Nieuwe klant onboarden: zet een klant klaar vanaf enkel de naam, met bronnen en alles ter goedkeuring
Skill die een nieuwe klant onboardt vanaf enkel de naam: KBO, akte in het Staatsblad, fiches en koppelingen in AdminPulse, en een dossier in Silverfin. Alles staat klaar ter goedkeuring, met de bron erbij. Met download en importinstructies.
Geschreven door Wouter Bruynsteen
Laatst bijgewerkt Ongeveer 1 uur geleden
Voor je begint
Download de skill via Instellingen > AI-integraties > Claude skills. Je logt in met je Finibase-account: de skills zijn enkel beschikbaar voor Finibase-klanten.
Importeer het bestand in Claude via Customize > Skills. Open het bestand niet eerst, Claude leest het zoals het is.
Zorg dat de eerste synchronisatie klaar is en dat code uitvoeren en bestanden aanmaken aanstaan in Claude.
Controleer of je AI-integratiepermissies Relaties, Medewerkers en Silverfin-dossiergegevens hebt. Ontbreekt er een, dan meldt de skill welke en stopt ze.
Wat de skill doet
Je geeft enkel de naam van de klant, of een ondernemingsnummer. De skill zoekt de rest zelf op en zet alles klaar in de goedkeuringswachtrij:
de onderneming in de KBO en de btw-plicht via VIES
de akte in het Belgisch Staatsblad: type akte, vennoten, zaakvoerders, kapitaal en boekjaar
de fiches in AdminPulse: de klant en, als je dat wil, de managementvennootschap en de natuurlijke persoon erachter
NACEBEL-hoofdactiviteit, sectorlabel en fiscale rol
de fichevelden: onder meer rechtsvorm, boekjaar, oprichtingsdatum, kapitaal, RSZ-nummer en handelsnaam
een dossier in Silverfin, met het juiste sjabloon en de koppeling via het ondernemingsnummer
de koppelingen tussen de relaties: bedrijfsleider en aandeelhouder
Ze werkt voor een vennootschap en voor een eenmanszaak. Bij een eenmanszaak valt de akte, de vennoten en het kapitaal weg, en loopt het boekjaar van 1 januari tot 31 december.
De skill starten
Typ in Claude de naam van de skill, gevolgd door de klant:
/nieuwe-klant-onboarden Frituur De Molen
Je kan ook gewoon schrijven "Frituur De Molen is klant geworden" of "nieuwe klant onboarden". Een ondernemingsnummer mag ook.
💡 Tip: de skill zoekt in de KBO op het begin van de naam. Vind je niets met de volledige naam, probeer dan enkel de commerciële naam, het kortste kenmerkende woord of een andere spelling (met c of k, met of zonder accent). De skill doet dat zelf ook. Noem je erbij in welke gemeente de zaak zit, dan filtert ze daarop en toont ze geen naamgenoten uit een andere gemeente.
De eerste keer: zo verloopt het
Identificeren. De skill zoekt de onderneming en toont wat ze vond. Wijkt de naam af van wat de KBO kent, of zijn er meerdere kandidaten, dan legt ze de keuze aan jou voor voor ze iets klaarzet.
Bronnen lezen. Ze haalt de gegevens op uit de KBO Public Search, het Werkgeversrepertorium en, bij een vennootschap, de akte in het Staatsblad.
Beslissingen vragen. In hoogstens twee rondes vraagt ze wat ze niet uit een bron kan afleiden: onder welk eigen bedrijf de klant komt, welke relaties een fiche krijgen, wie dossierbeheerder wordt, de btw-periodiciteit en de periodiciteit voor Silverfin.
Alles klaarzetten. Alle voorstellen komen in één keer in de goedkeuringswachtrij, aan elkaar gekoppeld, elk met de bron in de toelichting.
Controleren. Na je goedkeuring synchroniseert de skill en leest ze de fiches terug, zodat je ziet dat alles effectief is doorgekomen.
Wat je krijgt
Voorstellen in de goedkeuringswachtrij, klaar om na te lezen en goed te keuren
Bij elk voorstel de bron, zodat je ziet waar een waarde vandaan komt
Een overzicht van wat er nog open bleef omdat geen betrouwbare bron het gaf
Een lijst van wat de skill niet kan doen en dus nog aan jou is
Op vraag: een wiki-pagina met het permanent dossier van de klant
Zo lees je de voorstellen
Alles wat de skill doet, loopt via voorstellen die jij goedkeurt. Er wordt niets weggeschreven zonder dat je het gezien hebt.
1 Relatie aanmaken. Een nieuwe fiche in AdminPulse. Dit is onomkeerbaar: AdminPulse kent geen verwijderfunctie. Lees dit voorstel dus aandachtig na.
2 Velden en labels. Rechtsvorm, boekjaar, oprichting, kapitaal, sector en fiscale rol. Elk voorstel noemt zijn bron in de toelichting.
3 Silverfin-dossier. Ook dit is onomkeerbaar in Finibase: het sjabloon en het type dossier kan je achteraf enkel nog in Silverfin zelf aanpassen. Bij een eenmanszaak legt de skill je de keuze van het sjabloon voor, omdat daar meestal geen sjabloon met die naam voor bestaat.
4 Koppelingen. Bedrijfsleider en aandeelhouder, in twee rondes: eerst de koppeling zelf, daarna de details zoals het aantal aandelen en of het mandaat statutair is.
💡 Tip: de skill stelt niets voor wat ze niet uit een betrouwbare bron kan afleiden. Een leeg veld betekent dus niet dat ze het vergat, maar dat ze het niet zeker wist. Ze meldt dat altijd achteraf.
Standaarden aanpassen voor je kantoor
De skill volgt de pagina's over onboarding in de wiki van je kantoor. Staat daar iets anders dan in de skill, dan wint de wiki. Zo leg je vast wat voor jouw kantoor geldt, bijvoorbeeld welke sectorlabels bij welke NACEBEL-code horen of welk Silverfin-sjabloon je voor welke rechtsvorm gebruikt.
Leverde een onboarding een regel op die bij elke volgende klant terugkomt, dan biedt de skill aan die in de wiki vast te leggen.
Waar op letten
Van elke klant gaat enkel de hoofdactiviteit naar de fiche, niet de lijst met toegelaten activiteiten van de vestiging.
Een vennootschap van voor 1983 heeft geen oprichtingsakte online. De skill neemt de oprichtingsdatum dan uit de KBO en laat de publicatiegegevens leeg.
Na een omzetting naar BV kan het kapitaal weg zijn. De skill stelt dan geen kapitaal voor, ook als er een bedrag in de akte staat.
De PDF's van het Staatsblad zijn gescande afbeeldingen. Lukt het lezen niet na enkele pogingen, dan meldt de skill wat ze daardoor niet weet en stelt ze die velden niet voor.
Heeft de klant geen e-mailadres in de KBO, dan valt het dossier uit de communicatieflows tot iemand een adres opvraagt. Je ziet de klant dan terug in de controle "klanten zonder e-mailadres".
De skill maakt geen Yuki-dossier aan: Finibase ondersteunt dat niet. Heeft de klant er een nodig, dan gebeurt dat buiten deze onboarding.
Wat de skill verder niet doet: facturatieschema en prijstabel, taakplanning, rekeningstelsel, opdrachtbrief en cliëntidentificatie AML.
Werkt het niet?
De skill meldt een ontbrekende permissie. Vraag een ADMIN om je AI-integratiepermissies aan te passen.
Ze vindt de onderneming niet. Probeer de commerciële naam, een andere spelling of het ondernemingsnummer.
Er staat geen koppeling met Silverfin op de klant. De koppeling loopt via het ondernemingsnummer. Ontbreekt die, dan meldt de skill dat na de synchronisatie.
Iets kwam niet door na goedkeuring. Vraag de skill het opnieuw voor te stellen. Ze controleert altijd op de fiche zelf, niet enkel op de status van het voorstel.