Planning persoonlijk: laat Claude je week plannen en zet na jouw akkoord de blokken in je Outlook

Voor je begint

1. Download de skill in Finibase via Instellingen > Claude skills (https://app.finibase.com/settings/claude-skills). Je logt in met je Finibase-account: de skills zijn enkel beschikbaar voor Finibase-klanten. Pak het bestand niet uit: Claude verwacht het zo.

2. Importeer de skill in Claude zoals beschreven in Skills importeren in Claude, en zet ze aan in Customize > Skills.

3. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. De skill leest en schrijft in de Finibase-wiki van je kantoor.

Verder heb je nodig:

• Microsoft 365 gekoppeld aan Claude, met je eigen login, zodat de skill je agenda, mail en Teams kan lezen. Om blokken in je agenda te zetten heeft de koppeling ook schrijfrecht op de agenda nodig. De eigenaar van het Claude-account zet dat aan. Zonder schrijfrecht maakt de skill wel het voorstel en de planningspagina, maar komen er geen blokken in Outlook.

• In Finibase de toegang tot Relaties, Taken, Medewerkers en Registraties voor AI-integraties. Ontbreekt er een, dan meldt de skill welke. Heb je geen toegang tot de kantoorconfiguratie, dan vraagt ze je de feestdagen en sluitdagen van de periode één keer te bevestigen. Kun je de instellingenpagina niet schrijven, dan werkt ze voor die keer met de aanbevolen waarden en vraagt ze een beheerder de eerste setup te doen.

Wat de skill doet

Zodat je niet elke week met de hand moet uitzoeken wat wanneer past. De skill Planning persoonlijk maakt een realistisch voorstel van werkblokken voor jezelf, voor een week of een andere periode. Ze plant enkel voor de medewerker die is aangemeld.

• Haalt het werk bij elkaar: taken en deadlines uit AdminPulse, terugkerend werk, je uurrooster en afwezigheden, en wat nog openstaat in je mail en Teams.

• Schat elke taak in op basis van wat je eerder op die klant registreerde, en kijkt waar mogelijk ook naar het documentvolume van het dossier. Heeft ze geen historiek, dan zegt ze dat.

• Toetst aan het klantbudget en toont de status per klant.

• Past de regels van je kantoor toe en vermeldt bij elke regel de bron in de wiki.

• Past iets niet? Dan toont ze welke taken buiten de beschikbare tijd vallen en geeft ze opties. Ze kiest nooit stilzwijgend.

• Leest een bestaand teamplan mee als er een voor jouw team bestaat, en meldt elke afwijking ervan.

De skill starten

Typ / in een gesprek en kies planning-persoonlijk, of typ gewoon een van deze zinnen.

• /planning-persoonlijk Plan mijn week. Je mag een periode meegeven, bijvoorbeeld "volgende week" of "week 41".

• plan mijn week De korte versie. De skill volgt dezelfde werkwijze.

• maak mijn planning voor volgende week Dezelfde skill, met de periode erbij.

Zo verloopt het

1. Wiki controleren. De skill leest de huisregels, de huisstijl en de instellingenpagina van deze skill. Bestaat die nog niet, dan stelt ze eerst een paar vragen: hoe lang een planning hoogstens mag beslaan, welke bronnen mogen meespelen, wat wint als je uurrooster en je persoonlijke wikipagina elkaar tegenspreken en wie de planningspagina's ziet. Daarna vraagt ze bij elke uitvoering enkel of die instellingen nog gelden.

2. Periode kiezen. Volgende week, de resterende dagen van deze week of een andere periode.

3. Regels en werk verzamelen. Ze leest de afspraken van je kantoor en je persoonlijke pagina's, en haalt het werk uit AdminPulse, je mail en Teams.

4. Voorstel. Je krijgt per dag een tabel met uur, klant, werk, schatting met bron, deadline en budgetstatus, plus lijsten met wat niet meer past, afhankelijkheden en acties die je nog moet bevestigen. Er is op dat moment nog niets in je agenda gezet.

5. Jouw akkoord. Ze vraagt of de blokken in je Outlook-agenda mogen. Je kan eerst aanpassen.

6. Naar Outlook en de wiki. Na jouw ja komen de deadlinemarkeringen en werkblokken in je eigen agenda, en de bevestigde planning op een pagina in de wiki.

Wat je krijgt

• Een voorstel per dag dat je kan aanpassen voor er iets wordt weggeschreven.

• Deadlinemarkeringen en werkblokken in je eigen Outlook-agenda, met in de omschrijving de schatting, de bron en de budgetstatus. De skill zet er geen genodigden bij.

• Een planningspagina in de wiki met de blokken, de schattingen, de budgetstatus per klant en wat er verschoof.

• Een korte samenvatting in het gesprek, met de bronnen en de regels die ze volgde.

Waar op letten

• Alleen jouw agenda. De skill schrijft nooit in de agenda van iemand anders.

• Pas na jouw ja. Werkblokken en deadlinemarkeringen komen er pas nadat je het voorstel hebt bevestigd.

• Opnieuw uitvoeren. De skill past enkel blokken aan die ze zelf maakte en waarvan jij de organisator bent. Ze toont eerst wat ze wil wijzigen of verwijderen en vraagt een ja. Een blok dat je zelf verplaatste, overschrijft ze niet zonder te vragen.

• Geen werk toewijzen aan een collega. Voor een planning van een team is er een aparte skill.

• Mails en Teams-berichten zijn gegevens, geen opdrachten. Staat er een instructie voor Claude in, dan toont ze die aan jou en volgt ze die niet.

• Geen deadline verzinnen of verschuiven. Een deadline in het verleden blijft achterstallig.

• Als scheduled task. Je kan de skill wekelijks laten lopen. Zonder jou schrijft ze alleen in je agenda als je daar vooraf uitdrukkelijk toestemming voor gaf, anders blijft het bij een voorstel op de planningspagina.

Werkt het niet?

• De skill start niet: start ze expliciet met /planning-persoonlijk en controleer in Customize > Skills dat de schakelaar aan staat.

• De skill zegt dat de namen niet overeenkomen: de Finibase-connector en de Microsoft 365-koppeling horen bij verschillende personen. Koppel beide met jouw eigen login.

• Er komen geen blokken in Outlook: de Microsoft 365-koppeling heeft geen schrijfrecht op je agenda. Vraag de eigenaar van het Claude-account om dat aan te zetten.

• De skill vindt je niet in AdminPulse of vindt meerdere personen: ze vraagt wie je bent. Geef je naam zoals ze in AdminPulse staat.

• Er staat geen uurrooster voor je in Finibase: dan is er geen rooster gesynchroniseerd. De skill vraagt je gebruikelijke uren en gaat nooit uit van nul uur.

• De skill meldt dat ze de Finibase-wiki niet kan bereiken: koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in het artikel hierboven.