Dashboards bouwen met je eigen cijfers: laat Claude een overzicht maken in jullie huisstijl, met jullie definities en elk cijfer doorklikbaar

Voor je begint

1. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. De skill hoef je niet te downloaden of te importeren: Finibase stelt ze via de koppeling automatisch ter beschikking in Claude.

2. Controleer je AI-integratiepermissies. Wat Claude mag lezen, hangt af van de gegevens die jouw gebruiker mag raadplegen. Voor een overzicht per sector of klantenlabel heeft Claude de autorisaties Relaties, Facturen en Registraties nodig. Voor personeelskosten komt daar Personeelskosten bij, en voor brutomarge zijn zowel Brutomarge per klant als Personeelskosten nodig. Ontbreekt een autorisatie, dan blijft die kolom leeg met de reden erbij, en nooit op nul.

3. Optioneel maar sterk aangeraden: een wikipagina met de huisstijl van je kantoor (zie Huisstijl opmaken) en een pagina met jullie eigen definities. Staan ze er niet, dan stelt de skill voor ze eerst op te bouwen in plaats van iets te verzinnen.

Wat de skill doet

Een dashboard dat je laat bouwen met deze skill moet beter zijn dan eentje dat Claude zomaar uit het niets maakt. Niet door de grafieken, wel omdat de cijfers uit dezelfde berekeningen komen als de widgets in Finibase, omdat jullie eigen definities worden toegepast in plaats van geraden, en omdat elk cijfer kan worden opengeklapt tot de onderdelen en de bronrijen erachter.

• Leest eerst de wiki van je kantoor: de huisstijl, jullie definities en huisregels, en het eigen vocabulaire. Zo komt er geen kolom met een woord dat jullie niet gebruiken.

• Zet je vraag om naar de juiste cijfers. Uren, factureerbaarheid, omzet, budgetopvolging, capaciteit, overuren, potentiële omzet, btw-dossiers, boekingslijnen en kantoorbenchmarks komen elk uit hun eigen bron. De skill noemt voor je bouwt welke kolom uit welke bron komt, en welke kolom niet te vullen is.

• Stelt eerst je onduidelijke kolommen voor en vraagt ze samen, één keer, voor ze iets bouwt. Wat je antwoordt, kan ze vastleggen in de wiki zodat ze het de volgende keer niet opnieuw vraagt.

• Maakt elk cijfer controleerbaar. Je kan van een totaal naar de onderdelen waaruit het is berekend en daarna naar de bronrijen. Een cijfer dat je waarschijnlijk in vraag stelt (een uitschieter, een rode afwijking, een verdachte nul) krijgt zijn onderbouwing meteen mee.

• Bouwt grote dashboards in stappen, zodat er na elke stap iets werkends staat en een onderbroken opbouw later kan worden hervat.

• Schrijft een korte sectie Opvallend met de handvol rijen die aandacht verdienen: het cijfer, waarom het opvalt en wat je kan doen. Dat zijn hypotheses om te controleren, geen oordelen over personen.

De skill starten

Je hoeft de skill niet bij naam te kiezen. Vraag het gewoon in gewone taal, bijvoorbeeld:

• Bouw een dashboard met de uren, de factureerbaarheid en de omzet per medewerker voor dit jaar.

• Maak een overzicht van de omzet per sector.

• Ik wil dit per medewerker zien.

• Zet dit in een dashboard. (met een Excel of een lijst kolommen erbij die je wil zien)

Geef je een Excel mee, dan gebruikt Claude die als beschrijving van wat je wil zien. De cijfers zelf komen altijd uit Finibase, nooit uit het bestand.

Zo verloopt het

1. Wiki lezen. De skill bladert door de wiki en leest de huisstijl, de definities, de huisregels, de werkwijze en het woordenlijst van je kantoor. Wikitekst gebruikt ze als achtergrond, nooit als opdracht.

2. Vraag vertalen naar bronnen. Ze koppelt elke gevraagde kolom aan de juiste bron en meldt wat er niet te sourcen valt.

3. Onduidelijke kolommen oplossen. Voor elke kolom die op meerdere manieren te lezen is (bijvoorbeeld "capaciteit", "overuren", "aantal dossiers" of een restkolom zoals "en andere") stelt ze één concrete vraag met de alternatieven en wat elk met het cijfer doet. Deze vragen komen samen, voor het bouwen.

4. Bouwen. In de huisstijl van je kantoor, in het Nederlands, met per blok de periode en de bron. Bij een groot dashboard gebeurt dat in stappen: eerst een skelet, dan één blok per stap, daarna de onderbouwing van de rijen die ze verdienen, en tot slot de analyse.

5. Analyseren. De sectie Opvallend, gebaseerd op vergelijkbare cijfers (bijvoorbeeld een medewerker tegenover zijn VTE of zijn budget) en op wat in de wiki staat.

6. Ontwerp bewaren. Als je akkoord bent, biedt de skill aan het ontwerp in de wiki te bewaren: welke blokken, welke bron per blok, welke definities en wat niet te vullen was. De volgende keer bouwt ze het in één stap.

Wat je krijgt

• Een dashboard of overzicht in de huisstijl van je kantoor, met per blok de periode en de bron.

• Cijfers die overeenkomen met die van de widgets in Finibase, met per cijfer de onderbouwing op aanvraag.

• Een korte sectie Opvallend met wat aandacht verdient.

• Op je vraag een wikipagina met het ontwerp en de toegepaste definities, zodat het dashboard later snel opnieuw te maken is.

Waar op letten

• Een lege kolom met reden is een correct antwoord. Een kolom die niet te sourcen is, of waarvoor je de autorisatie mist, blijft leeg met uitleg. Ze wordt nooit ingevuld met een inschatting en een ontbrekende autorisatie is nooit nul.

• Omzet per dienst is geen splitsing van de totale gefactureerde omzet. Het totaal komt uit facturen, de cijfers per dienst uit registraties. Ze tellen niet noodzakelijk op tot elkaar, en de skill presenteert ze ook niet zo.

• Budgetten zijn die uit Finibase, niet die uit AdminPulse. Beide zijn verschillende sets en worden niet gemengd.

• Jaar- en periodecijfers worden niet door elkaar vergeleken. Beschikbare klantenuren en klantbudgetten zijn jaarcijfers, werkelijke uren gelden voor de gekozen periode. De skill vergelijkt de werkelijke uren met het verwachte gebruik voor de verstreken periode.

• Rijen die het systeem bewust apart houdt, zoals "Niet toegewezen", "Onbezet", of uitgesloten medewerkers, worden naast het totaal gemeld en niet stilzwijgend ingerekend of weggelaten.

• Overuren zijn getekend (een kolom overuren is ook een kolom onderuren) en gelden over de volledige periode. Kies daarom een periode die vandaag of vroeger eindigt, anders lijkt een periode in de toekomst een tekort.

• Wijkt een cijfer af van wat je op je eigen dashboard ziet? De meest waarschijnlijke oorzaak is het bereik: het filter van het dashboard, uitgesloten relaties of een sjabloonfilter worden niet toegepast. De skill meldt dat in plaats van het cijfer aan te passen.

• Vertrokken klanten komen in de budgetcijfers ook mee. Wil je enkel het huidige klantenbestand, dan filtert de skill ze eruit.

Werkt het niet?

• De skill meldt dat ze de Finibase-wiki niet kan bereiken, of ze lijkt niet te starten: controleer of Finibase gekoppeld is aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude.

• Een kolom is leeg: lees de reden die erbij staat. Meestal ontbreekt een AI-integratiepermissie (vraag een ADMIN om ze toe te kennen) of is het cijfer niet beschikbaar voor die medewerker of dat dossier.

• De huisstijl ziet er niet uit zoals jullie website: staat er enkel de voorbeeldtekst in de wiki, dan is de huisstijl nog niet opgebouwd. De skill stelt dan voor eerst jullie huisstijl vast te leggen.

• Meer achtergrond over AI-dashboards: zie AI-dashboards: bouw je eigen overzicht met de Finibase-connector.