Kantoorprofiel: laat Claude je kantoor leren kennen en bewaar een duurzaam profiel in de wiki

Voor je begint

1. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. Er valt niets te downloaden of te importeren: Claude haalt de skill zelf op via de koppeling.

2. Je moet in de wiki kunnen schrijven. De skill leest de wiki van je kantoor en bewaart er een pagina. Meer over de wiki lees je in De Finibase-wiki.

3. Weet welk kantoor het is. De skill zoekt de naam of website van je kantoor eerst in de wiki. Staat die er niet, dan bevestigt Claude het met jou voor hij op het internet zoekt.

Wat de skill doet

De skill Kantoorprofiel bouwt een algemeen profiel van je eigen kantoor (niet van een klant) en bewaart het op de wikipagina kantoorprofiel. Zo begint elk volgend gesprek met kennis over jullie vorm: hoe groot het team is, hoe de klantenmix eruitziet, welke sectoren domineren en hoe jullie factureren.

• Haalt de interne structuur op uit Finibase: de grootte van het team en de VTE (als bandbreedte), het soort medewerkers, de teams of specialisaties die je kantoor heeft ingesteld, de verdeling van klanten (bedrijven en eenmanszaken), de facturatiewijzen (forfait, voorschot, regie), de btw-periodiciteit en de belangrijkste sectoren.

• Zoekt licht op het web naar vaste kenmerken van je kantoor: de website, de diensten, de specialisaties en eventueel de gegevens in de KBO.

• Vat samen in enkele korte feiten in duidelijke taal, bijvoorbeeld "overwegend forfaitklanten" in plaats van exacte aantallen.

• Bewaart ze in de wiki en vertelt je precies wat er opgeslagen is.

Typisch gebruik: eenmalig bij de start met Claude, en af en toe vernieuwen wanneer er iets wezenlijk verandert.

De skill starten

Je kan ze beginnen met een van deze zinnen:

• Bouw een kantoorprofiel.

• Vul de kantoorcontext aan.

• Wat weet je over ons kantoor?

• Ververs het kantoorprofiel.

• Leer ons kantoor kennen.

Zo verloopt het

1. Wiki bekijken. Claude zoekt eerst wat er al over je kantoor in de wiki staat en of er al een kantoorprofiel is, zodat hij die pagina bijwerkt in plaats van een tweede aan te maken.

2. Overzicht van het kantoor ophalen uit Finibase, binnen de bedrijven waartoe jij toegang hebt.

3. Kantoor bevestigen en web raadplegen. Claude gebruikt de website uit de wiki, of vraagt je ernaar, en leest daar de diensten en specialisaties.

4. Feiten samenstellen. Hij schrijft 4 tot 6 korte, algemene feiten, gegroepeerd per thema (team, klanten, facturatie, sectoren, btw, kantoor zelf). Een thema zonder bruikbare gegevens laat hij weg.

5. Opslaan en melden. Hij bewaart de pagina en meldt wat er staat en dat het zichtbaar is voor het hele kantoor.

Wat je krijgt

• Een wikipagina kantoorprofiel met een handvol duurzame feiten over je kantoor.

• Een melding in het gesprek met precies wat er is opgeslagen.

• Bij een vernieuwing: dezelfde pagina, bijgewerkt per thema. Thema's waarover Claude niets nieuws vond, blijven zoals ze waren.

Waar op letten

• Geen gevoelige cijfers. Er komen geen bedragen, omzet, winst, marges, uurkosten of cijfers per persoon in. Cijfers staan als bandbreedte of afgeronde verhouding.

• Duurzaam geformuleerd. De feiten blijven kloppen ook als een synchronisatie een aantal met enkele verschuift.

• Zichtbaar voor het hele kantoor. De pagina is bewust algemeen gehouden, maar iedereen met toegang tot de wiki ziet ze.

• Geen jaarrekeningen. De skill haalt geen financiële gegevens van je kantoor op.

• Het gaat om je eigen kantoor. Voor de sector of de activiteiten van één klant gebruik je een andere werkwijze.

• Webgegevens bewaart Claude enkel als hij ze gevonden heeft. Hij vult niets aan uit eigen verbeelding.

Werkt het niet?

• Claude kan de wiki niet bereiken: koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude.

• Er ontbreekt een thema (bijvoorbeeld sectoren): dat thema wordt weggelaten als je kantoor er geen gegevens voor heeft ingesteld, zoals een segmentatie voor sectoren.

• Claude zoekt het verkeerde kantoor: geef de naam of website van je kantoor zelf mee in je vraag.

• Er staan nu twee pagina's: vraag Claude om de pagina bij te werken en de overbodige te verwijderen. Een bestaand kantoorprofiel wordt normaal ter plaatse bijgewerkt.