Controle wijzigingsvoorstellen: automatiseer je workflows met AI over AdminPulse, Silverfin en Yuki heen, en keur elke wijziging zelf goed

Laat je AI-assistent schrijven naar AdminPulse, Silverfin en Yuki en behoud de controle: waar je de widget toevoegt, welke acties ondersteund zijn en hoe review versus directe modus werkt.

Geschreven door Wouter Bruynsteen

Laatst bijgewerkt Ongeveer 1 uur geleden

Je AI-assistent kan via de Finibase-connector wijzigingen voorstellen in je kantoorsystemen (zoals AdminPulse en Silverfin) en in Finibase zelf: een btw-veld corrigeren, een label toekennen, een taak aanmaken, een factuurvoorstel opstellen.

Standaard schrijft de AI niets rechtstreeks weg. Ze zet de wijziging klaar in de widget Controle wijzigingsvoorstellen, en pas na jouw bevestiging gaat ze naar het bronsysteem.

Wat doet het?

De widget is een wachtrij met alle wijzigingen die een AI-assistent voor jouw kantoor heeft klaargezet. Per voorstel zie je welke klant het betreft, wat er precies verandert (de oude en de nieuwe waarde), en waarom de AI dit voorstelt. Je bevestigt of wijst elk voorstel apart af, of meerdere tegelijk.

  • Bevestigen voert de wijziging meteen door in het bronsysteem (meestal AdminPulse).

  • Afwijzen verwijdert het voorstel zonder dat er iets verandert.

Niets gebeurt automatisch tot jij het bevestigt, tenzij je zelf directe modus hebt aangezet (zie verder).

Waar vind je het?

De widget hoort bij het dashboard Data controle. Ga naar Data controle, klik op "Widget toevoegen" en kies Controle wijzigingsvoorstellen. Zodra je AI-assistent een wijziging voorstelt, verschijnt die hier.

Wat ondersteunt de widget?

De AI kan via de Finibase-connector op een groot aantal plekken een wijziging voorstellen, telkens rechtstreeks gekoppeld aan een klant tenzij anders vermeld.

1 Klantfiche en klantgegevens

  • Relatiefiche: een vaste lijst velden die AdminPulse effectief accepteert, gegroepeerd in btw (periodiciteit, voorschotten, gemengde belastingplicht, btw-categorie), boekhouding en software (boekhoudpakket, mailbox, zelfboeker, verzendstrategie voor facturen), oprichting en juridische gegevens (rechtsvorm, oprichtingsdatum, publicatie, kapitaal, aandelen, aantal werknemers, RSZ, maatschappelijk doel), de algemene-vergaderingformule, facturatie-instellingen (betaalwijze, vervaltermijn, detailniveau), antiwitwas- en compliancegegevens, sociaal secretariaat en sociaal verzekeringsfonds, contactgegevens (handelsbenaming, taal, telefoon, gsm) en persoonsgegevens bij een natuurlijk persoon.

  • Wat niet op de fiche kan: velden die AdminPulse zelf niet via de koppeling laat wijzigen zitten hier bewust niet in, zoals de naam van de relatie, het einde van het eerste boekjaar, de datum van de volgende algemene vergadering (die berekent AdminPulse zelf uit de formule), de korting en de nummers van identiteitskaart of rijbewijs. De AI kan ze niet eens voorstellen.

  • Nieuwe klant aanmaken: een bedrijf, eenmanszaak of persoon aanmaken in AdminPulse, eventueel in dezelfde stap gekoppeld aan een bestaande relatie.

  • NACEBEL-codes en het jaarrekeningschema.

  • Rol bij de klant: de medewerkersrollen op de klantfiche toewijzen, bijvoorbeeld dossierbeheerder of manager. Elke rol verschijnt als apart item in de wachtrij, zodat je er één kan goedkeuren en een andere afwijzen.

  • Contactkanalen: een communicatie-e-mailadres (als extra of als hoofdadres), een fysiek adres of een website toevoegen of verwijderen.

  • Bankrekeningen: toevoegen, bewerken of verwijderen.

2 Koppelingen en stopzetting

  • Koppelingen tussen relaties: een koppeling toevoegen of corrigeren (bestuurder, aandeelhouder, partner, contact, ...), inclusief de bijhorende gegevens zoals aandelen, stemmen en mandaatdata, en een koppeling loskoppelen.

  • Stopzetting: de einddatum van een relatie instellen.

3 Labels en segmentaties

  • Klantlabels: een label toekennen, een label vervangen door een ander, een nieuw label toevoegen, of een label verwijderen.

  • Labelgroepen: een segmentatie aanmaken of hernoemen en instellen welke labels erin toegelaten zijn, ook voor medewerkerslabels. Wie welk medewerkerslabel draagt, blijft in AdminPulse.

4 Taken en planning

  • Taken: een taak of to-do aanmaken (of alle taken van een taaksjabloon tegelijk), en de status van een subtaak wijzigen, inclusief geblokkeerd of niet van toepassing.

  • Planning en registraties: een terugkerende taakplanning, een geplande registratie of een tijdregistratie aanmaken, wijzigen of verwijderen. Dat geldt voor tijd, kosten, afstand, afwezigheid, recuperatie en opleiding, ook voor verlof en interne uren op de fiche van je eigen kantoor.

5 Facturatie

  • Facturatieschema: een facturatieschema (regie, forfait of voorschot) aanmaken of aanpassen op een klant.

  • Factuurvoorstellen: een factuurvoorstel (concept), creditnota-concept of factuurlijn aanmaken of bijwerken. Dit blijft altijd een concept dat een medewerker in AdminPulse finaliseert.

6 Budgetten en capaciteit

  • Klantbudget: het jaarbudget in uren per klant en per dienst, met optioneel de rolverdeling en de verdeling per medewerker. Dit is een Finibase-instelling, geen AdminPulse-veld.

  • Alle budgetten in één keer (her)berekenen: een run over je hele klantenbestand op basis van een bron naar keuze, zoals de geregistreerde uren van vorig jaar, het facturatieschema, AdminPulse-budgetten, het dossiervolume of een vast budget per klanttype. De AI toont eerst een voorbeeld, en pas daarna kan de run als voorstel klaargezet worden.

  • Overuren: per medewerker en per jaar kiezen tussen de automatische berekening en een manuele waarde, en kantoorbreed instellen of feestdagen uit de verwachte uren gehaald worden.

7 Silverfin en dagboeken

  • Silverfin-dossier: een dossier aanmaken of corrigeren, een periode toevoegen of periodes publiek zetten.

  • Dagboeken: de dagboekcodes van een boekhoudkoppeling toewijzen aan hun dagboektype.

💡 Sommige voorstellen zijn extra beveiligd en verschijnen altijd in de wachtrij, ook als je directe modus hebt aangestaan.

Dat geldt voor:

  • een label verwijderen of vervangen, en labelgroepen aanpassen op een manier die iets wegneemt of hernoemt

  • de einddatum van een relatie, en een koppeling verwijderen of corrigeren

  • bankrekeningen

  • een nieuwe klant of een Silverfin-dossier aanmaken

  • facturatieschema's, factuurvoorstellen en factuurlijnen

  • geplande registraties en tijdregistraties

  • het berekenen van alle klantbudgetten in één run

  • een terugkerende taakplanning verwijderen of vervangen, een adres of website verwijderen, een taaksjabloon toepassen, een hoofdadres wijzigen en een rol overschrijven die al aan iemand anders is toegewezen

  • een eerste klantbudget voor een klant, en dagboeken die je opnieuw indeelt of op negeren zet

  • een groot deel van de fichevelden: facturatie-instellingen (betaalwijze, vervaltermijn, detailniveau, btw-categorie, verzendstrategie), compliance- en antiwitwasgegevens, persoonsgegevens, het RSZ-nummer, telefoon en gsm, de mailbox voor boekhouding, vrije-tekstvelden en wettelijke gegevens (rechtsvorm, kapitaal, aandelen en stemrechten)

Voor compliancevelden heeft de gebruiker die het voorstel bekijkt bovendien de juiste AI-integratie-permissie nodig. Voor een run over alle budgetten en de kantoorbrede overurenregel moet de gebruiker die bevestigt kantoorbeheerder zijn.

8 Yuki (lezen)

  • Dossiers en documenten: je Yuki-domeinen (dossiers) en het aantal documenten per archiefmap per kalenderjaar opvragen.

  • Rekeningschema en omzet: het rekeningschema van een dossier en de netto-omzet van het lopende kalenderjaar opvragen.

Instellingen: sectorsegmentatie en directe modus

Via het tandwiel-icoon open je de instellingen van de widget.

  • Standaard direct doorvoeren zonder review: standaard zet de AI wijzigingen klaar in deze widget en gaan ze pas na jouw bevestiging naar het bronsysteem. Zet je dit aan, dan schrijft de AI wijzigingen meteen weg zonder controlestap in Finibase, voor elk type wijziging dat op "Volg standaard" staat.

  • Per type wijziging: je kan per type een uitzondering maken op de standaardinstelling, met de keuze "Volg standaard", "Direct doorvoeren" of "Altijd nakijken". Zo laat je bijvoorbeeld taken meteen aanmaken, maar wil je elke wijziging aan een relatiefiche altijd zelf nakijken.

Voorstellen in bulk goedkeuren

Bij meerdere gelijkaardige voorstellen kan je in één keer bevestigen in plaats van elk voorstel apart te openen.

Eén type wijziging is daar bewust van uitgesloten: het bevestigen van een bankrekening-wijziging gebeurt altijd apart, omdat AdminPulse bij het verwijderen van een hoofdrekening automatisch de domiciliëringsopdracht naar een andere rekening kan verplaatsen. Elke rij verdient dan een individuele blik.

Voorstellen die op elkaar wachten

Sommige voorstellen kunnen pas uitgevoerd worden nadat een ander voorstel is goedgekeurd. Denk aan een label of een fichewijziging op een klant die pas bestaat nadat je het voorstel om die klant aan te maken hebt bevestigd. Zo'n voorstel staat geblokkeerd tot het voorgaande is toegepast, en verdwijnt automatisch als dat voorgaande wordt afgewezen, ingetrokken of mislukt. Ze gaan altijd langs de controlestap, ook in directe modus.

Wat als een voorstel niet lukt?

Een bevestigd voorstel dat het bronsysteem toch weigert (bijvoorbeeld door een verlopen sessie of een gewijzigde fiche) verschijnt bovenaan de widget als mislukt, met de foutmelding erbij. Je kan het opnieuw proberen of afwijzen.

⚠️ Bij sommige types kan je niet opnieuw proberen vanuit de widget, omdat een nieuwe poging een dubbel resultaat zou kunnen geven als de eerste toch was doorgekomen. Dat geldt voor bankrekeningen, een nieuwe klant, een koppeling toevoegen of verwijderen, Silverfin-dossiers, facturatieschema’s, factuurvoorstellen en -lijnen, taken, geplande registraties en tijdregistraties. Controleer eerst in het bronsysteem of de wijziging er al staat, en laat je AI-assistent het voorstel daarna zo nodig opnieuw indienen.

Geschiedenis

Elk bevestigd, afgewezen of ingetrokken voorstel blijft terug te vinden in de geschiedenis van de widget, met wie het heeft goedgekeurd of afgewezen en wanneer.

Wat de AI niet doet

  • Je brondata aanpassen zonder dat het langs deze widget of directe modus is gegaan. Elke wijziging is hier terug te vinden, ook als ze automatisch is doorgevoerd.

  • Meer dan één relatie tegelijk een label afnemen. Het verwijderen van een label gebeurt altijd relatie per relatie en blijft altijd ter controle staan.

  • Een Yuki-domein aanmaken. Dat lukt niet. Finibase leest je Yuki-domeinen, het aantal documenten per archiefmap per kalenderjaar, het rekeningschema en de netto-omzet.

  • Een facturatieschema of factuurlijn verwijderen. Een schema stop je in AdminPulse zelf, een foute factuurlijn zet de AI op nul en verwijder je daar.

  • Een velden combinatie voorstellen die niet in de ondersteunde lijst hierboven staat. Wat niet in de lijst staat, kan de AI niet eens voorstellen: niet omdat ze het vergeet, maar omdat de koppeling het letterlijk niet aanbiedt. Kan de connector een wijziging niet klaarzetten, dan kan de AI in sommige gevallen terugvallen op browser use, waarbij jij ook eerst moet goedkeuren.