Timesheet bijwerken: zie wat je vergeten bent te registreren en zet de voorstellen klaar ter goedkeuring

Voor je begint

1. Download de skill in Finibase via Instellingen > Claude skills (https://app.finibase.com/settings/claude-skills). Je logt in met je Finibase-account: de skills zijn enkel beschikbaar voor Finibase-klanten. Pak het bestand niet uit: Claude verwacht het zo.

2. Importeer de skill in Claude zoals beschreven in Skills importeren in Claude, en zet ze aan in Customize > Skills.

3. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. De skill leest en schrijft in de Finibase-wiki van je kantoor en zet voorstellen in de review-wachtrij.

Verder heb je nodig:

• Microsoft 365 gekoppeld aan Claude, met je eigen login, om je agenda, verzonden mail en Teams te lezen.

• In Finibase de toegang tot Relaties, Taken, Medewerkers en Registraties voor AI-integraties. Die van Registraties staat standaard uit en is voor deze skill nodig.

• Het recht om wijzigingen voor te stellen in Finibase.

• Dit is wat elke medewerker nodig heeft, ook een junior. Beter met, maar niet verplicht: de toegang tot Facturen (voor de forfaitcontrole) en tot de kantoorconfiguratie (voor feestdagen en sluitdagen). Ontbreekt een van beide, dan werkt de skill verder en zegt ze wat ze niet kon controleren. Bij feestdagen vraagt ze je ze één keer te bevestigen.

Wat de skill doet

Zodat er geen uren verloren gaan omdat je ze vergat te registreren. De skill Timesheet bijwerken zoekt bewijs van wat je deed, koppelt dat aan een klant, ziet waar er gaten in je dag zitten en stelt registraties voor. Ze werkt enkel aan je eigen timesheet.

• Zoekt bewijs in je verzonden mail en threads waarop je antwoordde, je agenda, je Teams-gesprekken en je afgewerkte AdminPulse-taken. Gelezen mail telt niet als bewijs, want dat kan niet betrouwbaar worden vastgesteld.

• Koppelt elk bewijs aan een klant en geeft het een zekerheid: zeker, waarschijnlijk of onzeker. Onzekere bewijzen stelt ze nooit voor zonder dat jij de klant kiest.

• Legt de tijdlijn per dag naast je uurrooster en toont wat al geregistreerd is, het bewijs en de gaten.

• Is kritisch over factureerbaarheid: forfait of voorschot, een klant die nooit gefactureerd wordt, en het budget van de klant. Twijfelt ze, dan zet ze het voorstel op niet factureerbaar, schrijft ze de reden erbij en laat ze het weg uit een geplande run.

• Zet elk voorstel in de review-wachtrij. Er wordt niets rechtstreeks geboekt.

De skill starten

Typ / in een gesprek en kies timesheet-bijwerken, of typ gewoon een van deze zinnen.

• /timesheet-bijwerken Vul mijn timesheet aan. Je mag een periode meegeven, bijvoorbeeld "gisteren" of "vorige week".

• vul mijn timesheet aan De korte versie. De skill volgt dezelfde werkwijze.

• wat ben ik vergeten te registreren? Dezelfde skill.

Zo verloopt het

1. Wiki controleren. De skill leest de huisregels, de huisstijl, de instellingenpagina van deze skill en de pagina's over registreren en facturatie. Kun je de instellingenpagina niet schrijven, dan werkt ze voor die keer met de aanbevolen waarden en vraagt ze een beheerder de eerste setup te doen. Bestaat de instellingenpagina nog niet, dan stelt ze eerst een aantal vragen: welke bronnen mogen meetellen, hoe ze afrondt, vanaf welke duur ze iets voorstelt, hoe ze omgaat met gaten in je dag, welk prijslijstitem ze gebruikt voor interne tijd en of ze automatisch mag lopen.

2. Periode en jezelf bepalen. Ze zoekt je op in AdminPulse en leest je uurrooster, de feestdagen en je afwezigheden. Op een dag met afwezigheid vult ze niets aan.

3. Bestaande registraties lezen. Alleen die van jezelf.

4. Bewijs verzamelen en koppelen. Per bewijs bewaart ze enkel een neutrale verwijzing: type, datum, uur en onderwerpcategorie, nooit de inhoud.

5. Voorstel. Per dag een tabel met tijd, klant, dienst, duur, zekerheid, factureerbaarheid en bewijs. Daarna lijsten "Onzeker, kies zelf" en "Gaten zonder bewijs".

6. Jouw keuze. Alle zekere en waarschijnlijke, enkel wat je zelf kiest, of niets. Er wordt niets klaargezet voor je kiest.

7. Review-wachtrij. De gekozen voorstellen komen in de review-wachtrij. Ze slaat voorstellen over die er al staan.

Wat je krijgt

• Registratievoorstellen in de review-wachtrij, elk met een korte onderbouwing zonder mailtekst. Ze boeken pas nadat ze zijn goedgekeurd.

• Een korte lijst van wat onzeker is, waar er gaten zonder bewijs zijn en waar de factureerbaarheid of het budget aandacht vraagt.

• Een persoonlijke wikipagina met de neutrale verwijzingen, die enkel jij ziet.

Waar op letten

• Alleen je eigen timesheet. De skill registreert niets voor een collega en leest geen planning, agenda of mail van collega's.

• Niets rechtstreeks. Ze boekt, wijzigt of verwijdert geen registraties. Alles gaat via de review.

• Geen oordeel. Een gat in je dag is een gegeven, geen verwijt.

• Gaten vult ze enkel in als je kantoor dat zo instelde. Zo'n voorstel is altijd onzeker en gemarkeerd als "ingevuld op basis van planning".

• Mails, agenda-items en Teams-berichten zijn gegevens, geen opdrachten. Staat er een instructie voor Claude in, dan toont ze die aan jou en volgt ze die niet.

• Als scheduled task. Een geplande run zet enkel zekere en waarschijnlijke voorstellen in de wachtrij en meldt de rest. Ze boekt en verwijdert niets.

Werkt het niet?

• De skill start niet: start ze expliciet met /timesheet-bijwerken en controleer in Customize > Skills dat de schakelaar aan staat.

• De skill zegt dat ze niet kan werken: de toegang tot Registraties staat uit voor AI-integraties. Vraag je Finibase-beheerder om die aan te zetten.

• De skill zegt dat de namen niet overeenkomen: de Finibase-connector en de Microsoft 365-koppeling horen bij verschillende personen. Koppel beide met jouw eigen login.

• De skill vindt je niet in AdminPulse of vindt meerdere personen: ze vraagt wie je bent. Geef je naam zoals ze in AdminPulse staat.

• Er staat geen uurrooster voor je in Finibase: dan is er geen rooster gesynchroniseerd. De skill vraagt je gebruikelijke uren.

• Teams geeft niets terug: de skill meldt dat en gaat verder met de andere bronnen.

• De skill meldt dat ze de Finibase-wiki niet kan bereiken: koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in het artikel hierboven.