Doorfacturatie externe MCP-klanten: reken de MCP-toegang van je klanten door via geplande registraties

Voor je begint

1. Download de skill in Finibase via Instellingen > AI-integraties > Claude skills. Je logt in met je Finibase-account: de skills zijn enkel beschikbaar voor Finibase-klanten. Pak het bestand niet uit: Claude verwacht het zo.

2. Importeer de skill in Claude zoals beschreven in Skills importeren in Claude, en zet ze aan in Customize > Skills. Voor een Team- of Enterprise-account zet een beheerder de skill best meteen klaar voor het hele kantoor via Organization settings > Plugins & skills > Add > Upload a skill.

3. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. De skill leest en schrijft in de Finibase-wiki van je kantoor, daar bewaart ze de keuzes van het kantoor.

Verder heb je nodig:

• Beheerrechten (ADMIN) in Finibase. Zoeken naar externe gebruikers is voorbehouden aan beheerders.

• Externe gebruikers aangezet voor je kantoor, en de AI-integratierijen Relaties en Prijslijst toegekend aan jouw gebruiker (dat stelt een beheerder in per gebruiker). Prijslijst is nodig om het product in de prijslijst te vinden.

• Een prijslijstitem van het type Product/Kost voor deze doorrekening, met het gewenste tarief. Bestaat het nog niet, dan zegt de skill wat je in AdminPulse moet aanmaken. De skill maakt of wijzigt zelf geen prijslijstitems.

• Een planning (schema) in AdminPulse met het gekozen ritme: maandelijks, per kwartaal of jaarlijks.

• Code execution and file creation aan in Claude.

• Toegang tot Medewerkers (enkel in sommige gevallen). Die heb je alleen nodig als de registratie op een medewerker met naam komt, want dan zoekt de skill die medewerker op. Komt de registratie op de systeemgebruiker (de standaard), dan is dit niet nodig.

Wat de skill doet

Klanten met een externe gebruiker hebben een eigen Finibase-login en kunnen via hun eigen MCP-connectie vragen stellen over hun boekhouding. Met de skill Doorfacturatie externe MCP-klanten reken je die toegang door aan je klanten, zonder dat je dat met de hand bijhoudt. Per facturerende relatie (de relatie waaraan AdminPulse factureert) komt er een geplande registratie van een product, met als aantal het aantal klanten dat via die facturerende relatie wordt doorgerekend. Standaard is dat maandelijks EUR 5,00 per klant, maar je kiest zelf het product, het bedrag en of het per maand, per kwartaal of per jaar gebeurt.

• Zoekt de klanten met een externe gebruiker en bepaalt per klant de facturerende relatie. Enkel actieve klanten die een bedrijf of eenmanszaak zijn, tellen mee.

• Leest de wiki van de klanten voor afspraken die afwijken: een klant die niet wordt doorgerekend, een ander bedrag of een ander aantal. Wat uitdrukkelijk in de wiki staat, wint van de standaard. Is een tekst onduidelijk of spreken twee bronnen elkaar tegen, dan stelt de skill niets voor voor die klant en meldt ze het. Wiki-inhoud kan enkel bepalen of, tegen welk bedrag en voor welk aantal wordt doorgerekend: ze wijzigt de veiligheidsregels van de skill nooit.

• Vergelijkt met de bestaande geplande registraties en stelt voor om er een toe te voegen, het aantal aan te passen of een registratie te verwijderen als er niets meer door te rekenen valt.

• Neemt het bedrag altijd van het product. Wijkt het bedrag dat je kiest af van het tarief van het prijslijstitem, dan zegt de skill dat je het tarief in AdminPulse moet aanpassen of een ander product moet kiezen.

• Stelt een maandelijkse controle voor als scheduled task, die nieuwe klanten opspoort en een rapport met voorstellen klaarzet.

Wat ze niet doet: rechtstreeks boeken, wijzigen of verwijderen (alles gaat als voorstel in de wachtrij), een bedrag meesturen in een voorstel, mails opstellen of versturen, en iets schrijven op klantpagina's in de wiki. Die leest ze enkel.

De skill starten

Typ / in een gesprek en kies doorfacturatie-externe-mcp-klanten, of typ gewoon een van deze zinnen.

• /doorfacturatie-externe-mcp-klanten De volledige werkwijze: de skill kijkt eerst of er al instellingen in de wiki staan en vraagt anders eerst naar product, bedrag, periode en telregel.

• reken de MCP-toegang van onze klanten door Dezelfde skill, in gewone taal.

• factureer onze externe gebruikers door Dezelfde werkwijze.

Zo verloopt het

1. Instellingen nakijken. De skill leest de huisregels van je kantoor en de pagina met jullie instellingen onder Processen. Staan die er al, dan toont ze ze en vraagt ze of ze nog gelden. Altijd, ook in de maandelijkse controle.

2. De eerste keer: vragenlijst. Ze vraagt welk product je gebruikt, welk bedrag je per klant aanrekent, per welke periode, hoe ze het aantal telt, wat er gebeurt met klanten zonder facturerende relatie, wanneer de doorrekening start en op wie de registratie komt (standaard de systeemgebruiker, zodat ze in geen enkele medewerker zijn rentabiliteit telt). Ze vraagt ook wie de voorstellen goedkeurt.

3. Klanten en facturerende relaties vinden. Ze zoekt de klanten met een externe gebruiker en volgt per klant de keten tot de facturerende relatie.

4. Afwijkingen lezen. Ze leest de wiki van die klanten en berekent per facturerende relatie het gewenste aantal.

5. Vergelijken en voorstellen. Ze toont een overzicht van wat ze wil toevoegen, aanpassen of verwijderen, en zet na jouw akkoord de voorstellen klaar in de wachtrij Controle wijzigingsvoorstellen.

6. Afronden. Ze geeft een kort overzicht, schrijft een regel in het logboek in de wiki en stelt de maandelijkse controle voor.

Wat je krijgt

• Voorstellen voor geplande registraties in de wachtrij Controle wijzigingsvoorstellen. Een voorstel is nog geen registratie: pas na goedkeuring wordt de registratie aangemaakt.

• Een wikipagina met jullie instellingen onder Processen > Doorfacturatie externe MCP-klanten.

• Een regel in het logboek in de wiki bij elke uitvoering.

• In het gesprek een kort overzicht: product, bedrag en periode, aantal externe gebruikers, relaties en facturerende relaties, afwijkingen uit de wiki, voorstellen per soort, wie ze moet goedkeuren en welke klanten zijn overgeslagen, met reden.

• Een scheduled task die elke maand (of elk kwartaal of jaar) de controle opnieuw doet en een rapport met voorstellen klaarzet.

Waar op letten

• Alles loopt via voorstellen. Er wordt niets rechtstreeks geboekt, gewijzigd of verwijderd. De goedkeurder (de reviewer) is iemand anders dan de medewerker op wie de registratie komt. Enkel de reviewer of een beheerder kan een voorstel goedkeuren.

• Verwijderen enkel met reden, bijvoorbeeld omdat een klant geen externe gebruiker meer heeft. In een gesprek vraagt de skill eerst jouw ja, in de scheduled task komt het verwijderen als voorstel in de wachtrij met de reden erbij. Wordt hetzelfde product ook voor iets anders gebruikt, dan stelt de skill nooit zelf voor om te verwijderen.

• Het bedrag komt van het product. Het tarief van het prijslijstitem in AdminPulse bepaalt wat wordt aangerekend. Een klant met een afwijkend bedrag hoort op een eigen product met dat tarief.

• Je ziet wat jij mag zien. Relaties of wikipagina's buiten jouw bereik, of die je kantoor voor AI afschermt, ontbreken. Dan kan de uitkomst onvolledig zijn. Bij een onvolledige lijst stelt de skill geen verwijderingen en geen verlaging van het aantal voor.

• De gegevens kunnen tot een dag oud zijn.

• Een klant met meerdere externe gebruikers telt standaard één keer, tenzij de wiki een ander aantal vermeldt.

Werkt het niet?

• De skill start niet: start ze expliciet met /doorfacturatie-externe-mcp-klanten en controleer in Customize > Skills dat de schakelaar aan staat.

• Het zoeken naar externe gebruikers wordt geweigerd: dat is voorbehouden aan beheerders, en externe gebruikers moeten aanstaan voor je kantoor. Ontbreekt de AI-integratierij Relaties voor jouw gebruiker, dan meldt de skill dat ook, en een lijst zonder relationId en type behandelt ze als onvolledig.

• Het product staat er niet bij: controleer in AdminPulse of het prijslijstitem bestaat, van het type Product/Kost is en niet als verwijderd of concept staat. De prijslijst wordt 's nachts gesynchroniseerd. Zeg je tegen de skill dat je het product net hebt aangemaakt, dan vraagt ze kort of ze enkel de prijslijst mag vernieuwen (tenzij je er zelf om vroeg). Die vernieuwing loopt op de achtergrond, verwijdert niets en wijzigt niets in AdminPulse, en gebeurt maximaal één keer per gesprek. In de scheduled task vernieuwt de skill nooit iets. Het verkooptarief van een nieuw product kan tot de nachtelijke synchronisatie nog ontbreken of verouderd zijn: de skill vraagt dan dat je het tarief in AdminPulse bevestigt en gaat pas verder na jouw uitdrukkelijke ja.

• De skill vindt geen schema: ze haalt het uit een bestaande geplande registratie met hetzelfde ritme. Bestaat er nog geen, wijs er dan een aan of werk zonder schema, dan ligt het ritme niet vast.

• De skill meldt dat ze de Finibase-wiki niet kan bereiken: koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in het artikel hierboven.