Registratiecontrole: vind registraties onder de minimumduur of niet afgerond, zie de extra omzet per klant en zet correcties klaar ter goedkeuring

Voor je begint

1. Download de skill in Finibase via Instellingen > Claude skills (https://app.finibase.com/settings/claude-skills). Je logt in met je Finibase-account: de skills zijn enkel beschikbaar voor Finibase-klanten. Pak het bestand niet uit: Claude verwacht het zo.

2. Importeer de skill in Claude zoals beschreven in Skills importeren in Claude, en zet ze aan in Customize > Skills. Voor een Team- of Enterprise-account zet een beheerder de skill best meteen klaar voor het hele kantoor via Organization settings > Plugins & skills > Add > Upload a skill.

3. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. De skill leest je registraties en je wiki, en bewaart daar de afspraken van je kantoor.

Verder heb je nodig:

• De machtiging Registraties in Finibase. Die staat standaard uit: zonder deze machtiging kan de skill geen registraties lezen en stopt ze meteen met een duidelijke melding.

• Code execution and file creation aan in Claude. De skill rekent de afronding in code uit en bouwt het dashboard.

• Een ingevulde huisstijl in de wiki is handig, want het dashboard volgt die. Is ze nog niet ingevuld, dan gebruikt de skill een licht thema met het lettertype Inter en bied ze aan om de huisstijl aan te vullen.

Wat de skill doet

Zodat geen enkele korte of onafgeronde registratie ongemerkt op de factuur belandt. De skill Registratiecontrole zoekt alle factureerbare registraties buiten forfait die nog niet definitief gefactureerd zijn, en toetst ze aan de regel van je kantoor: een minimumduur (standaard 15 minuten) en een afronding naar boven op een vast veelvoud (standaard 5 minuten). Ze doet dit voor twee soorten registraties:

• Open registraties: nog niet gekoppeld aan een factuur of factuurvoorstel.

• Registraties op een factuurvoorstel: al opgenomen op een openstaand factuurvoorstel, maar nog niet definitief gefactureerd.

• Stelt de regel de eerste keer samen met een korte vragenlijst (minimumduur, deelbaar door, naar boven afronden, periode, uitzonderingen, wat er na het dashboard gebeurt) en bewaart ze in de wiki. Een volgende keer vraagt ze enkel of de instellingen nog gelden.

• Haalt de registraties van de gekozen periode op en rekent per registratie uit wat de duur en het bedrag worden na afronding.

• Toont altijd een dashboard in de huisstijl van je kantoor, ook als er niets mis is. Bovenaan staat de extra omzet door de wijziging, gevolgd door het verschil voor en na aanpassing in uren en euro, per klant, apart voor open registraties en registraties op een factuurvoorstel.

• Zet de correcties klaar ter goedkeuring in de review-wachtrij, pas nadat jij hebt gekozen welke. Ze schrijft nooit rechtstreeks naar AdminPulse.

• Past registraties op een factuurvoorstel aan via de gefactureerde waarden. De registratie zelf blijft ongewijzigd, zodat je altijd kan vergelijken met het origineel. Open registraties past ze zelf aan.

• Biedt een scheduled task aan, wekelijks of maandelijks vlak voor de factureerperiode, die telkens het dashboard bijwerkt.

Typisch gebruik: vlak voor de maandelijkse facturatie, of wanneer je wil weten hoeveel omzet er blijft liggen door korte of onafgeronde registraties.

De skill starten

Typ / in een gesprek en kies registratiecontrole, of typ gewoon een van deze zinnen.

• /registratiecontrole Controleer onze registraties van de laatste 92 dagen op minimumduur en afronding. Toon het dashboard met de extra omzet per klant en vraag daarna welke correcties je mag klaarzetten.

• controleer onze registraties op de minimumduur De korte versie. De skill volgt dezelfde werkwijze.

• hoeveel omzet laten we liggen door onafgeronde registraties? Dezelfde skill, met de nadruk op het dashboard.

Zo verloopt het

1. Wiki lezen. De skill leest de huisregels en de huisstijl van je kantoor en de pagina Overzicht: Registratiecontrole onder Processen. Staat die er, dan toont ze de bewaarde instellingen in een korte tabel en vraagt ze of ze nog gelden.

2. De eerste keer: vragenlijst. In maximum twee rondes vraagt ze de minimumduur, de deler, de afronding, de periode, de uitzonderingen, wat er na het dashboard moet gebeuren, wie de voorstellen goedkeurt en of er een scheduled task komt. Overal is er een aanbevolen keuze. Na een laatste bevestiging schrijft ze de keuzes in de wiki.

3. Registraties ophalen. Ze haalt de registraties van de periode op, volledig en in delen van maximaal 92 dagen, en controleert dat de gegevens volledig en consistent zijn.

4. Berekenen. Ze bepaalt per registratie of ze open is of op een factuurvoorstel staat, past de uitzonderingen toe en rekent in code de nieuwe duur en het nieuwe bedrag uit. Ze telt per reden hoeveel registraties ze heeft overgeslagen.

5. Dashboard. Ze bouwt en publiceert het dashboard als privé artifact. Het script wordt eerst in een gesimuleerde pagina getest, zodat je nooit een lege pagina krijgt. Bij een volgende uitvoering werkt ze hetzelfde dashboard bij.

6. Correcties kiezen. Je kiest of ze alle afwijkende registraties klaarzet, enkel de open, enkel die op een factuurvoorstel, of niets.

7. Voorstellen klaarzetten. Ze dient de voorstellen in, gegroepeerd per soort, en meldt precies hoeveel er klaarstaan en waar je ze vindt. Jij keurt ze goed in de widget Controle wijzigingsvoorstellen, in batches van maximaal 15.

8. Afronden. Ze schrijft een analysepagina (enkel aantallen, geen bedragen) en een regel in het logboek in de wiki, en biedt de scheduled task aan.

Wat je krijgt

• Een dashboard met de extra omzet bovenaan, het verschil voor en na aanpassing, een grafiek en een sorteerbare tabel per klant met alle afwijkende registraties uitklapbaar.

• Voorstellen in de review-wachtrij, klaar om goed te keuren. Zie Controle wijzigingsvoorstellen.

• Een wikipagina Overzicht: Registratiecontrole onder Processen met jullie regel en de afbakening, een analysepagina per uitvoering met aantallen en percentages, en een regel in het logboek.

• In het gesprek een korte samenvatting: hoeveel extra omzet de wijziging oplevert, over hoeveel registraties en klanten, verdeeld over open registraties en registraties op een factuurvoorstel.

Waar op letten

• Er verandert niets zonder jouw akkoord. De skill zet enkel voorstellen klaar. Pas na jouw goedkeuring in de review-wachtrij gaan ze naar AdminPulse. Ook in een scheduled task schrijft ze niet rechtstreeks weg en verstuurt ze geen mails.

• Naar boven afronden verhoogt de factureerbare tijd en de omzet. Dat is de eigen norm van je kantoor, zoals vastgelegd in de wiki. De skill verzint geen andere regel.

• Definitief gefactureerde registraties blijven buiten schot. Ook registraties binnen forfait en niet-factureerbare registraties worden overgeslagen. Het dashboard toont hoeveel het er per reden zijn.

• Kijk het factuurvoorstel na. Na een aanpassing op een factuurvoorstel herberekent AdminPulse de lijn en de totalen. Controleer het voorstel daarna, en ook de tijdvelden van aangepaste open registraties.

• Een registratie die intussen veranderde, wordt geweigerd. Is een registratie ondertussen gefactureerd of van factuurvoorstel veranderd, dan haalt de skill ze opnieuw op en meldt ze het.

• Er komen geen bedragen in de wiki. Euro-bedragen staan enkel in het dashboard en het gesprek, de wiki bevat enkel aantallen, minuten en percentages.

• Een volle wachtrij stopt de skill. Lukt het niet om alles in te dienen, dan meldt ze hoeveel er klaarstaan en hoeveel nog open zijn, en zet ze de rest klaar nadat je de wachtrij hebt verwerkt.

Werkt het niet?

• De skill start niet: start ze expliciet met /registratiecontrole en controleer in Customize > Skills dat de schakelaar aan staat.

• De skill meldt dat ze geen registraties mag lezen: vraag aan een beheerder om de machtiging Registraties in Finibase aan te zetten.

• De skill meldt dat ze de Finibase-wiki niet kan bereiken: koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in het artikel hierboven.

• Het dashboard is leeg: vraag de skill om het dashboard opnieuw te bouwen en te testen. Een lege pagina publiceert ze niet.

• Je ziet geen afwijkingen terwijl je ze verwacht: controleer de periode, de minimumduur en de uitzonderingen in de wikipagina, en kijk in het dashboard hoeveel registraties er per reden zijn overgeslagen.

• Je wil een andere regel of periode: vraag de skill om de instellingen te herzien. Ze past de wikipagina aan na je akkoord. Is de laatste herziening ouder dan 6 maanden, dan meldt ze dat zelf bovenaan het rapport.