Overuren en ontbrekende uren: zie wie nog uren moet registreren, controleerbaar tot op de registratie

Voor je begint

1. Download de skill in Finibase via Instellingen > AI-integraties > Claude skills (https://app.finibase.com/settings/claude-skills). Je logt in met je Finibase-account: de skills zijn enkel beschikbaar voor Finibase-klanten. Pak het ZIP-bestand niet uit: Claude verwacht het zo.

2. Importeer de skill in Claude zoals beschreven in Skills importeren in Claude, en zet ze aan in Customize > Skills. Voor een Team- of Enterprise-account zet een beheerder de skill best meteen klaar voor het hele kantoor via Organization settings > Plugins & skills > Add > Upload a skill.

3. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude, met de AI-integratiepermissies Medewerkers en Registraties.

Verder heb je nodig:

• Een uurrooster per medewerker in AdminPulse. Zonder uurrooster kan de skill voor die medewerker geen verwachte uren berekenen. Hij staat dan onder Niet berekenbaar.

• Een afgeronde eerste synchronisatie. Staat de connector pas aan, dan wacht de skill tot de registraties binnen zijn, en maakt ze geen dashboard op halve data.

• Code execution and file creation aan in Claude. Zonder kan de skill niet rekenen.

• Optioneel: je huisstijl in de Finibase-wiki. Zonder gebruikt het dashboard een neutrale lichte stijl.

• Optioneel: geplande taken in Claude voor de dagelijkse vernieuwing. Zonder vernieuw je het dashboard zelf met één zin.

Wat de skill doet

Zie per medewerker hoeveel overuren en ontbrekende uren er zijn, en waar ze vandaan komen. De skill Overuren en ontbrekende uren beantwoordt twee vragen: wie moet nog uren registreren, en wie bouwt overuren op? Je importeert de skill één keer, daarna start je ze met één zin.

• Berekent per medewerker de overuren, de ontbrekende uren, het netto saldo en het aantal dagen dat afwijkt van het uurrooster. Overuren en ontbrekende uren worden niet met elkaar verrekend, net als in AdminPulse.

• Laat elk cijfer doorklikken van medewerker naar maand, dag en de rauwe registraties, met de formule per dag en de interne opmerking per registratie.

• Bewijst de dagen. De dagen zijn opgebouwd uit de registraties, het weekpatroon van het uurrooster en de wettelijke feestdagen. De skill legt de maandtotalen naast die van Finibase en toont per medewerker en maand of ze exact aansluiten.

• Controleert de feestdaginstelling. Ze vraagt je bij elke run of de instelling in Finibase gelijk staat aan die in AdminPulse, en labelt de cijfers als onbevestigd tot je dat doet.

• Schrijft een Opvallend-blok met hypotheses om te controleren, bijvoorbeeld een medewerker zonder uurrooster of een team waar sinds een bepaalde datum niets meer is geregistreerd. Het is een prioriteit voor registratiecontrole, geen prestatiebeoordeling.

• Bouwt een dashboard in je huisstijl en een Excel met echte formules erbij.

• Houdt het actueel. Op vraag maakt de skill een geplande taak die het dashboard elke werkdag om 07:00 vernieuwt.

• Onthoudt jullie keuzes in de Finibase-wiki, zodat de volgende run meteen goed zit.

Typisch gebruik: de maandafsluiting (staan alle uren erin voor we factureren?), de opvolging van overuren en recup, en het aftoetsen van de Finibase-cijfers tegenover het scherm Uren per medewerker in AdminPulse.

Het onderscheid met de KPI Totaal aantal overuren op het medewerkerdashboard: hier staan alle medewerkers naast elkaar, en je klikt door tot op de registratie zelf.

De skill starten

Typ / in een gesprek en kies overuren-dashboard, of typ gewoon een van deze zinnen. Zet erachter wat je wil, in gewone taal.

• /overuren-dashboard Het dashboard van 1 januari tot en met vandaag, met de instellingen van je kantoor.

• overuren dashboard opzetten De eerste keer op je kantoor: de skill overloopt samen met jou de keuzes (zie hieronder).

• wie moet nog uren registreren of ontbrekende uren per medewerker Een controle voor de maandafsluiting.

• urenregistratie controleren De nadruk ligt op de dagen en registraties achter een afwijking.

• /overuren-dashboard enkel het derde kwartaal, per functie. Een andere periode of indeling, enkel voor deze keer.

• /overuren-dashboard vernieuw het dashboard Nadat de eerste versie er staat.

De eerste keer: zo verloopt het

De eerste keer stelt de skill enkel de vragen die je data niet kan beantwoorden, in hoogstens twee rondes. De aanbevolen keuze staat telkens eerst.

1. Startcontrole. De skill controleert zonder vragen de permissies, de synchronisatie, de uurroosters, de feestdaginstelling en de huisstijl.

2. Ronde 1: vragen die de cijfers veranderen. Staat in AdminPulse de optie aan om feestdagen automatisch uit te sluiten? Wie telt mee (stagiairs, zaakvoerders, vertrokken medewerkers)? Telt vandaag volledig mee? Hoe boeken jullie verlof, recup en opleiding? Mogen overuren met ontbrekende uren gecompenseerd worden?

3. Ronde 2: presentatie en werking. Indeling per team, functie of prijsprofiel (via je medewerkersegmentatie), de drempels voor de status, wie het dashboard mag zien en of de skill het dagelijks vernieuwt.

4. Het dashboard. De skill haalt de data op, sluit de cijfers aan met Finibase en publiceert het dashboard privé.

Weet je een antwoord niet, dan blijft de standaard en komt de vraag later terug. Je antwoorden bewaart de skill na jouw akkoord in de Finibase-wiki.

Wat je krijgt

• Een dashboard met kerncijfers, een Opvallend-blok, een tabel per medewerker, twee grafieken en een detailblok dat opent tot op de registratie. Het staat privé bij jou en je deelt het zelf als je dat wil.

• Een Excel met echte formules die de registraties, de dagen en de maanden aan elkaar koppelen.

• In de Finibase-wiki: de pagina processen/overuren-dashboard/overzicht met jullie keuzes, en op vraag een analysepagina per run zonder namen en zonder uren per persoon.

• Op vraag een geplande taak die het dashboard elke werkdag om 07:00 vernieuwt naar dezelfde link.

Zo lees je het dashboard

De kerncijfers

• Ontbrekende uren: de som van de negatieve dagsaldi.

• Overuren: de som van de positieve dagsaldi.

• Netto saldo: overuren min ontbrekende uren.

• Geregistreerd van verwacht: de geregistreerde uren gedeeld door de verwachte uren.

• Registraties: het aantal rauwe registraties in de periode.

Elke tegel is klikbaar en opent de dagen erachter. Het dagsaldo is de gewerkte uren plus de verlof- en recupuren (hoogstens tot de verwachte uren van die dag) min de verwachte uren. Opleidingsregistraties tellen niet mee in de berekening.

Van medewerker tot registratie

1. Klik op een medewerker, een cijfer of een maand in de grafiek. Onderaan opent het detailblok, met bovenaan het pad dat je volgde.

2. Kies een filter: afwijkende dagen, tekortdagen, dagen met overuren of alle dagen. Met de maandknoppen versmal je tot één maand.

3. Klik bij een dag op het aantal registraties. De rauwe registraties klappen open met soort en oorspronkelijke code, uren, klant, prijslijstitem, factureerbaar en de interne opmerking, samen met de formule met de echte getallen.

4. Wissel naar de tab Registraties voor de lijst van alle registraties in je selectie.

Herkomst van de verwachte uren

Elke dagrij toont waar de verwachte uren vandaan komen. Dat is het uurrooster (het weekpatroon, afgeleid uit de dagrijen van de connector) of een feestdag waarop nul uren verwacht worden. Een feestdag zonder registraties staat niet als dagrij in de connector, dus de skill leidt die af en labelt hem zo. Het bewijs is de aansluiting: elk maandtotaal moet exact gelijk zijn aan de waarde van Finibase.

Niet berekenbaar en aansluiting

Medewerkers zonder uurrooster staan onder Niet berekenbaar, met de reden en hun geregistreerde uren. Er staat nooit een nul in de plaats. Onderaan toont het blok Aansluiting met de connector per medewerker en maand of de dagen exact aansluiten. Staat er Verschil, dan toont de skill het verschil in plaats van het weg te werken.

Zo lees je de Excel

• Samenvatting: per medewerker de overuren, ontbrekende uren, netto saldo, verwachte en geregistreerde uren.

• Maanden: per medewerker en maand, met de Finibase-waarden ernaast en een kolom Controleverschil.

• Dagen: één rij per medewerker per dag met verwacht, gewerkt, verlof en recup en het dagsaldo als formule.

• Registraties: één rij per rauwe registratie met Nederlandse labels, de oorspronkelijke soortcode en de interne opmerking.

• Niet berekenbaar en Methode: de medewerkers zonder uurrooster, en de bronnen, formule en aannames.

Bewerk een uur op het blad Registraties en de dagen, maanden en medewerkerstotalen rekenen mee.

Standaarden aanpassen voor je kantoor

Alles wat bij jullie anders is dan de standaard, staat op de wikipagina processen/overuren-dashboard/overzicht. Die pagina wint altijd van de skill. Wil je andere drempels voor de status, een andere indeling of een ander uur voor de vernieuwing, vraag het dan in een gesprek of pas de pagina zelf aan.

Waar op letten

• De feestdaginstelling bepaalt de aansluiting met AdminPulse. Finibase kan de AdminPulse-optie niet lezen. De skill vraagt je daarom bij elke run om de gelezen waarde te bevestigen en labelt de cijfers als onbevestigd tot je dat doet. Wijzigen doet ze enkel op jouw vraag, via een wijzigingsvoorstel dat een admin goedkeurt.

• Vandaag telt volledig mee. De registraties van vandaag zijn meestal nog onvolledig, dus de laatste dag toont vaak ontbrekende uren die er morgen niet meer zijn.

• Geen uurrooster betekent geen cijfer. Het uurrooster heeft ook geen historiek: elke dag wordt gemeten tegen het huidige uurrooster.

• Ontbrekende uren zijn geen gemiste omzet. Het dashboard wijst op registraties om te controleren. Of er factureerbaar werk niet is geregistreerd, kijk je zelf na.

• Lees de interne opmerking mee. Ze verklaart vaak waarom een dag afwijkt, bijvoorbeeld een vergadering of een opleiding.

• De skill wijzigt niets in je registraties of uurroosters en verstuurt geen mails.

Werkt het niet?

• De skill start niet: start ze expliciet met /overuren-dashboard en controleer in Customize > Skills dat de schakelaar aan staat.

• De skill meldt een ontbrekende permissie: zet de AI-integratiepermissie Medewerkers of Registraties aan in Finibase en probeer opnieuw. Zonder Registraties toont ze de interne opmerking als Niet beschikbaar.

• Een medewerker staat onder Niet berekenbaar: vul zijn uurrooster in AdminPulse in en laat Finibase synchroniseren.

• De aansluiting toont een Verschil: controleer eerst de feestdaginstelling, want dat is de meest voorkomende oorzaak.

• Iedereen stopt op dezelfde datum: controleer de synchronisatie met AdminPulse voor je iets over medewerkers concludeert.