7. Prijsvoorstel: maak een offerte of prijsaanpassing als PDF, met mail en goedkeuringsformulier

Voor je begint

1. Download de skill in Finibase via Instellingen > AI-integraties > Claude skills. Je logt in met je Finibase-account: de skills zijn enkel beschikbaar voor Finibase-klanten. Pak het bestand niet uit: Claude verwacht het zo.

2. Importeer de skill in Claude zoals beschreven in Skills importeren in Claude en zet ze aan.

3. Koppel de Finibase-connector aan Claude met de permissies Relaties en Facturen. Het formulier voor de klant kan enkel een beheerder (ADMIN) aanmaken.

4. Zet je design system op in Claude (zie 13. Je design system opzetten in Claude). De PDF volgt je design system. Heb je er geen, dan gebruikt Claude de pagina Huisstijl in de Finibase Wiki.

5. Zorg dat je bewerkrecht hebt op de Finibase Wiki. Claude bewaart je keuzes en elk voorstel daar.

6. Optioneel: een notetaker die in Claude verbonden is (bijvoorbeeld Caven, Leexi, Fathom, Plaud of Claritalk) als Claude gesprekken met de prospect mag lezen, en een webbrowser om openbare gegevens op te zoeken. Claude kijkt na welke notetakers verbonden zijn en vraagt welke hij mag gebruiken.

7. Voor de PDF heeft Claude een omgeving nodig waarin hij code kan uitvoeren (Python met Playwright en Chromium) en je lettertype. Ontbreekt iets, dan meldt hij dat en stopt hij.

Wat de skill doet

De skill maakt voor een prospect een offerte en voor een bestaande klant een prijsaanpassing, als PDF in je huisstijl, met een vriendelijke inleiding. De prijs komt uit de vaste rekenregels van je kantoor, uitgevoerd door een script, zodat dezelfde gegevens altijd dezelfde prijs geven. Daarnaast:

• zet Claude de mail met de PDF als bijlage klaar als concept in je outbox;

• maakt hij een formulier waarmee de klant het voorstel goedkeurt, een wijziging vraagt of afwijst;

• zet hij automatische herinneringen klaar op dat concept, nog voor je de mail verstuurt;

• bewaart hij elk voorstel met de status en de beslissingen in de Finibase Wiki.

Claude verstuurt zelf nooit een mail. Jij verstuurt ze vanuit de outbox.

De skill starten

Typ /prijsvoorstel gevolgd door de naam van de klant of prospect. Je kan het ook vragen met "Maak een prijsvoorstel voor" en de naam, of "Maak een offerte voor" en de naam.

Zo verloopt het

1. De eerste keer beantwoord je een vragenlijst. Over je prijsberekening (uurtarief, welke diensten, coëfficiënt per sector, prijsafspraken, toeslagen), over prijsaanpassingen (tolerantie, maximale stijging, afronding, ingangsdatum), over de offerte (geldigheid, afzender, aanspreking), het formulier, de herinneringen, je design system en welke bronnen Claude mag gebruiken, waaronder welke van je verbonden notetakers hij gebruikt (of geen). Je antwoorden komen in de Finibase Wiki. Bij een volgende start vraagt Claude enkel of ze nog gelden. Is er sindsdien een notetaker bijgekomen of weggevallen, dan vraagt hij ook de keuze van de notetaker opnieuw.

2. Claude zoekt de relatie. Een prospect krijgt een offerte, een klant een prijsaanpassing. Bij een klant haalt hij het huidige jaarbedrag uit de facturatieschema's. Heeft de relatie nog geen e-mailadres op de fiche, dan vraagt hij het je en stelt hij het voor als wijziging in de goedkeuringswachtrij. Zonder dat adres komt er geen formulier en geen conceptmail.

3. Claude verzamelt gegevens. Uit het gesprek met de prospect in de notetaker die je koos, uit de pagina's van de klant in de Finibase Wiki, uit bijlagen die je uploadt, en uit openbare bronnen: de KBO, de neergelegde jaarrekening bij de Nationale Bank, de website van de onderneming en een gewone zoekopdracht. De openbare gegevens toont hij eerst aan jou. Pas na je bevestiging gebruikt hij ze om de inleiding te personaliseren.

4. Het script rekent de prijs. Je ziet de tabel per dienst, het totaal met en zonder prijsafspraak, en wat nog onzeker is. Jij keurt de prijs goed vóór er een PDF komt.

5. Claude maakt de PDF met vaste sjablonen voor een offerte en voor een prijsaanpassing. Jij keurt de PDF goed.

6. Het formulier en de mail. Claude toont eerst één overzicht: het formulier, de mail met de PDF als bijlage en de herinneringen. Na je ene akkoord zet hij alles in één keer klaar in je outbox. De tekst van de mail is vast. Wil je geen herinneringen, kies dan die optie in het overzicht.

7. De herinnering. De herinneringen staan al klaar op het concept, nog voor je de mail verstuurt. Ze starten gepauzeerd: nadat je de mail hebt verstuurd, hervat een medewerker ze in de outbox. Ze stoppen vanzelf zodra de klant op het formulier antwoordt.

8. Na goedkeuring. Keurt de klant een prijsaanpassing goed, dan stelt Claude de wijziging van het facturatieschema voor in de goedkeuringswachtrij. Hij past niets rechtstreeks aan.

Wat je krijgt

• Een PDF in je huisstijl met inleiding, onderbouwde prijs en de volgende stappen.

• Een conceptmail in je outbox met de PDF als bijlage en de herinneringen in gepauzeerde stand.

• Een formulier met drie knoppen: akkoord, wijziging vragen of niet voor mij.

• Een pagina per voorstel in de map van de prospect of klant in de Finibase Wiki, met de status, de berekening, de bronnen en de beslissingen. Het overzicht (/offertes-en-prijsaanpassingen) toont de status van elk voorstel en linkt naar die pagina.

• Op vraag een scheduled task die openstaande voorstellen opvolgt en je meldt welke bijna verlopen zijn. Zo'n taak stelt nooit vragen, verstuurt niets en past enkel de status van bestaande voorstellen aan. Zo'n taak meldt ook als je notetaker niet meer verbonden is of de set verbonden notetakers gewijzigd is.

Waar op letten

• De prijs komt altijd uit het script, nooit uit het hoofd van Claude. Is een regel niet zeker of ontbreekt er een gegeven, dan stopt de berekening en vraagt Claude het je: er komt geen PDF zolang er open punten zijn.

• Een verlopen prijsafspraak past Claude niet stilzwijgend toe. Hij meldt ze als te herzien.

• Openbare gegevens gaan enkel over de onderneming zelf, nooit over privépersonen, en komen pas in het voorstel na jouw bevestiging.

• Gevoelige inhoud uit een gesprek, zoals gezondheid of geschillen, neemt Claude niet over.

• Claude gokt niet welke notetaker je gebruikt: enkel een notetaker die in de sessie echt verbonden is, kan je kiezen. Je keuze en de notetakers die op dat moment verbonden waren, komen met de datum in de Finibase Wiki.

• De pagina's met tarieven, prijsafspraken en voorstellen zijn enkel zichtbaar met de permissie Facturen.

• Het formulier hoort bij elk voorstel, want de mail en de herinnering verwijzen ernaar. Het heeft geen invoervelden. Wil de klant iets wijzigen, dan kiest hij die knop en neem jij contact op.

• De sjablonen voor de PDF en de mail zijn vast, zodat elk voorstel er hetzelfde uitziet.

Werkt het niet?

• Claude kan het formulier niet maken. Enkel een beheerder (ADMIN) kan formulieren aanmaken. Vraag het een beheerder of laat hem de skill uitvoeren.

• De PDF heeft niet je huisstijl. Controleer je design system en welk design system in je instellingen staat (zie 13. Je design system opzetten in Claude).

• Claude vindt geen gesprek. Is je gekozen notetaker niet meer verbonden, staat de keuze op geen of is er niets gevonden, dan meldt hij dat en gaat hij verder met de andere bronnen.

• Het huidige bedrag van een klant klopt niet. Het komt uit de facturatieschema's. Is dat niet eenduidig, dan vraagt Claude je het bedrag te bevestigen.

• Claude kan de Finibase Wiki of Finibase niet bereiken. Hij meldt dat en stopt, zodat er niets half gebeurt. Probeer het later opnieuw.