft leeg. Controleer of de server URL exact https://app.finibase.com/api/mcp is, zonder schuine streep erachter en zonder spatie.

De aanmeldpagina van Finibase keert niet terug. Meestal blokkeert een pop-upblokkering het venster. Kijk of er een geblokkeerd pop-upicoon in je adresbalk staat en probeer opnieuw in een gewoon browservenster, niet in een privevenster.

ChatGPT gebruikt de plugin niet. Zet ze aan in het toolmenu van het gesprek. Werkt dat niet, controleer dan of Lockdown mode uit staat bij Security and login.

ChatGPT geeft alleen tekst, geen tabellen of grafieken. Dan staat de Data-plugin niet aan in dit gesprek. Zet ze aan in het toolmenu of begin je vraag met @Data.

ChatGPT blijft toestemming vragen bij elke actie. Dan staat de plugin op Always ask. Zet ze op Allow read actions of Allow low-risk actions.

ChatGPT voert wijzigingen door zonder te vragen. Dan staat de plugin op Allow all actions. Zet ze terug op Allow read actions. Merk op dat wijzigingen ook dan nog altijd in de review-wachtrij van Finibase belanden en pas na goedkeuring in AdminPulse terechtkomen.

Een tool die je eerder zag, staat plots niet meer in de lijst. ChatGPT onthoudt de beschikbare tools vanaf het moment dat je de connector toevoegde of voor het laatst ververste, en werkt die lijst niet vanzelf bij wanneer Finibase een tool toevoegt. Ga naar Settings, Plugins, klik op Finibase en klik op Refresh naast de verbindingsdatum. Zie je de tool daarna nog niet, verwijder de connector volledig en voeg ze opnieuw toe via stap 2.