2. "Offertes en prijsaanpassingen" opzetten voor jouw kantoor

Dit artikel loopt door hoe je de module Offertes en prijsaanpassingen voor je eigen kantoor klaarzet. Je doet dat één keer. Daarna gebruik je de module in je dagelijkse werk.

Voor je begint

1. Zet je design system op in Claude (zie 13. Je design system opzetten in Claude). Het overzicht neemt je huisstijl over. Zonder design system krijg je een lichte pagina met het lettertype Inter.

2. Download de skills in Finibase via Instellingen > AI-integraties > Claude skills. Pak de bestanden niet uit: Claude verwacht ze zo. Het gaat om Klantenbestand segmenteren, Offertes en prijsaanpassingen en Prijsvoorstel.

3. Importeer de skills in Claude (zie 12. Skills importeren in Claude) en zet ze aan.

4. Koppel de Finibase-connector met de permissies Relaties, Facturen, Registraties en Registratiebedragen. Om bestaande labels en twijfelgevallen na te kijken gebruikt de segmentatie ook Taken, als je die permissie hebt. Ontbreekt een permissie, dan zegt Claude welke en gaat hij verder met wat wel kan.

5. Zorg dat je bewerkrecht hebt op de Finibase Wiki. Claude bewaart je keuzes en bouwt de pagina's van de module daar.

De module in vier stappen

1. Je klantenbestand segmenteren. Elke klant krijgt een sector. Dit is ook de eerste stap van Opvolging prospecten en klanten en van Prijszetting.

2. Het overzicht opzetten. Prospecten en klanten op één plek, met je prijsberekening en je normen.

3. Een prijsvoorstel maken voor een prospect of een bestaande klant, met /prijsvoorstel.

4. Een goedkeuringsformulier en een automatische herinnering, die bij het prijsvoorstel horen.

Dit artikel behandelt stap 1 en 2. Stap 3 en 4 staan in 7. Prijsvoorstel.

Stap 1: je klantenbestand segmenteren

Start met /klantenbestand-segmenteren. Je kan het ook gewoon vragen, bijvoorbeeld “Segmenteer ons klantenbestand”.

Claude leest je klanten, hun officiële profiel in de KBO en hun koppelingen, en stelt per klant een sector voor. Bij twijfel kijkt hij na welk werk jullie voor de klant doen. Wat onzeker blijft, komt op een lijst om te bevestigen. Claude kiest nooit zelf een zwak label.

Bij de eerste start beantwoord je een korte vragenlijst: welke klanten hij aanpakt, wat er met twijfelgevallen gebeurt, of je voorstellen of enkel een rapport wil, hoe vaak het moet lopen en wie de voorstellen goedkeurt.

De voorstellen komen in de widget Controle wijzigingsvoorstellen. Pas na jouw akkoord gaan ze naar AdminPulse (zie 8. Wijzigingsvoorstellen: controle houden). Het volledige resultaat staat als rapport in de Finibase Wiki.

Stap 2: het overzicht opzetten

Typ /offertes-en-prijsaanpassingen. Je kan het ook vragen met “Bouw het overzicht met onze offertes en prijsaanpassingen”.

Claude leest eerst de pagina's Huisregels en Huisstijl en de pagina Offertes en prijsaanpassingen in de Finibase Wiki. Staan daar al instellingen, dan toont hij ze in een korte tabel en vraagt hij of ze nog kloppen. Anders stelt hij de vragenlijst:

1. Wie mag dit zien? Standaard enkel wie de AI-permissie Facturen heeft. De pagina's met de prijsberekening en de map met de prospecten krijgen altijd die permissie.

2. Welke namen en welke winstkans? Voor de stappen van je prospecten en de status van je klanten. De winstkans per stap is een aanname die enkel in de uitleg staat: het overzicht rekent er geen gewogen omzet mee. Standaard: Nieuw 10 procent, Offerte opgemaakt 25, Offerte verstuurd 40, In onderhandeling 60, Gewonnen 100 en Verloren 0.

3. Hoe bereken je je prijzen? Claude zoekt eerst of je al een prijsberekening in de Finibase Wiki hebt. Zo niet, dan upload je je Excel, leg je uit hoe je rekent, of gebruik je de standaard van Finibase. Je bepaalt ook volgens welke regels de coëfficiënt volgt (per sector, per klanttype of een eigen regel) en of bepaalde klanten of prospecten een eigen prijsafspraak hebben.

4. Welke norm hanteer je? Bijvoorbeeld een maximale verhoging (standaard 15 procent), de minimale leeftijd van een facturatieschema (standaard 12 maanden) en wanneer registraties tegenover gefactureerd toereikend, krap of onvoldoende zijn (standaard tot 90 procent en tot 100 procent). Voor je regieklanten bepaal je ook vanaf welk aandeel nog te factureren werk (standaard 25 procent) en welk aandeel schrapping bij facturatie (standaard 5 procent) een klant opvolging nodig heeft. Claude stelt de normen samen voor als één vraag, zodat je enkel de afwijkingen hoeft op te geven.

5. Welke klanten tellen niet mee in een gemiddelde? Bijvoorbeeld eenmalige of uitzonderlijke dossiers.

Je antwoorden komen op de pagina Offertes en prijsaanpassingen in de Finibase Wiki. Pas die pagina gerust aan: Claude leest ze bij elke start opnieuw. Minstens elke zes maanden vraagt hij of je instellingen nog gelden. Het overzicht neemt je instellingen over op het moment dat Claude het bouwt. Wijzig je ze later of schuift de periode van twaalf maanden op, dan laat je Claude het overzicht opnieuw opbouwen.

Daarna maakt Claude stap voor stap aan wat nog ontbreekt in de Finibase Wiki en meldt hij na elke stap wat er staat:

• de map prospecten, met de permissie Facturen en de velden van een prospect: stap, voorgesteld schema, geschatte uren, voorgesteld jaarbedrag, opvolgdatum, datum van verzending van de offerte en segment. Die velden legt hij eerst aan jou voor en maakt hij pas na je akkoord aan;

• een pagina per prospect uit AdminPulse, na je bevestiging van het aantal pagina's. Elke nieuwe pagina begint in de stap Nieuw;

• de map Kantoor/Prijsberekening en de pagina's van de klantenmix;

• per klant een pagina prijsaanpassing met de status, enkel na je uitdrukkelijke bevestiging per klant of voor een lijst die jij kiest. Zonder die pagina's blijft de klantstatus in het overzicht leeg en werkt de rest gewoon.

Als laatste bouwt Claude het overzicht in je huisstijl. Het heeft vijf tabs, elk met het aantal items dat aandacht vraagt:

• Overzicht: wat nu in actie is bij prospecten en klanten, en wat afgerond is.

• Prospecten: je pipeline in cijfers (zie 4. Tab Prospecten).

• Forfait-klanten, Voorschot-klanten en Regie-klanten: elke tab met eigen kengetallen, één grafiek en één tabel (zie 5. Klanten opvolgen).

Elk getal, elke tegel en elke rij klik je door naar de onderliggende gegevens, tot op de individuele registraties en facturen. Bovenaan zie je wanneer de gegevens geladen zijn en hoe oud de laatste synchronisatie is. Met de knop Vernieuwen haal je de laatste stand op.

Wat het overzicht wel en niet toont

• Elke klant staat in de tab van het facturatieschema van zijn huidige standaardopdracht. Klanten zonder schema krijgen een aparte melding.

• Marge en kosten staan er niet op, ook niet als ze ingeladen zijn.

• De winstkans per stap is een aanname die jij kiest. De herinnering volgt uit de datum van de volgende opvolging op de prospectpagina.

• Het jaarbedrag van een prospect komt uit het veld Voorgesteld jaarbedrag op de prospectpagina. Je ziet het enkel met de permissie Facturen.

• Er is geen verwachting tot het einde van het jaar.

• Het overzicht is privé tot je het deelt. Elke lezer ziet wat zijn eigen toegang toelaat.

Een geplande uitvoering

Na stap 1 en stap 2 vraagt Claude of hij dit automatisch mag laten lopen als scheduled task, wekelijks of maandelijks. Een geplande uitvoering maakt enkel een rapport en zet voorstellen klaar. Hij wijzigt niets rechtstreeks, verstuurt geen mails en past het overzicht zelf niet aan. Staat het einde van de periode meer dan een maand achter op vandaag, dan meldt hij dat in het rapport (zie 10. Scheduled tasks en Artifacts).

Werkt het niet?

• Een of meer onderdelen laden niet. Het overzicht noemt welke gegevens niet geladen zijn. Meestal ontbreekt een permissie (Relaties, Facturen, Registraties) of is de Finibase-connector tijdelijk niet verbonden. Ververs het overzicht en koppel Finibase zo nodig opnieuw.

• Geen prospecten zichtbaar. Controleer je toegang tot de Finibase Wiki. Staat er nog geen prospect in, dan maakt Claude eerst de mappen aan. Een prospectpagina verschijnt enkel als de stap ingevuld is.

• Het overzicht heeft niet je huisstijl. Controleer je design system (zie 13. Je design system opzetten in Claude).

• Claude kan de Finibase Wiki of Finibase niet bereiken. Hij meldt dat en stopt, zodat er niets half gebeurt. Probeer het later opnieuw.