Formulieren: laat klanten met één klik antwoorden en bewaar het antwoord in je Wiki

Heb je van een klant één duidelijk antwoord nodig, zoals "ja, ik ga akkoord met het voorstel" of "ja, alle btw-documenten zijn aangeleverd"? Met een formulier stuur je één vraag met twee knoppen naar je klant. Het antwoord wordt netjes bewaard en toegevoegd aan een Wiki-pagina naar keuze.

De meeste kantoren zetten formulieren op door het aan hun AI-assistent (Claude) te vragen via de Finibase-connector. Op de pagina Instellingen > Formulieren zie en beheer je daarna alle formulieren.

Wat is een formulier?

Een formulier is een gesloten vraag met een duidelijk spoor:

• Eén vraag, met de tekst gekopieerd van een Wiki-pagina.

• Twee knoppen met je eigen labels (standaard Aanvaarden en Weigeren, bijvoorbeeld ook Compleet en Niet compleet). Het antwoord wordt bewaard als ja of nee.

• Het antwoord wordt toegevoegd aan een Wiki-pagina die jij kiest.

• Alleen de e-mailadressen die jij toelaat (maximaal 10) komen binnen, nadat ze hun adres hebben ingetikt.

Een formulier is geen elektronische handtekening, en de pagina zegt dat ook. Het is een eenvoudig, controleerbaar antwoord.

Twee soorten links

Persoonlijke link

Elke verzending krijgt een eigen geheime link. Open de details van het formulier (Instellingen > Formulieren) en klik op Kopieer e-mailtekst. Plak die tekst in een e-mailconcept in de Finibase-outbox: de placeholders erin worden bij het verzenden vervangen door de echte link van die ontvanger. Gebruik dit bij voorkeur voor één ontvanger per e-mail. Ideaal voor gevoelige zaken, zoals een prijsvoorstel.

Vaste link

Eén stabiele URL die je overal kan plakken, bijvoorbeeld in een Outlook-sjabloon. Er zit geen geheim in: wie de link heeft, moet nog altijd een toegelaten e-mailadres intikken. Elk toegelaten adres kan één keer antwoorden. Eén vaste link hoort bij één klant (en één periode).

Vervaldatum, eenmalig gebruik en vergrendeling

• Vervaldatum: een vaste datum of geen. Na die datum is het formulier niet meer beschikbaar. Je klant ziet de uiterste datum duidelijk op de pagina (in Brusselse tijd), en jij ziet hem in de lijst, in de details en in de outbox.

• Eenmalig: een persoonlijke link kan na het antwoord niet opnieuw gebruikt worden.

• Vergrendeling: na meerdere foute e-mailadressen vergrendelt de link (bij een vaste link het hele formulier). Je ontgrendelt via de knop Ontgrendelen in de lijst, of vraag het aan je assistent. Je kan dan ook de vervaldatum verlengen.

• Intrekken: trek je een formulier in, dan werkt de link niet meer. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden.

Periodes en reeksen

Een terugkerende controle voor één klant, zoals de btw-documenten per kwartaal, regel je met een reeks. Een reeks maakt automatisch per periode het formulier aan, met eigen tekst, openingsdatum en vervaldatum. De stabiele reekslink toont altijd het formulier dat nu open staat, ook als het kantoor die dag niets doet.

• Een reeks stel je samen uit een lijst van periodes (bijvoorbeeld Q1 2027, Q2 2027).

• Je kan een reeks pauzeren, daarna hervatten, of definitief beëindigen.

• Een vergrendelde reeks ontgrendel je opnieuw zelf.

Antwoorden terugvinden

Elk antwoord vind je terug op de Wiki-pagina die je koos, en per klant en periode in de antwoordgeschiedenis van de reeks (in Instellingen > Formulieren). Je ziet er het antwoord met de eigen labels van het formulier, de datum en wie antwoordde. Je krijgt ook een e-mail als iemand antwoordt, met het volledige e-mailadres. Op de Wiki-pagina staat enkel een gemaskeerd adres.

Voorbeeld 1: prijsvoorstel goedkeuren

Je wil dat klanten hun prijsvoorstel voor 2027 online aanvaarden of weigeren.

Vraag aan je assistent: "Maak voor klant Bakkerij Jansen een formulier 'Prijsvoorstel goedkeuren' voor periode 2027. Neem de tekst uit de Wiki-pagina 'prijsvoorstel-jansen'. Laat enkel info@bakkerijjansen.be toe, met een persoonlijke link en een vervaldatum van 31 januari 2027. Voeg de antwoorden toe aan de pagina 'prijsvoorstellen-2027'. Zet daarna een e-mail klaar in de outbox met de link."

Wat gebeurt er:

• Je assistent maakt het formulier met de standaardlabels Aanvaarden en Weigeren en vraagt je om bevestiging.

• Er komt een concept-e-mail in de outbox met een placeholder voor de link. Er wordt niets automatisch verstuurd: jij leest het na en klikt op verzenden.

• De klant opent de link, tikt zijn adres in, leest de tekst en klikt op een knop.

• Het antwoord verschijnt op 'prijsvoorstellen-2027' en jij krijgt een melding.

Vraag je dit voor meerdere klanten, dan krijgt elke klant zijn eigen formulier en eigen tekst.

Voorbeeld 2: btw-documenten bevestigen

Je wil elk kwartaal van een klant horen dat alle btw-documenten binnen zijn.

Vraag aan je assistent: "Maak voor klant Bouwbedrijf Peeters een reeks 'Btw-documenten bevestigen' per kwartaal voor 2027, met labels Compleet en Niet compleet. Gebruik de tekst van de Wiki-pagina 'btw-controle-sjabloon' met {{period_label}} en {{due_date}}. Laat info@peeters.be toe. Stel zelf de planning voor, ik pas ze zo nodig aan."

Wat gebeurt er:

• De planning wordt voorgesteld: het formulier opent een dag na het einde van het kwartaal en moet ingevuld zijn tegen de 20e van de maand erna. Jij past aan of bevestigt.

• In de tekst worden {{period_label}} en {{due_date}} per periode ingevuld. Wil je voor één periode een eigen tekst, dan geef je die voor die periode op.

• Je krijgt één vaste link die je in een Outlook-sjabloon zet. De klant ziet er altijd het formulier van de lopende periode.

• Elke periode heeft zijn eigen vervaldatum. Je ziet de antwoorden per periode in de geschiedenis van de reeks.

Wat ziet je klant?

Een eenvoudige, rustige pagina in de stijl van Finibase, zonder aanmelding: eerst vraagt ze het e-mailadres, daarna toont ze de tekst, eventueel een bijlage en je twee knoppen. Bovenaan staat tot wanneer de klant kan antwoorden. De klant kan geen eigen tekst of bestanden insturen. Een link die niet (meer) werkt, toont een neutrale melding.

Privacy en veiligheid

• De toegelaten e-mailadressen worden niet leesbaar bewaard, enkel als beveiligde afdruk plus een gemaskeerde weergave (zoals j***@domein.be). Het adres van wie antwoordt, wordt versleuteld bewaard bij het antwoord en enkel getoond aan de maker van het formulier (en aan een ADMIN). De Wiki-pagina toont altijd het gemaskeerde adres.

• Onderaan de formulierpagina staat een korte melding: het is geen elektronische handtekening, het antwoord en de gegevens worden door jouw kantoor bewaard (Finibase is verwerker) en vragen over de gegevens gaan naar jouw kantoor.

• Alles wordt gehost in de EU.

• Het formulier verstuurt zelf nooit iets: jij verstuurt de e-mail met de link.

Limieten

• Maximaal 10 toegelaten e-mailadressen per formulier.

• Knoplabels maximaal 40 tekens.

• Tekst maximaal ongeveer 20 KB.

• Bijlage: enkel een PDF of Excel-bestand dat een AI-agent in Finibase heeft aangemaakt. Klanten kunnen zelf geen bestanden uploaden.

• Formulieren zijn beschikbaar voor kantoren met een actieve overeenkomst.

Sneller starten met Claude-skills

Twee Claude-skills nemen het opzetten uit handen: formulier-prijsvoorstel en formulier-btw-controle. Je installeert ze via Instellingen > Claude skills.