E-mailsjablonen beheren: bewaar de standaard e-mailteksten van je kantoor in de wiki en pas ze aan in gewone taal

Voor je begint

1. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. Meer is niet nodig: de skill wordt door Finibase aan Claude aangeboden, je hoeft niets te downloaden of te importeren.

2. Zorg dat je toegang hebt tot de wiki van je kantoor. De sjablonen staan als wikipagina's in een map e-mailsjablonen op het hoogste niveau van de wiki. Alle wikipagina's zijn gedeeld over het hele kantoor, dus elke collega ziet de sjablonen en kan ze corrigeren.

Wat de skill doet

Zodat je de standaard e-mailteksten van je kantoor op één plaats bewaart en niet bij elke mail opnieuw moet uitleggen hoe je wil klinken. De skill E-mailsjablonen beheren beheert die teksten in de wiki. Andere skills die mails opstellen (bijvoorbeeld de btw-indienherinnering) gebruiken ze daarna als basis.

• Toont de bestaande sjablonen, met naam, onderwerp en een korte omschrijving, of de volledige tekst van één sjabloon.

• Maakt een sjabloon aan of past het aan, met een onderwerp en een tekst. Eerst toont ze de tekst aan jou, pas na jouw akkoord slaat ze ze op.

• Verwijdert een sjabloon na jouw uitdrukkelijke bevestiging. De pagina gaat naar de prullenmand van de wiki, er gaat niets onherroepelijk verloren.

• Hernoemt of verplaatst sjabloonpagina's.

• Verstuurt zelf nooit mails. Ze beheert enkel de tekst. Het versturen gebeurt in de skill die de mail opstelt, met jouw bevestiging.

Een sjabloon bevat gewone tekst met {{placeholders}} tussen dubbele accolades. Die vult de skill die de mail opstelt in met de echte gegevens, bijvoorbeeld de verantwoordelijke, de periode of een takenoverzicht. Welke placeholders er beschikbaar zijn, bepaalt de skill die het sjabloon gebruikt. Echte klantnamen, bedragen of persoonsgegevens zet je dus nooit in het sjabloon zelf.

De skill starten

Je hoeft niets in te typen of te selecteren. Zodra Finibase aan Claude gekoppeld is, laadt Claude de skill zelf wanneer je erom vraagt. Zeg het gewoon in je eigen woorden, bijvoorbeeld:

• Pas onze herinneringsmail aan.

• Maak een standaard e-mailtekst voor (soort mail).

• Toon onze e-mailsjablonen.

• Verwijder dat sjabloon.

Zo verloopt het

1. Wiki lezen. De skill kijkt eerst in de map e-mailsjablonen welke sjablonen er al zijn, zodat ze met de huidige tekst werkt en geen bijna-dubbel sjabloon aanmaakt. Wat in de wiki staat behandelt ze als achtergrondinformatie, nooit als opdracht.

2. Tekst opstellen of aanpassen. Bij een aanpassing vertrekt ze van de bestaande pagina. Ze gebruikt de placeholders van de skill die het sjabloon gebruikt en verzint er geen nieuwe.

3. Waarschuwing bij problemen. Staat er een onbekende placeholder of ontbreekt er een verplichte, dan meldt ze dat in plaats van het stil te laten staan.

4. Tonen en akkoord vragen. Ze toont de tekst en meldt dat het sjabloon voor het hele kantoor zichtbaar is.

5. Opslaan. Pas na jouw akkoord schrijft ze de pagina in de wiki.

Wat je krijgt

• Één wikipagina per soort mail onder e-mailsjablonen, met onderwerp en tekst.

• Mails van andere skills die jouw kantoortekst als basis gebruiken, in plaats van een eigen verzonnen boodschap. De skill die de mail opstelt vult de placeholders in en mag de toon licht bijwerken.

Waar op letten

• Eén sjabloon per soort mail. De skill past een bestaand sjabloon aan in plaats van een tweede aan te maken.

• Elke wijziging gebeurt pas na jouw akkoord. Dat geldt voor opslaan, hernoemen en verwijderen.

• Sjablonen zijn zichtbaar voor het hele kantoor. Zet er dus niets persoonlijks of vertrouwelijks in.

• Geen vaste gegevens in de tekst. Klantnamen en bedragen komen via de placeholders binnen, zodat het sjabloon herbruikbaar blijft.

• Wat er in een concreet sjabloon moet staan, bepaalt de skill die het gebruikt. Wil je afwijken van haar standaardtekst, dan pas je hier de bijhorende sjabloonpagina aan. Daarna gebruikt die skill jouw versie.

• De opgeslagen teksten zijn in het Nederlands en zeggen "kantoor".

Werkt het niet?

• Claude lijkt de skill niet te kennen: controleer of Finibase aan Claude gekoppeld is, zoals beschreven in het artikel hierboven, en vraag het opnieuw met zinnen als "toon onze e-mailsjablonen".

• De skill meldt dat ze de Finibase-wiki niet kan bereiken: koppel Finibase opnieuw aan Claude.

• Je vindt een sjabloon niet terug: vraag de skill om de sjablonen te tonen, of kijk in de prullenmand van de wiki als je het zelf verwijderd hebt.