Definities vastleggen: leg vast wat jullie eigen kolommen en begrippen betekenen, zodat elk dashboard ze correct gebruikt

Voor je begint

1. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. Er valt niets te downloaden of te importeren: Claude haalt de skill zelf op via de koppeling.

2. Je moet in de wiki kunnen schrijven. De definities komen op een wikipagina te staan die het hele kantoor kan lezen. Meer over de wiki lees je in De Finibase-wiki.

3. Kom met een concreet geval. De skill werkt het best met een vraag waar de betekenis van een kolom of begrip een cijfer verandert, bijvoorbeeld een dashboard dat je wil laten bouwen.

Wat de skill doet

Kantoren vragen vaak om kolommen die in de gegevens niet bestaan, zoals "omzet boekhouding" of "productieve uren". De cijfers zijn er wel, maar niet wat jullie ermee bedoelen. De skill Definities vastleggen schrijft die betekenis één keer in de wiki, zodat elk volgend dashboard ze toepast en twee gesprekken niet elk anders gokken.

• Legt de betekenis vast, nooit de gegevens zelf. Wat een kolom betekent, welke waarde ze gebruikt, wat een restcategorie bevat, welke rol "de medewerker" is, en afspraken die in geen enkel systeem staan (bijvoorbeeld wie welke klant boekhoudt). Gegevens die synchroniseren vanuit AdminPulse, zoals klantenlijsten of aantallen, horen er niet in.

• Stelt gerichte vragen die een cijfer veranderen, en laat zien wat het verschil doet.

• Schrijft elke definitie op één regel die op zichzelf begrijpelijk is, zodat een volgend gesprek ze direct kan toepassen.

• Werkt bestaande pagina's bij in plaats van concurrerende pagina's te maken.

De skill starten

Zeg bijvoorbeeld:

• Leg vast wat wij hiermee bedoelen.

• Dit is onze definitie van...

• Wij rekenen dat anders.

• Onthou wie welk dossier doet.

De skill start ook vanzelf wanneer een dashboardvraag afhangt van een term die de gegevens niet definiëren.

Zo verloopt het

1. Wiki bekijken. Claude zoekt eerst of er al pagina's voor werkwijze of woordenlijst bestaan. Zo ja, dan schrijft hij daar.

2. Gerichte vragen. Hij vraagt enkel wat een cijfer verandert, bijvoorbeeld:

   • Bedoelen jullie het gefactureerde bedrag of wat er geregistreerd is op de prijslijstitems? Dat zijn twee verschillende cijfers die niet bij elkaar optellen.

   • Wat hoort er in een restcategorie zoals "en andere"?

   • Welke rol op een dossier is voor jullie "de medewerker"?

   • Telt intern werk mee als productief? Tellen forfaitdossiers mee in regie-omzet?

   • Wie doet de boekhouding per klant, als dat nergens in AdminPulse staat?

3. Koppelen aan echte gegevens. Voor een lijst van wie welke klant doet, zoekt Claude de echte klanten en medewerkers op en koppelt ze aan de pagina. Zo blijft de lijst kloppen bij een naamswijziging.

4. Opschrijven. Elke definitie komt op één regel, bijvoorbeeld "Definitie (productieve uren): ...". Een kolom die jullie bij naam vroegen, krijgt een eigen regel, ook als het antwoord "hetzelfde als..." is.

5. Opslaan en melden. Claude vervangt een bestaande regel van dezelfde definitie, laat de rest staan en meldt wat er is opgeslagen en dat het zichtbaar is voor het hele kantoor.

Wat je krijgt

• Een of meer wikipagina's met jullie definities, afspraken en toewijzingen, elk op een duidelijke regel.

• Een open vraag blijft zichtbaar op de regel staan als ze nog niet beantwoord is, zodat ze later opnieuw opduikt in plaats van stilzwijgend ingevuld te worden.

• Bij een lijst van wie welk dossier doet: ook hoeveel dossiers de lijst dekt, zodat een gedeeltelijke lijst nooit als totaal wordt voorgesteld.

• Dashboards die hierna gebouwd worden, volgen deze definities.

Waar op letten

• Een bevestigde definitie wint van een afgeleide. Heeft Claude een definitie afgeleid uit hoe je praat, dan zegt hij dat op de regel en vraagt hij het één keer te bevestigen.

• Een foute definitie verbeter je op dezelfde regel. Twee tegenstrijdige definities zijn erger dan geen.

• Geen gegevens kopiëren. Wat morgen door een synchronisatie kan veranderen, hoort niet in de wiki: een verouderde kopie wordt vertrouwd en is dan schadelijker dan niets.

• De pagina is zichtbaar voor het hele kantoor.

Werkt het niet?

• Claude kan de wiki niet bereiken: koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude.

• Een dashboard gebruikt je definitie niet: vraag Claude om eerst de wiki te raadplegen en controleer of de definitie op de pagina staat zoals je ze bedoelde.

• Er staan twee pagina's over hetzelfde: vraag Claude de definitie op één plaats te bundelen en de oudste te verwijderen.