Planning team: stel een teamplanning voor en deel ze met je team, zonder in hun agenda te schrijven

Voor je begint

1. Download de skill in Finibase via Instellingen > Claude skills (https://app.finibase.com/settings/claude-skills). Je logt in met je Finibase-account: de skills zijn enkel beschikbaar voor Finibase-klanten. Pak het bestand niet uit: Claude verwacht het zo.

2. Importeer de skill in Claude zoals beschreven in Skills importeren in Claude, en zet ze aan in Customize > Skills.

3. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. De skill leest en schrijft in de Finibase-wiki van je kantoor.

Verder heb je nodig:

• Microsoft 365 gekoppeld aan Claude, met je eigen login, om je eigen agenda, mail en Teams te lezen. Schrijfrecht heb je enkel nodig voor het optionele Teams-bericht aan het einde.

• In Finibase de toegang tot Relaties, Taken, Medewerkers en Registraties voor AI-integraties. Heb je geen toegang tot de kantoorconfiguratie, dan vraagt de skill je de feestdagen en sluitdagen één keer te bevestigen. Kun je de instellingenpagina niet schrijven, dan werkt ze met de aanbevolen waarden en vraagt ze een beheerder de eerste setup te doen.

• Een rol als teamleider is de gewone situatie. De skill vraagt voor welk team je plant en wat je rol is, want geen enkel systeem kent de teamleider.

Wat de skill doet

Zodat een teamleider de planning van een team niet met de hand in elkaar moet puzzelen. De skill Planning team maakt een voorstel voor het hele team of voor een deel ervan, met dezelfde bronnen als de persoonlijke planning. Het resultaat is een teamplan op een wikipagina, gedeeld met het team. Elk teamlid pakt daarna zijn of haar blokken op met de skill Planning persoonlijk.

• Bekijkt de capaciteit per teamlid: uurrooster, feestdagen, afwezigheden en, voor zover het teamlid die met jou deelde, de agenda. Is een agenda niet te lezen, dan staat er "agenda onbekend" en gaat de skill nooit uit van beschikbaarheid.

• Verzamelt het werk per teamlid: taken en deadlines, terugkerend werk, schattingen op basis van de registraties, budgetstatus en documentvolume.

• Houdt rekening met de reviewketen die je kantoor hanteert, bijvoorbeeld junior, senior en vennoot.

• Toont de belasting per teamlid als geplande uren tegenover beschikbare uren, zonder mensen met elkaar te vergelijken of te beoordelen.

• Zegt wat niet past in een lijst "verschuiven of doorgeven?", met opties. De teamleider beslist, de skill stelt enkel voor.

De skill starten

Typ / in een gesprek en kies planning-team, of typ gewoon een van deze zinnen.

• /planning-team Maak een planningsvoorstel voor mijn team. Je mag een periode meegeven.

• plan het team De korte versie. De skill volgt dezelfde werkwijze.

• maak de teamplanning voor volgende week Dezelfde skill, met de periode erbij.

Zo verloopt het

1. Wiki controleren. De skill leest de huisregels, de huisstijl en de instellingenpagina van deze skill. Bestaat die nog niet, dan stelt ze eerst vier vragen: wie het teamplan ziet, wat ze doet met een teamlid zonder uurrooster, welke reviewketen geldt en of ze na het plan een Teams-bericht mag voorstellen.

2. Periode, team en rol. Ze stelt een team voor op basis van je labels in AdminPulse en vraagt je rol. Wat je antwoordt, bewaart ze op je persoonlijke wikipagina, zodat ze het de volgende keer enkel nog moet bevestigen.

3. Regels en afspraken lezen. De afspraken van je kantoor en je team, en de voorkeuren die teamleden met jou deelden.

4. Voorstel. Per teamlid en per dag de blokken met schatting en bron, de gedeelde momenten en de belasting.

5. Jouw akkoord. Je past aan. Er wordt niets weggeschreven voor je ja zegt.

6. Teamplan in de wiki. Eén pagina per team en periode, gedeeld volgens de instelling, standaard enkel met het team en de teamleider.

Wat je krijgt

• Een teamplan op een wikipagina met blokken per teamlid, gedeelde momenten, deadlines, belasting per teamlid, budgetwaarschuwingen, afhankelijkheden en open beslissingen.

• Een overzicht van wie de pagina ziet.

• Optioneel een Teams-bericht aan het team, enkel na jouw uitdrukkelijke ja en nadat je de tekst hebt gezien.

Waar op letten

• Niets in de agenda van een teamlid. De skill schrijft daar nooit in, ook niet als iemand zijn of haar agenda met je deelde.

• Geen taken in AdminPulse wijzigen of toewijzen. De skill stelt voor, jij beslist.

• Geen persoonlijke wiki, mailbox of privéchat van een teamlid. Van mail en Teams leest ze enkel die van jezelf.

• Geen privéredenen van afwezigheden in een gedeelde pagina.

• Een teamplan toont de budgetstatus van klanten. Deel het dus niet breder dan nodig.

• Werk toewijzen aan een collega is bij een teamplanning de beslissing van de teamleider. Vraagt de planningsafspraak van je kantoor dat anders, dan stelt de skill voor die pagina aan te vullen, maar ze doet dat enkel na jouw akkoord en overleg met de laatste auteur.

• Als scheduled task. De skill kan wekelijks of maandelijks een voorstel klaarzetten met "voorstel" in de titel. Ze verstuurt dan geen berichten en schrijft niets in agenda's.

Werkt het niet?

• De skill start niet: start ze expliciet met /planning-team en controleer in Customize > Skills dat de schakelaar aan staat.

• Er staat "agenda onbekend" bij een teamlid: die persoon deelde zijn of haar agenda niet met jou. De skill gebruikt dan enkel vrij/bezet-informatie, of meldt dat ze het niet weet.

• Een teamlid is uitgesloten: er staat geen uurrooster voor die persoon in Finibase. Je kan in de instellingen kiezen om per persoon te vragen.

• De skill vindt het team niet: je hebt geen teamlabel. Kies dan "geen team" en geef de medewerkers zelf op.

• De skill zegt dat de namen niet overeenkomen: de Finibase-connector en de Microsoft 365-koppeling horen bij verschillende personen. Koppel beide met jouw eigen login.

• De skill meldt dat ze de Finibase-wiki niet kan bereiken: koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in het artikel hierboven.