4. Tab "Prospecten": je offertes in cijfers

De tab Prospecten toont je pipeline in cijfers. Het bord met wat nu in actie is, staat in de tab Overzicht. Hier zie je hoeveel er in je offertes zit en waar het zich ophoopt.

De stappen van de pipeline

Standaard: Nieuw, Offerte opgemaakt, Offerte verstuurd, In onderhandeling, Gewonnen en Verloren. De zes stappen liggen vast. Tijdens de vragenlijst kies je welke naam elke stap krijgt en welke winstkans je er als aanname bij noteert. Het overzicht rekent er geen gewogen omzet mee: het toont enkel de bedragen uit je offertes.

Wat toont de tab?

• Open prospecten: het aantal, met het jaarbedrag en de geschatte uren.

• Bedrag in offertes: de som van de jaarbedragen van de open offertes.

• Winstratio: gewonnen tegenover afgerond, met de aantallen.

• Offertes in omloop: het aantal, met de gemiddelde ouderdom sinds het versturen.

• Opvolging ontbreekt: verstuurde offertes zonder opvolgdatum.

Daaronder staat de pipeline als balken per stap, met het bedrag, het aantal prospecten en de geschatte uren. Daarna volgt een tabel met je open prospecten. Elk getal, elke balk en elke rij klik je door naar de prospecten erachter en naar het detail van één prospect.

Waar komt het bedrag vandaan?

Het jaarbedrag staat op de prospectpagina in de Finibase Wiki, in het veld Voorgesteld jaarbedrag (exclusief btw). Dat is het bedrag uit de offerte. Heeft een prospect nog geen offerte, dan blijft het veld leeg en meldt het overzicht hoeveel open prospecten nog geen bedrag hebben. Claude schat nooit zelf een bedrag. De map met de prospecten vraagt de permissie Facturen, omdat de bedragen gevoelig zijn.

Op de prospectpagina staan verder het voorgestelde facturatieschema, de geschatte uren, de datum van de volgende opvolging, de datum waarop de offerte verstuurd werd en het segment.

Een prospect aanmaken

1. Zet de prospect in AdminPulse. Claude leest alle relaties van het type prospect.

2. Claude vraagt of hij een map en een pagina in de Finibase Wiki mag aanmaken, en zegt hoeveel pagina's het er zijn.

3. Per prospect maakt Claude een map met een pagina, gekoppeld aan de relatie. Een prospect die al een map heeft, laat hij ongemoeid. Nieuwe prospecten komen erbij als je de skill opnieuw laat lopen.

Een nieuwe pagina begint in de stap Nieuw. AdminPulse blijft de bron voor contactpersonen en relaties.

Een offerte opstellen

Start met /prijsvoorstel en de naam van de prospect. Claude rekent de prijs uit met de prijsberekening (zie 3. Prijsberekening), maakt een offerte als PDF in je huisstijl met een vriendelijke inleiding, en zet de mail met de PDF klaar als concept in je outbox. Waar het kan, personaliseert Claude de inleiding met openbare gegevens over de onderneming, zoals de KBO en de neergelegde jaarrekening bij de Nationale Bank. Die gegevens toont hij eerst aan jou en gebruikt hij pas na je bevestiging. Een prospect heeft eerst een e-mailadres op de fiche nodig, anders komt er geen formulier en geen conceptmail. Claude verstuurt zelf nooit iets: jij verstuurt de mail vanuit de outbox. Alle stappen staan in 7. Prijsvoorstel.

De status van een offerte

Elke offerte krijgt een pagina in de map van de prospect zelf in de Finibase Wiki, naast zijn andere pagina's, met de status: concept, klaar in de outbox, verstuurd, goedgekeurd, wijziging gevraagd, afgewezen, doorgevoerd of verlopen. In het detail van een prospect of klant zie je zijn voorstellen met een link naar de voorstelpagina, waar de PDF als bijlage hangt. De klant antwoordt via een formulier in de mail.