5. Klanten opvolgen: tabs "Forfait", "Voorschot" en "Regie"

Forfait, voorschot en regie vragen elk een andere opvolging. Daarom heeft het overzicht voor je klanten drie tabs: Forfait-klanten, Voorschot-klanten en Regie-klanten. Elke tab heeft eigen kengetallen, één grafiek en één tabel met enkel de belangrijkste informatie.

Een klant staat in de tab die past bij het facturatieschema van de huidige standaardopdracht in AdminPulse. Klanten met activiteit maar zonder facturatieschema staan in geen van de drie tabs. Daarover verschijnt een melding met de knop Toon. De cijfers gaan over de laatste twaalf maanden. Die periode staat in de uitleg bovenaan elke tab.

Forfait-klanten: volstaat het forfait nog?

Hier vergelijkt het overzicht het gefactureerde forfait met het werk dat je ervoor geregistreerd hebt.

• Forfaitklanten: het aantal klanten met activiteit in de periode.

• Dekking: het geregistreerde werk (de factureerbare omzetwaarde van de uren) gedeeld door het gefactureerde bedrag.

• Onvoldoende of krap: hoeveel klanten aandacht nodig hebben.

• Tekort bij onvoldoende: het geregistreerde werk min het gefactureerde bedrag, voor de klanten die onvoldoende scoren.

• Prijsaanpassing in opvolging: klanten met een lopende prijsaanpassing of een wijziging die al ingepland is in AdminPulse.

De grafiek toont de dekking per klant, met streepjes bij je normen. Standaard is de dekking toereikend tot 90 procent, krap tot 100 procent en daarboven onvoldoende. Je kiest die grenzen zelf tijdens de vragenlijst. Voor de redenering achter forfaits die niet meer volstaan, zie ook de skill Forfait nacalculatie.

Voorschot-klanten: klopt het voorschot nog?

• Voorschotklanten: het aantal klanten met activiteit.

• Voorschotten gefactureerd: het totaal, met erbij wat al verrekend is.

• Factureerbaar werk: het werk van de periode, zonder wat nooit gefactureerd wordt.

• Verwachte afrekening: het factureerbare werk min wat al gefactureerd of als voorschot betaald is. Is het bedrag positief, dan is het voorschot te laag. Is het negatief, dan is het te hoog.

• Voorschot te laag: hoeveel klanten boven je norm uitkomen.

De grafiek toont de verwachte afrekening per klant. De kleur volgt dezelfde norm als bij forfait.

Regie-klanten: opvolging van werk en schrapping

Bij regie gaat het niet om de prijs, maar om de opvolging: staat er veel werk te wachten op facturatie en wordt er bij het factureren veel geschrapt?

• Regieklanten: het aantal klanten met activiteit.

• Nog te factureren: het onderhanden werk (WIP).

• Geschrapt bij facturatie: de potentiële omzet aan het originele tarief min wat uiteindelijk gefactureerd werd.

• Hoge WIP: klanten waarvan het nog te factureren werk boven je drempel ligt.

• Veel schrapping: klanten waarbij het geschrapte deel boven je drempel ligt.

De grafiek toont de WIP per klant. Standaard geldt een klant als hoog bij 25 procent WIP en 5 procent schrapping. Dat zijn aannames die je zelf aanpast tijdens de vragenlijst. Het zijn geen regels.

Alles is doorklikbaar

Elk getal, elke balk en elke rij klik je door naar de onderliggende gegevens, tot op de individuele registraties en facturen. In het detail van een klant zie je de berekening, de norm en de oorzaak. Met de terugknop ga je een niveau terug. Je sluit met de knop Sluiten, met Escape of door naast het venster te klikken.

Een prijsaanpassing opstellen

Start met /prijsvoorstel en de naam van de klant. Claude haalt het huidige jaarbedrag uit de facturatieschema's van de klant, rekent de prijs uit met je prijsberekening (zie 3. Prijsberekening) en vergelijkt:

• Ligt het verschil binnen je tolerantie (standaard 5 procent), dan blijft de prijs ongewijzigd.

• Ligt het erbuiten, dan stelt Claude een nieuwe prijs voor, begrensd door je maximale stijging en afgerond op het bedrag dat jij kiest (standaard 5 euro).

Je krijgt een PDF in je huisstijl met een vriendelijke inleiding, en een mail als concept in je outbox. De klant keurt goed, vraagt een wijziging of wijst af via een formulier. Meer uitleg staat in 7. Prijsvoorstel.

Wijzigingen gaan via een voorstel

Een nieuw bedrag of schema komt altijd als wijzigingsvoorstel in de goedkeuringswachtrij (zie 8. Wijzigingsvoorstellen: controle houden). Claude past niets rechtstreeks aan. Keurt de klant de prijsaanpassing goed, dan stelt Claude de wijziging van het facturatieschema voor met de ingangsdatum van het voorstel.

De status van een klant

Het tabblad Overzicht toont per klant de status van de prijsaanpassing: twijfelgeval, nodig, verstuurd, aanvaard, doorgevoerd, afgewezen of geen actie nodig. Die status staat op de pagina prijsaanpassing onder de klant in de Finibase Wiki. Het overzicht bepaalt ze niet zelf: jij zet ze, of Claude stelt ze voor en je bevestigt. Zo bewaart Claude ook waarom een klant een bepaald schema heeft, met een herzieningsdatum. Zie 4. Tab Prospecten voor de prospecten.

Wat het overzicht niet toont

• Geen kosten en geen marge, ook niet als ze ingeladen zijn.

• Geen verwachting tot het einde van het jaar.

• Het schema per klant is dat van de huidige standaardopdracht. Een wijziging die nog moet ingaan, staat bij de lopende prijsaanpassingen.

• Heeft je kantoor meer dan ongeveer 375 actieve klanten, dan meldt Claude bij het opleveren dat de cijfers niet alles dekken.