KBO-opzoeking: zoek een onderneming op in de KBO en laat sector, fiscale rol en NACEBEL-codes voorstellen

Voor je begint

1. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. Je hoeft de skill niet te downloaden of te importeren: de Finibase-connector biedt ze zelf aan, en Claude laadt ze automatisch zodra ze nodig is.

2. Controleer je data-permissies voor de AI-integratie. De skill leest de relaties van je kantoor, en haalt de bijhorende gegevens (zoals labels en NACEBEL-codes) uit je data warehouse. Ontbreekt een permissie, dan laat Claude die gegevens weg in plaats van een foutmelding te geven. Wil je dat ze rechtstreeks in AdminPulse worden aangepast of bekijk je de wijzigingsvoorstellen liefst eerst? Lees dan Controle wijzigingsvoorstellen.

3. Zorg dat de widget "Controle wijzigingsvoorstellen" in een dashboard staat. Daar keur jij de voorstellen van de skill goed.

Verder heb je het ondernemingsnummer van de klant nodig, of minstens de naam.

Wat de skill doet

De KBO (Kruispuntbank van Ondernemingen) is het officiële register van Belgische ondernemingen. De skill KBO-opzoeking gebruikt die gegevens, via een kopie van de open data van de KBO die Finibase zelf bijhoudt, om je klantenbestand aan te vullen.

• Zoekt een onderneming op via ondernemingsnummer (in elk gangbaar formaat, ook als btw-nummer) of via het begin van de naam.

• Stelt een sector voor op basis van de hoofdactiviteit (NACEBEL) en de sectoren die jouw kantoor gebruikt.

• Stelt een fiscale rol voor, als je kantoor daar een labelgroep voor gebruikt: werkvennootschap of eenmanszaak, managementvennootschap, patrimoniumvennootschap, holding of btw-eenheid.

• Vult ontbrekende NACEBEL-codes aan voor relaties zonder codes in AdminPulse.

• Legt het profiel vast in de wiki: op de pagina "Permanent dossier" van de klant, en je gekozen NACEBEL-naar-sector-afspraken op de pagina "sectormapping".

De skill werkt voor één klant, een klein setje of je hele klantenbestand. Bij een grote groep haalt ze de KBO-gegevens in één keer op per pagina relaties, in plaats van klant per klant.

Loopt je controle van NACEBEL-hoofdactiviteiten (maximaal 5 per vestigingseenheid)? Daarvoor bestaat een aparte skill: NACEBEL-hoofdactiviteiten controleren. Een volledige klant onboarden vanaf enkel de naam kan met Nieuwe klant onboarden.

De skill starten

Je hoeft niets in te typen op een bepaalde manier. Vraag het in gewone taal, Claude herkent de skill (kbo-lookup) zelf. Bijvoorbeeld:

• Doe een KBO-opzoeking voor (naam of ondernemingsnummer)

• Welke sector past bij deze klant?

• Is dit een managementvennootschap?

• Stel sectorlabels voor voor klanten zonder sector

• Vul de NACEBEL-codes aan voor klanten die er geen hebben

• Maak het permanent dossier van (klant) aan of werk het bij

Zo verloopt het

1. Wiki raadplegen. Claude leest eerst de wiki van je kantoor: de algemene kantoorcontext en de pagina "sectormapping" met eerdere beslissingen. Pas daarna zoekt ze iets op.

2. Omvang bepalen. Voor één of enkele klanten zoekt ze elke onderneming apart op. Voor een hele lijst haalt ze de KBO-gegevens per pagina relaties op.

3. Klanten zonder bruikbaar ondernemingsnummer melden. Een KBO-opzoeking kan enkel met een geldig nummer. Relaties zonder nummer, of met een foutief nummer, krijg je expliciet in een lijst. Een zoekopdracht op naam is dan hooguit een voorlopig alternatief dat jij moet bevestigen.

4. Analyse tonen. Per klant zie je de KBO-activiteit, de voorgestelde sector en een korte motivering. Twijfelgevallen krijg je als "jouw beslissing nodig" in plaats van een zwakke gok: geen duidelijke sector, meerdere mogelijke sectoren, tegenstrijdige hoofdactiviteiten of een stopgezette onderneming.

5. Voorstellen klaarzetten. Na jouw akkoord zet Claude de sectorlabels en ontbrekende NACEBEL-codes klaar als wijzigingsvoorstel. Ze groepeert ze per taak, zodat je ze in de widget per bundel kan goedkeuren.

6. Nieuw label? Eerst vragen. Past geen enkele bestaande sector, dan stelt Claude eerst een nieuw label aan jou voor. Pas nadat jij dat specifieke label goedkeurt, zet ze het klaar.

7. Leren voor volgende keer. Bevestig of corrigeer je een koppeling tussen NACEBEL-code en sector, dan biedt Claude aan die op de wikipagina "sectormapping" te bewaren. Voor een fiscale rol of sector van één klant biedt ze aan de pagina "Permanent dossier" van die klant bij te werken.

Wat je krijgt

• Een overzicht per klant met officiële KBO-gegevens (naam, rechtsvorm, status, hoofdactiviteit) en het voorstel erbij.

• Wijzigingsvoorstellen voor sector, fiscale rol en NACEBEL-codes, met telkens de KBO-motivering. Ze staan in de widget "Controle wijzigingsvoorstellen".

• Een lijst van relaties zonder bruikbaar ondernemingsnummer, zodat je die eerst in AdminPulse kan aanvullen.

• Op jouw akkoord: bijgewerkte wikipagina's ("sectormapping" en het "Permanent dossier" van een klant).

Waar op letten

• Voorgesteld is niet toegepast. Standaard staat elk voorstel in de widget "Controle wijzigingsvoorstellen" tot jij het goedkeurt. Pas na jouw goedkeuring gaat een wijziging naar AdminPulse. Je kantoor kan per soort wijziging instellen dat die meteen wordt weggeschreven. Dan meldt Claude uitdrukkelijk dat het al is uitgevoerd.

• De wachtrij heeft een maximum. Zit ze vol, dan zet Claude niets meer klaar en vraagt ze eerst de widget na te kijken.

• Een stopgezette onderneming krijgt geen sector. Claude slaat die over of meldt ze als twijfelgeval.

• Een fiscale rol is geen zekerheid. Werkvennootschap of eenmanszaak en btw-eenheid kan Claude betrouwbaar afleiden. Holding, patrimonium- en managementvennootschap zijn aanwijzingen die ze eerst met jou bespreekt. De KBO bevat geen bestuurders. Kan Claude een geval niet sluitend beslissen, dan noteert ze het als open punt in plaats van een label voor te stellen.

• Bestaande NACEBEL-codes blijven staan. Claude vervangt ze enkel nadat je dat apart in de chat hebt bevestigd.

• Een label verwijderen kan ook. Alleen als jij ermee akkoord gaat dat een label wordt vervangen, stelt Claude de verwijdering voor in dezelfde bundel als het nieuwe label.

• Verse KBO-gegevens? De gegevens hebben een peildatum. Ziet een resultaat er verouderd uit, dan meldt Claude dat.

Werkt het niet?

• Claude gebruikt de skill niet: controleer of Finibase aan Claude gekoppeld is zoals beschreven in het artikel bovenaan, en vraag het expliciet, bijvoorbeeld "doe een KBO-opzoeking voor (nummer)".

• Een onderneming wordt niet gevonden: controleer het ondernemingsnummer. Een zoekopdracht op naam werkt met het begin van de naam en heeft minstens 3 tekens nodig.

• Claude meldt dat de KBO-verrijking niet kon draaien: dat betekent niet dat de onderneming niet bestaat. Vraag Claude om het opnieuw te proberen.

• Claude vraagt welke sectorlabels je wil gebruiken: je kantoor heeft nog geen sectorgroep of de groep laat alle labels toe. Kies de labels of stel ze in en ga dan verder.

• De wachtrij zit vol: keur de bestaande voorstellen goed of trek ze in, en vraag dan om verder te gaan.