Vergadertranscripts naar wiki: zet de transcripts van je notetaker veilig in de wiki, ook als collega's tegelijk draaien

Voor je begint

1. Download de skill in Finibase via Instellingen > AI-integraties > Claude skills (https://app.finibase.com/settings/claude-skills). Je logt in met je Finibase-account: de skills zijn enkel beschikbaar voor Finibase-klanten. Pak het ZIP-bestand niet uit: Claude verwacht het zo.

2. Importeer de skill in Claude zoals beschreven in Skills importeren in Claude, en zet ze aan in Customize > Skills. Voor een Team- of Enterprise-account zet een beheerder de skill best meteen klaar voor het hele kantoor via Organization settings > Plugins & skills > Add > Upload a skill.

3. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. De skill leest en schrijft in de Finibase-wiki van je kantoor, daar bewaart ze jullie instellingen en de vergaderingen.

Verder heb je nodig:

• Een notetaker waarvan Claude de transcripts kan bereiken. Dat kan een connector zijn (bijvoorbeeld Leexi, Caven of Plaud), of exportbestanden (txt, md, docx, pdf, srt of vtt) in een map, mailbox of Drive- of SharePoint-map die jullie beheren. Exportbestanden gebruik je voor een notetaker zonder connector, of als jullie liever geen connector koppelen.

• Code execution and file creation aan in Claude. Zonder kan de skill docx- en pdf-bestanden niet uitlezen.

• Voor een dagelijkse run: een gekoppelde connector of opslaglocatie die bereikbaar blijft. Staan de exports in een map op je computer, dan moet de computer aan staan en de Claude desktop-app gekoppeld zijn.

Wat de skill doet

Zodat vergaderingen niet verdwijnen in de notetaker, maar terechtkomen waar je team ze terugvindt. De skill Vergadertranscripts naar wiki zoekt de notetaker die jullie gebruiken, vraagt hoe jullie vergaderingen willen ordenen, onthoudt dat in de wiki en zet daarna nieuwe transcripts op de juiste plaats, eenmalig of elke werkdag.

• Vraagt de eerste keer hoe jullie het willen. Welke notetaker, waar de bestanden komen, welk detailniveau, welke taal en wie wat mag zien. Voor elke vraag stelt ze een standaardkeuze voor.

• Legt de afspraken vast op een wikipagina (Vergaderingen instellingen), zodat ze niets opnieuw moet vragen. De pagina bevat enkel instellingen, nooit inhoud van vergaderingen.

• Ordent per soort vergadering. Klantvergaderingen komen bij de klant, teamvergaderingen bij het team, gesprekken tussen twee collega's bij die medewerker, en externe partijen onder Vergaderingen. Klant, persoon en team worden herkend aan e-mailadressen, de agenda en wat er in de vergadering gezegd wordt. Is er twijfel, dan raadt de skill niet.

• Schrijft een korte, bruikbare pagina per vergadering: samenvatting, besproken onderwerpen, afspraken en acties en openstaande vragen. Geen volledige transcripts, geen prijzen of persoonlijke bedragen, tenzij jullie dat anders instellen.

• Houdt een logboek bij in de wiki en slaat vergaderingen over die al verwerkt zijn.

• Werkt veilig met meerdere collega's tegelijk. Zaten twee collega's in dezelfde vergadering, of draaien er meerdere dagelijkse runs, dan komt er toch maar één pagina per vergadering.

• Kan elke werkdag automatisch draaien als scheduled task (standaard rond 07:00, op een minuut die niet :00 is).

Typisch gebruik: je kantoor neemt klantgesprekken en interne vergaderingen op en wil dat de afspraken en acties in de wiki staan in plaats van in een notetaker-app die niemand opent.

De skill starten

Typ / in een gesprek en kies vergadertranscripts-naar-wiki, of typ gewoon een van deze zinnen.

• /vergadertranscripts-naar-wiki Stel in hoe we vergaderingen in de wiki willen zetten en verwerk de nieuwe transcripts. Controleer eerst of er al een instellingenpagina in de wiki staat.

• zet mijn vergaderingen van de afgelopen week in de wiki De korte versie voor een eenmalige run.

• zet een dagelijkse run op voor mijn vergaderingen Stelt de scheduled task in.

Zo verloopt het

1. Wiki controleren. De skill zoekt de pagina Vergaderingen instellingen onder Kantoor. Staat ze er, dan gaat ze meteen verder met verwerken. Anders begint ze met de vragen hieronder.

2. De eerste keer: notetaker kiezen. Je zegt welke notetaker(s) jullie gebruiken en voor welke soort vergaderingen. Met een connector controleert de skill of die beschikbaar is. Met exportbestanden vraagt ze waar ze staan en doet ze een leestest. Ze voegt nooit een connector toe die jullie niet willen.

3. De eerste keer: indeling vastleggen. Ze toont een standaardindeling per soort vergadering. Jij past aan of bevestigt, en pas dan schrijft ze de instellingenpagina.

4. Nieuwe transcripts ophalen. Ze haalt wat er sinds de laatste run bijkwam op. Bij de eerste run vraagt ze hoe ver terug (standaard 14 dagen).

5. Plan tonen. Bij een gewone run krijg je eerst een tabel in de chat: per vergadering de soort, met wie, of ze gevoelig is, de bestemming en eventuele twijfels. Jij bevestigt of corrigeert.

6. Schrijven en loggen. Ze schrijft één pagina per vergadering, werkt het logboek bij en geeft een korte samenvatting: aantallen per bestemming, wat persoonlijk werd, wat al bestond of overgeslagen werd.

Wat je krijgt

• Een pagina per vergadering op de juiste plaats in de wiki, met een vaste opbouw.

• Een instellingenpagina Vergaderingen instellingen onder Kantoor, met jullie notetaker, indeling en regels.

• Een logboek Vergaderingen overzicht, zodat niets dubbel verwerkt wordt.

• Op wens een dagelijkse scheduled task.

Waar op letten

• Gevoelig of twijfel betekent Persoonlijk. Vergaderingen over HR, gezondheid, privéfinanciën, geschillen, een vertrouwelijke klantsituatie of iets wat vertrouwelijk genoemd werd, komen als persoonlijke pagina terecht, enkel zichtbaar voor de gebruiker van wie de run is. Zo'n pagina komt nooit even in een gedeelde map. Naar een gedeelde plaats verplaatsen kan enkel als jij dat uitdrukkelijk vraagt.

• Persoonlijke notities zie je enkel zelf. Ook bij een dagelijkse run: de pagina komt in de persoonlijke sectie van de eigenaar van de scheduled task.

• Gesprekken tussen twee collega's zijn standaard enkel zichtbaar voor die twee.

• Een dagelijkse run vraagt niets. Ze verwerkt enkel vergaderingen waarvan de bestemming zeker is en die niet gevoelig zijn. Al de rest komt als persoonlijke pagina en staat in je samenvatting.

• Ze overschrijft niets van collega's. Een pagina die een collega schreef blijft ongemoeid, bij een gewone run vraagt ze eerst jouw akkoord.

• Ze verandert geen bestaande proces- of kantoorpagina's uit zichzelf. Ze stelt concrete aanpassingen voor en past enkel toe wat jij goedkeurt.

• Je exportbestanden blijven onaangeroerd. De skill verplaatst, hernoemt of verwijdert ze niet.

• Opnemen en transcriberen van klantgesprekken vraagt toestemming van de klanten, volgens het privacybeleid van je kantoor. Dat staat los van de skill.

Werkt het niet?

• De skill start niet: start ze expliciet met /vergadertranscripts-naar-wiki en controleer in Customize > Skills dat de schakelaar aan staat.

• De skill meldt dat ze de Finibase-wiki niet kan bereiken: koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in het artikel hierboven.

• Ze vindt de notetaker niet: controleer of de connector in Claude verbonden is, of kies exportbestanden en geef de map, mailbox of Drive-map op.

• Een vergadering ontbreekt: nog niet afgewerkte opnames laat ze liggen voor de volgende run. Een vergadering waar een collega net aan werkt, slaat ze ook over en pakt ze de volgende keer op.

• Een vergadering staat bij Persoonlijk terwijl ze gedeeld mocht zijn: de klant, persoon of het team was niet zeker te herkennen. Vraag haar om de pagina naar de juiste plaats te verplaatsen en zeg erbij waar, ze past ook de instellingen aan zodat ze het de volgende keer weet.

• De dagelijkse run draait niet: controleer of de connector of opslaglocatie bereikbaar is en, bij een lokale map, of de computer aan staat en de desktop-app gekoppeld is.