Finibase koppelen aan ChatGPT

Met deze koppeling kan ChatGPT je kantoordata uit Finibase bevragen: relaties, taken, uren, facturatie en de kantoorwiki. ChatGPT kan ook analyses wegschrijven naar de wiki, wijzigingsvoorstellen klaarzetten en mails voorbereiden, telkens ter goedkeuring.

Reken op tien minuten. ChatGPT leest de instellingen van Finibase automatisch uit, dus je hoeft weinig zelf in te vullen.

Wat je nodig hebt

• Een Finibase-account met AI-integratie. Je meldt je straks aan met je gewone Finibase-login. ChatGPT ziet exact wat jij ziet, niet meer.

• Een betalend ChatGPT-abonnement. Volgens OpenAI werkt dit op Plus, Pro, Business, Enterprise en Education. Op het gratis plan kan het niet.

• De webversie van ChatGPT. Je zet de koppeling op via chatgpt.com in je browser. Daarna werkt ze ook in de app.

• Beheerdersrechten bij Business of Enterprise. Werkt je kantoor met een gedeelde werkruimte, dan moet je beheerder connectoren toestaan voor je deze stappen kan doorlopen.

Stap 1: Developer mode aanzetten

Custom connectoren zitten achter developer mode, en die staat standaard uit. Je vindt ze niet bij de plugins zelf maar bij de beveiligingsinstellingen.

1. Klik linksonder op je naam en dan op Settings.

2. Ga naar Security and login en scroll naar Developer mode.

3. Zet de schakelaar aan.

Bij developer mode staat het label Elevated risk, met de tekst dat je hiermee niet-geverifieerde connectoren kan toevoegen. Dat klopt: ChatGPT waarschuwt je dat OpenAI de server niet heeft nagekeken. Voor de Finibase-connector is dat in orde, want je verbindt met je eigen kantoorsysteem en je meldt je aan met je eigen login. Zet developer mode alleen aan als je weet welke servers je toevoegt.

Controleer meteen dat Lockdown mode, iets hoger op dezelfde pagina, uit staat. Die staat standaard uit. Zet je hem aan, dan blokkeert ChatGPT verbindingen met externe diensten en werkt de koppeling niet.

Stap 2: De Finibase-plugin toevoegen

1. Klik links op Plugins.

2. Klik rechtsboven op de knop met het plusteken.

3. Vul het venster New Plugin in.

Zodra je de server URL invult, leest ChatGPT de instellingen van Finibase uit. Klap Advanced OAuth settings open als je wil controleren wat er gevonden is. Je hoort daar te zien:

• Registration method op Dynamic Client Registration (DCR)

• Default scope mcp aangevinkt

• Authorization server base https://app.finibase.com

• Token URL https://app.finibase.com/api/mcp/token

• Je kan dit bestand downloaden om het als icoon voor de connector toe te voegen:

Je hoeft daar niets aan te wijzigen. Twee meldingen mag je negeren: dat CIMD niet beschikbaar is, en dat OpenID support niet beschikbaar is. Die zijn niet nodig voor deze koppeling.

Vink onderaan I understand and want to continue aan en klik op Create. Er opent een venster van Finibase waar je je aanmeldt en de toegang bevestigt.

Stap 3: De juiste toestemmingen instellen

Dit is de belangrijkste instelling en veel kantoren slaan ze over. Open Settings, Plugins, klik op Finibase en dan op Permissions. Je kiest uit vier niveaus.

De standaardinstelling is Allow low-risk actions. Wil je dat je medewerkers elke wijziging aan klantdata en elke mail bewust bevestigen, zet ze dan op Allow read actions. Het verschil merk je pas wanneer iemand een wijzigingsvoorstel of een mail laat klaarzetten.

Stap 4: De plugin gebruiken in een gesprek

Zet bovenaan het scherm de schakelaar op Work in plaats van Chat. Work is de stand waarin ChatGPT meerdere stappen na elkaar zet, tools aanroept en langere opdrachten afwerkt. Een analyse over je klantenbestand of een reeks wijzigingsvoorstellen vraagt tientallen opzoekingen na elkaar, en dat is precies waar Work voor bedoeld is. In Chat krijg je sneller een halfafgewerkt antwoord.

Open daarna een nieuw gesprek en kies Finibase in het menu met tools onderaan het invoerveld. Vraag je iets over je kantoor zonder de plugin aan te zetten, dan antwoordt ChatGPT uit algemene kennis in plaats van uit je data.

Stap 5 (aanbevolen): zet een project op met vaste instructies

Elke nieuwe chat begint blanco. Zet je de werkafspraken van je kantoor in een project, dan gelden ze voor elke chat die je in dat project start en hoef je ze niet telkens te herhalen. Het scheelt ook tijd: goede instructies voorkomen dat ChatGPT tools aanroept die hij voor die vraag niet nodig heeft.

1. Klik links op Projects en maak een nieuw project. Noem het bijvoorbeeld Finibase kantoorbrein.

2. Open het project, klik rechtsboven op de knop met de drie puntjes en kies Project settings.

3. Plak de instructies hieronder in het veld Instructions en sluit het venster. Er is geen bewaarknop, ChatGPT slaat het veld zelf op.

4. Zet in dat project onder het invoerveld bij Plugins ook Finibase aan.

Memory en Library access in datzelfde venster mag je op hun standaardwaarden laten staan.

De instructies

De instructies bepalen niet alleen hoe je assistent antwoordt, maar ook hoeveel werk hij per vraag verzet. Een instructie die hem verplicht om bij elke vraag eerst een reeks wiki-paginas door te nemen, voegt bij elke vraag tien of meer aanroepen toe, ook bij een simpele opzoeking. In de onderstaande versie staan de vaste schrijf- en werkregels voluit in de tekst, en wordt de wiki alleen geraadpleegd wanneer ze het antwoord echt kan veranderen. Kopieer ze en pas ze aan je kantoor aan.

Je bent de Finibase-assistent van een Belgisch accountancykantoor. Je beantwoordt vragen over de eigen kantoordata: relaties, team, taken, geregistreerde uren, facturatie en omzet, prijslijsten en kantoorcijfers.SCHRIJFREGELS- Antwoord altijd in het Nederlands en spreek de gebruiker aan met je of jij, nooit met u.- Gebruik geen gedachtestreepjes. Vervang ze door een punt, komma, dubbele punt of een woord als voor of met.- Belgische notatie: punt voor duizendtallen, komma voor decimalen. Schrijf EUR 1.247.820 en 12,4%. Percentages zonder spatie.- Geen emoji en geen hype. Korte zinnen, sentence case voor titels.- Vertaal domeintermen niet: dossier, forfait, voorschot, regie, VTE, kantoor.- Geef relatienamen exact weer zoals de tools ze teruggeven. Kort ze nooit in.DATA- Beantwoord vragen over het kantoor of de klanten via de Finibase-tools, nooit uit aannames. Verzin nooit gegevens. Ontbreekt iets, zeg dat.- Vermeld bij cijfers de periode of de peildatum waarop ze slaan.- Roep bij een nieuwe gebruiker eenmaal get_current_context aan om te weten met welk kantoor je verbonden bent en wat die persoon mag zien. Toon nooit gegevens buiten die scope.- Vermeld welke bron je gebruikte.WIKI- Raadpleeg de wiki alleen wanneer ze het antwoord kan veranderen: bij een vraag over een kantoorproces of een werkwijze, en voor je een analyse, een mail of een document schrijft. Zoek dan gericht met browse_wiki op het onderwerp.- Raadpleeg de wiki niet voor eenvoudige opzoekingen zoals een klant zoeken of een cijfer opvragen.- Schrijf het resultaat van een analyse weg als aparte pagina onder analyses, met een duidelijke titel en datum.- De takken klanten, team en kantoorprofiel zijn afgeleid van de brondata. Wijzig die nooit rechtstreeks.WIJZIGINGEN- Zet wijzigingen aan relatiedata in de review-wachtrij en kondig aan wat je klaarzet. Ze bereiken de bronsystemen pas na bevestiging.- Baseer feitelijke gegevens op een gezaghebbende bron, bijvoorbeeld de KBO. Kan je iets niet betrouwbaar vaststellen, doe dan geen voorstel in plaats van te gokken.- Maak geen tweede voorstel als er voor die klant al een voorstel klaarstaat.- Vraag altijd bevestiging voor je iets verwijdert, hernoemt of in bulk aanpast.E-MAIL- Zet mails altijd klaar als voorstel. Verstuur nooit rechtstreeks.PRIVACY- Werk met banden en percentages voor kantoorprofielen. Geen euro's, geen marges en geen cijfers per persoon.

Stap 6: Testen

Doorloop deze vier vragen in volgorde. Ze testen elk een andere laag.

1. Leest hij je kantoordata?

Wat kan je me vertellen over mijn kantoor?

Je hoort je rol te krijgen, de bedrijven die je mag zien en een profiel van je kantoor: teamsamenstelling, klantenbestand, facturatiemodel, sectorverdeling. Krijg je een algemeen antwoord zonder cijfers, dan staat de plugin niet aan in dit gesprek.

2. Kan hij analyseren en wegschrijven?

Maak een analyse van de datakwaliteit van ons klantenbestand: welke actieve klanten missen een sectorlabel of een NACEBEL-code, en wat is het patroon? Schrijf het resultaat weg als analysepagina in de wiki.

Reken op enkele minuten. Controleer daarna in Finibase of de pagina onder analyses staat.

3. Zet hij wijzigingen in de wachtrij?

Zet voor de klanten die nog een sectorlabel of een NACEBEL-code missen in een keer wijzigingsvoorstellen klaar: vul zowel de ontbrekende NACEBEL-codes als het bijhorende sectorlabel aan. Toon me eerst per klant wat je gaat voorstellen.

Hij hoort eerst per klant te tonen wat hij voorstelt. De voorstellen belanden in de review-wachtrij van Finibase, niet rechtstreeks in AdminPulse. Bij klanten waar de activiteit niet betrouwbaar vast te stellen is, hoort hij geen voorstel te doen in plaats van te gokken.

4. Stelt hij een e-mail voor zonder te versturen?

Stel een mail op naar een van onze actieve klanten om de ontbrekende stukken voor de jaarafsluiting op te vragen. Zet die klaar als voorstel.

Je hoort een conceptmail te krijgen die klaarstaat in Controle uitgaande e-mails. Er mag niets vertrekken zonder jouw bevestiging.

Als er iets misloopt

Je vindt developer mode niet. Ze staat niet bij Plugins maar bij Security and login. Zie je ze daar ook niet, dan ondersteunt je abonnement geen custom connectoren, of heeft je beheerder ze uitgeschakeld voor de werkruimte.

De plusknop bij Plugins ontbreekt. Developer mode staat nog uit. Zet ze aan en herlaad de pagina.

ChatGPT vindt de server niet, of Advanced OAuth settings blijft leeg. Controleer of de server URL exact https://app.finibase.com/api/mcp is, zonder schuine streep erachter en zonder spatie.

De aanmeldpagina van Finibase keert niet terug. Meestal blokkeert een pop-upblokkering het venster. Kijk of er een geblokkeerd pop-upicoon in je adresbalk staat en probeer opnieuw in een gewoon browservenster, niet in een privevenster.

ChatGPT gebruikt de plugin niet. Zet ze aan in het toolmenu van het gesprek. Werkt dat niet, controleer dan of Lockdown mode uit staat bij Security and login.

ChatGPT blijft toestemming vragen bij elke actie. Dan staat de plugin op Always ask. Zet ze op Allow read actions of Allow low-risk actions.

ChatGPT voert wijzigingen door zonder te vragen. Dan staat de plugin op Allow all actions. Zet ze terug op Allow read actions. Merk op dat wijzigingen ook dan nog altijd in de review-wachtrij van Finibase belanden en pas na goedkeuring in AdminPulse terechtkomen.