Formulier btw-controle: laat je klant elke periode met één klik bevestigen dat de btw-documenten compleet zijn

Voor je begint

1. Download de skill in Finibase via Instellingen > Claude skills (https://app.finibase.com/settings/claude-skills). Je logt in met je Finibase-account: de skills zijn enkel beschikbaar voor Finibase-klanten. Pak het ZIP-bestand niet uit: Claude verwacht het zo.

2. Importeer de skill in Claude zoals beschreven in Skills importeren in Claude, en zet ze aan in Customize > Skills.

3. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. De skill zoekt de klant op en leest en schrijft in de Wiki van je kantoor via die koppeling.

Verder heb je nodig:

• Het recht Relaties in je AI-integratiepermissies, zodat Claude de klant kan opzoeken.

• Bewerkrecht op de Wiki-pagina met de tekst van het formulier en op de pagina waar de antwoorden terechtkomen.

• De klant, het ritme (per kwartaal of per maand), de eerste periode, de e-mailadressen van wie mag bevestigen (1 tot 10) en de uiterste datum per periode.

Meer over formulieren: Formulieren: laat klanten met één klik antwoorden en bewaar het antwoord in je Wiki.

Wat de skill doet

Zodat je elke periode weet of alle documenten voor de btw-aangifte binnen zijn, zonder telkens opnieuw een formulier te maken. De skill Formulier btw-controle zet per klant een reeks op: elke periode krijgt de klant een formulier met twee knoppen, hier Compleet en Niet compleet, achter één vaste link die je nooit meer hoeft te vervangen.

• Een reeks per klant. Een andere klant is een andere reeks, met een eigen link en eigen toegelaten adressen.

• Per kwartaal of per maand. De skill stelt de periodes voor (hoogstens 24 per voorstel) en jij past ze aan.

• Een sjabloonpagina in de Wiki. Daarin staat de tekst voor de klant, met placeholders voor de periode, de uiterste datum en de datum waarop het formulier zichtbaar wordt. Staat er nog geen pagina, dan stelt de skill ze op en bewaart ze pas na jouw akkoord.

• Uiterste datum per periode. Standaard de 20e van de maand na de periode, tenzij je kantoor iets anders wil. De klant ziet die datum bovenaan de pagina, in Brusselse tijd.

• Eén vaste link die je zelf in een mail of een Outlook-sjabloon plakt. Elke periode verschijnt het formulier vanzelf achter die link.

• Eigen tekst per periode is mogelijk: een andere Wiki-pagina, extra waarden of een eigen titel.

• Beheer van de reeks: pauzeren, hervatten, beëindigen, ontgrendelen en aanpassen.

Het is een gesloten vraag: geen opmerking, geen bijlage en geen elektronische handtekening.

De skill starten

Typ / in een gesprek en kies formulier-btw-controle, of typ gewoon een van deze zinnen. Zet erachter voor welke klant, in gewone taal.

• /formulier-btw-controle Zet voor (klant) een btw-controle per kwartaal op, vanaf (eerste periode). Bekijk eerst onze Wiki en vraag me wat je nog mist.

• laat de klant bevestigen dat de documenten compleet zijn De korte versie. De skill volgt dezelfde werkwijze.

• welke klanten hebben hun documenten nog niet bevestigd Voor de opvolging van reeksen die al lopen.

Zo verloopt het

1. Wiki lezen. De skill bladert eerst door de Wiki: kantoorcontext, een bestaande sjabloonpagina voor de btw-controle, een afspraak over de uiterste datum en een mailsjabloon. Wat daar staat, gaat voor.

2. Minimale vragen. Ze vraagt in één keer wat ze nog niet weet: klant, ritme en eerste periode, ontvangers, sjabloonpagina, uiterste datum en de pagina waar de antwoorden terechtkomen.

3. Sjabloonpagina. Ze schrijft of controleert de tekst voor de klant, met de placeholders voor de periode en de uiterste datum.

4. Plan en periodes. Ze toont een plan in gewone taal met de periodes en hun datums. Het voorstel van de periodes bewaart nog niets. Pas na jouw akkoord maakt ze de reeks.

5. Vaste link geven. Ze geeft je de ene vaste link. Wil je dat de klant de link per mail krijgt, dan plak je hem zelf in een mailsjabloon, of ze zet een concept klaar in de outbox met de link in de tekst.

6. Samenvatting. Ze meldt welke reeks gemaakt is, de vaste link en dat er niets is verstuurd. Elke periode verschijnt het formulier vanzelf. De klant bevestigt zijn adres en kiest Compleet of Niet compleet, het antwoord komt op de antwoordpagina en de maker krijgt een bericht.

Wat je krijgt

• Een reeks per klant met de periodes en hun uiterste datums.

• Eén vaste link voor je Outlook-sjabloon of mail.

• Elk antwoord wordt toegevoegd aan de Wiki-pagina die je koos (met een gemaskeerd adres), en de maker krijgt een kort mailbericht met het volledige e-mailadres van wie bevestigde.

• Een overzicht per periode of per klant van wie al bevestigde, met de naam van de knop zoals de klant hem zag, en een overzicht van je reeksen met de periodes en het laatste antwoord.

Waar op letten

• Er wordt nooit iets verstuurd door de skill. Niemand krijgt een mail tot een mens er een verstuurt of de vaste link zelf in een mail of sjabloon plakt.

• De vaste link is voor iedereen met een toegelaten adres. Er zit geen geheim in de link: wie hem kent en een toegelaten adres intikt, komt binnen. Elk toegelaten adres kan per periode een keer antwoorden.

• De tekst is voor de klant. De sjabloonpagina wordt letterlijk getoond aan een buitenstaander na de adrescontrole, dus geen interne opmerkingen.

• Een aangemaakt formulier verandert niet meer. Pas een periode dus aan voor het formulier gemaakt is. Een periode waarvan de uiterste datum voorbij is, krijgt geen formulier meer.

• Beëindigen is definitief en kan niet ongedaan gemaakt worden. De skill vraagt eerst bevestiging. Pauzeren is wel omkeerbaar: de link toont dan niets tot je hervat.

• Ontgrendelen. Te veel verkeerde adressen vergrendelen een formulier en de hele reeks. De maker of een ADMIN kan beide ontgrendelen, maar de vergrendeling kan opnieuw optreden.

• Een open formulier zegt niet of de link geopend is. Niemand krijgt bericht van een link die nooit geopend wordt of van een vergrendeling, controleer de status dus zelf.

• Wie wat mag aanpassen. Alleen de maker van de reeks bepaalt wat gepubliceerd wordt (pagina's, titel, waarden, adressen). Een ADMIN beheert datums, knoppen en status.

• Enkel voor actieve klanten van Finibase. Een reeks van een klant die je kantoor van AI-toegang uitsloot, is niet zichtbaar.

• Na afloop biedt de skill aan om vast te leggen wat ze leerde (sjabloonpagina, uiterste dag, pagina voor de antwoorden, mailsjabloon). Dat gebeurt enkel na jouw akkoord.

Werkt het niet?

• De skill start niet: start ze expliciet met /formulier-btw-controle en controleer in Customize > Skills dat de schakelaar aan staat.

• De skill meldt dat ze de Finibase-wiki of de klant niet kan bereiken: koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in het artikel hierboven en controleer je AI-integratiepermissies.

• De vaste link toont niets: dat is normaal tussen twee periodes, of als de reeks gepauzeerd of beëindigd is. Vraag de skill om het overzicht van de reeksen.

• Een formulier of de reeks is vergrendeld: vraag de maker of een ADMIN om te ontgrendelen via de skill. Het overzicht van de reeksen toont of dat nodig is.

• De sjabloonpagina kan niet gebruikt worden: je hebt bewerkrecht nodig en het moet een gewone geschreven pagina zijn (geen gegenereerde pagina), van hoogstens 20 KB.

• De reeks wordt geweigerd: een periode mag maar één keer voorkomen in de reeks en de uiterste datum moet in de toekomst liggen.