Forfait nacalculatie: vind de forfaits die niet meer volstaan, met voorstel en conceptmails

Voor je begint

1. Download de skill in Finibase via Instellingen > AI-integraties > Claude skills (app.finibase.com/settings/ai-integrations). Je logt in met je Finibase-account: de skills zijn enkel beschikbaar voor Finibase-klanten. Pak het ZIP-bestand niet uit: Claude verwacht het zo.

2. Importeer de skill in Claude zoals beschreven in Skills importeren in Claude, en zet ze aan in Customize > Skills. Voor een Team- of Enterprise-account zet een beheerder de skill best meteen klaar voor het hele kantoor via Organization settings > Plugins & skills > Add > Upload a skill.

3. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude, met de AI-integratiepermissies Relaties, Facturen en Registraties.

Verder heb je nodig:

• Een afgeronde eerste synchronisatie. Staat de connector pas aan, dan wacht de skill tot de registraties en facturen binnen zijn, en maakt ze geen dashboard op halve data.

• Code execution and file creation aan in Claude. Zonder kan de skill niet rekenen.

• Optioneel: de Microsoft 365-connector of de Gmail-connector voor de conceptmails. Ontbreekt die, dan stelt de skill voor om ze te koppelen en staan de mailteksten intussen in het dashboard.

• Optioneel: je huisstijl in de Finibase-wiki. Zonder gebruikt het dashboard een neutrale stijl.

Wat de skill doet

Leg per forfaitklant het gefactureerde forfait naast het werk dat je binnen dat forfait deed, aan je gewone tarieven. De skill Forfait nacalculatie vindt de klanten waar het forfait niet meer volstaat, maakt bij een tussentijdse controle een prognose tot het jaareinde, stelt per klant een nieuw forfaitbedrag voor en zet de mails klaar als concept. Je importeert de skill één keer, daarna start je ze met één zin.

• Vergelijkt forfait en werk. Per forfaitklant: het forfait volgens het facturatieschema, wat je daarvan effectief gefactureerd hebt, en de waarde van de registraties binnen forfait aan je gewone tarieven. Facturen en registraties van een facturatiegroep tellen bij de hoofdklant.

• Vindt de uitspringers per vennoot of dossierbeheerder. Je kiest zelf de rol en of je de top 5 of top 10 per persoon wil zien.

• Maakt de nuance bij een mid-year review. Een klant waarvan het jaarwerk al achter de rug is, zit tijdelijk boven zijn forfait. De skill kijkt welke afsluitingstaken al afgewerkt zijn en hoe het werk vorig jaar verliep, en maakt zo een prognose tot het jaareinde. Zo lees je een piek niet als een structureel tekort.

• Kijkt naar het werkvolume. Per klant de evolutie over de voorbije jaren van de boekingslijnen in Silverfin, de documenten uit het boekhoudpakket via Silverfin en de documenten in Yuki. Een stijgend volume is een objectief argument dat een prijsaanpassing verantwoord is.

• Stelt een nieuw forfait voor. Per uitspringer een oordeel (aanpassen, aanpassen met nuance, eerst uitzoeken of geen actie), het voorgestelde maandbedrag en de omzetimpact per jaar.

• Bouwt een dashboard in je huisstijl, doorklikbaar tot op maand, prijslijstitem, factuur en taak.

• Zet mails klaar als concept in Outlook of Gmail: eerst een interne mail per verantwoordelijke, na hun akkoord een mail per klant. Er wordt nooit iets verstuurd.

• Onthoudt jullie keuzes in de Finibase-wiki, zodat de volgende run meteen goed zit.

De skill starten

Typ / in een gesprek en kies forfait-nacalculatie, of typ gewoon een van deze zinnen. Zet erachter wat je wil, in gewone taal.

• /forfait-nacalculatie Een tussentijdse controle van 1 januari tot het einde van vorige maand, met de instellingen van je kantoor.

• forfait nacalculatie opzetten De eerste keer op je kantoor: de skill overloopt samen met jou de keuzes (zie hieronder).

• mid-year review of hoe staan de forfaits ervoor Een tussentijdse controle.

• prijscontrole, prijsaanpassingen of welke forfaits moeten omhoog De nadruk ligt op de voorstellen en de omzetimpact.

• /forfait-nacalculatie volledig 2025, per dossierbeheerder, top 10 Een nacalculatie over het vorige jaar, met een andere indeling, enkel voor deze keer.

• /forfait-nacalculatie zet de klantmails klaar Nadat de verantwoordelijken de voorstellen goedkeurden.

De eerste keer: zo verloopt het

De eerste keer stelt de skill enkel de vragen die je data niet kan beantwoorden, in hoogstens drie rondes.

1. Gereedheidscheck. De skill controleert zonder vragen de permissies, de synchronisatie, de prijslijst, de mailconnector en de huisstijl, en toont het resultaat als tabel.

2. Ronde 1: vier startvragen. Tussentijds of volledig jaar, per welke rol je indeelt (met per rol hoe goed die ingevuld is bij jullie forfaitklanten), top 5 of top 10, en of je mails wil. De aanbevolen keuze staat telkens eerst.

3. Het eerste dashboard. De skill haalt de data op, beoordeelt de uitspringers en publiceert het dashboard.

4. Ronde 2: open vragen van jullie kantoor. Enkel keuzes die de cijfers veranderen, bijvoorbeeld of jullie het forfait vooraf per kwartaal factureren, of welke schema's een forfait zijn. Weet je het niet, dan blijft de standaard en komt de vraag later terug.

5. Ronde 3: alles bevestigen. Opslaan in de wiki, het ritme van de nacalculatie en de interne conceptmails, in één keer.

Aanspreekvorm, ondertekening en ingangsdatum van een nieuw forfait vraagt de skill niet: ze noemt de standaard (je, jouw naam, 1 januari) en past aan als je iets anders zegt.

Wat je krijgt

• Een dashboard met de kerncijfers, wat een aanpassing oplevert, de uitspringers per vennoot of dossierbeheerder met het voorgestelde forfait en de impact per jaar, de verwachting tegen het jaareinde en een tabel van alle forfaitklanten. Elke klant opent tot op maand, prijslijstitem, factuur en taak. Hoe je het leest, staat hieronder.

• Per uitspringer een oordeel met uitleg in woorden, dat je kan aanpassen voor er iets naar de klant gaat.

• Conceptmails: een interne mail per verantwoordelijke en, na hun akkoord, een mail per klant met de objectieve cijfers en het voorstel.

• In de Finibase-wiki: de pagina processen/forfait-nacalculatie met jullie keuzes, een analysepagina per run (zonder bedragen), een notitie per betrokken klant en een auditlog van de aangemaakte concepten.

Zo lees je het dashboard

De kerncijfers

• Forfait volgens schema: het maandbedrag uit het facturatieschema (bedrag maal het aantal facturen per jaar, gedeeld door twaalf), voor elke maand waarin het schema liep.

• Gefactureerd forfait: de facturen van het type forfait in de periode, met de creditnota's verrekend.

• Binnen forfait geregistreerd: de registraties op prijslijstitems die op "binnen forfait" staan, aan je gewone tarieven. Dat is de regiewaarde: wat dat werk in regie had opgebracht. Enkel de maanden waarin het forfait liep tellen mee, en interne items (niet factureerbaar) tellen niet.

• Dekking: de regiewaarde gedeeld door het forfait. Boven 100% deed je meer werk dan het forfait betaalt.

Het forfait waarmee de skill vergelijkt, is normaal wat je gefactureerd hebt. Wijkt de facturatie meer dan 25% af van het schema, dan vergelijkt ze met het schema en meldt ze waarom: niet gefactureerd, achterstand of vooraf gefactureerd (normaal bij facturatie per kwartaal of per jaar vooraf). Facturen en registraties van een facturatiegroep tellen bij de hoofdklant.

Wat het oplevert als je aanpast

Dit blok gaat over de klanten die tegen het jaareinde boven hun forfait uitkomen.

• De voorstellen in het dashboard: de som van de voorgestelde forfaits, per jaar.

• Drie scenario's: elk forfait naar de regiewaarde (100% dekking), of elke prijs maximaal +50%, of maximaal +25%. Per scenario zie je wat de forfaitomzet wordt, per jaar en per maand, en hoeveel procent dat gemiddeld hoger is.

• Tegenover het hele kantoor: wat de extra omzet betekent tegenover de volledige forfaitomzet, zonder nieuwe klant en zonder extra werk.

• Wat je per uur verdient: het forfait gedeeld door de uren die je dit jaar op die klanten verwacht, vandaag, na de aanpassing en aan je regietarieven. Een forfait is een vaste prijs: meer werk brengt niets extra op, het verlaagt wat elk uur oplevert. Werk binnen forfait is dus nooit "nog te factureren".

• Per vennoot of dossierbeheerder: bij wie die extra omzet zit.

Verwachting tegen het jaareinde

Bij een tussentijdse controle maakt de skill per klant een prognose. Ze trekt het lopende werk door naar twaalf maanden en telt het jaarwerk (jaarrekening, vennootschapsbelasting, personenbelasting) één keer. Is de afsluitingstaak al afgewerkt, dan zit het jaarwerk al in de cijfers. Staat ze nog open, dan rekent de skill het jaarwerk van vorig jaar erbij. De prognose legt ze naast het jaarforfait, met een marge van 10% voor kleine schommelingen.

De tegels tellen de klanten per verwachting. In het diagram is elk bolletje een klant, op zijn prognose als percentage van het forfait: rechts van de lijn op 100% is het forfait te krap. Klik op een tegel of een bolletje om de klanten te openen.

• Structureel ontoereikend: de prognose ligt boven het forfait, en vorig jaar ook.

• Ontoereikend verwacht: de prognose ligt boven het forfait, maar vorig jaar bevestigt dat nog niet.

• Piek, verwacht rechtgetrokken: tot nu meer werk dan het forfait, maar tegen het jaareinde binnen het forfait, bijvoorbeeld omdat het jaarwerk al achter de rug is.

• Binnen forfait verwacht: geen actie nodig.

• Te kort voor een prognose: het forfait liep minder dan drie maanden.

Uitspringers, voorstel en oordeel

• Uitspringers zijn klanten met meer werk dan forfait, een forfait van minstens € 50 per maand, en een forfait dat bijna de hele periode liep. Ze staan per vennoot of dossierbeheerder, gesorteerd op het verschil.

• Het voorgestelde forfait is de prognose per jaar, gedeeld door twaalf en naar boven afgerond op € 5. Lag er ook vorig jaar een tekort, dan begrenst de skill het voorstel op het werk van vorig jaar.

• Het oordeel per uitspringer: aanpassen, aanpassen met nuance, eerst uitzoeken of geen actie. Staat er "regelvoorstel", dan is het een eerste voorstel dat nog beoordeeld moet worden.

Werkvolume

Per bron zie je de afgesloten jaren, de evolutie over hoogstens vier jaar en tegenover het jaar waarin het forfait startte. Een bron is stijgend vanaf 15% groei over die jaren. Over de bronnen heen is het volume stijgend als minstens één bron stijgt en geen enkele daalt, en "gemengd" als de bronnen elkaar tegenspreken. Een boekjaar korter of langer dan twaalf maanden wordt herleid naar twaalf maanden.

Standaarden aanpassen voor je kantoor

Alles wat bij jullie anders is dan de standaard, staat op de wikipagina processen/forfait-nacalculatie. Die pagina wint altijd van de skill. Wil je bijvoorbeeld altijd een top 10, een maximale verhoging van 25% per keer, of klantmails zonder voorafgaande goedkeuring, vraag het dan in een gesprek of pas de pagina zelf aan. De skill meldt een instelling die ze niet kent, dus een tikfout breekt niets.

De mailteksten pas je aan op e-mailsjablonen/forfait-nacalculatie-klant en e-mailsjablonen/forfait-nacalculatie-intern.

Waar op letten

• Regiewaarde, geen kostprijs. Het werk binnen forfait is gewaardeerd aan je verkooptarieven. Een voorstel staat "in verhouding tot het werk"; de interne kost zit niet in deze cijfers.

• Een tussentijdse controle is geen jaarcijfer. Kijk bij elk oordeel naar de verwachting tegen het jaareinde, niet enkel naar het verschil tot nu.

• Facturatie is een aparte bevinding. Is een forfait niet of achter gefactureerd, dan meldt de skill dat naast het oordeel over de prijs.

• Veel werk in de laatste maanden? Dan trekt een prognose een piek door. De skill zet die klanten op "eerst uitzoeken" zonder voorstel, tot duidelijk is of het om inhaalwerk of laat ingegeven registraties gaat.

• Er wordt nooit iets verstuurd. Mails staan als concept in je map Concepten. Versturen blijft altijd een handeling van jezelf.

Werkt het niet?

• De skill start niet: start ze expliciet met /forfait-nacalculatie en controleer in Customize > Skills dat de schakelaar aan staat.

• De skill meldt een ontbrekende permissie: zet de AI-integratiepermissie Facturen of Registraties aan in Finibase en probeer opnieuw.

• Binnen forfait is overal nul: jullie prijslijstitems staan niet op "binnen forfait". De skill vraagt dan welke codes binnen het forfait vallen.

• Bijna iedereen staat onder "Niet toegewezen": kies een andere rol voor de indeling; de skill toont welke rol het best ingevuld is.

• De Microsoft 365-connector geeft een fout: vaak moet een beheerder de connector eerst goedkeuren voor de organisatie. Intussen staan de mailteksten in het dashboard.