Kantooruren binnen en buiten: zie wanneer je team werkt, als basis voor overuren en recup

Voor je begint

1. Zet eerst je design system op in Claude. Dat doe je één keer, zodat het dashboard er uitziet als van jouw kantoor, in jullie kleuren, lettertype en toon. Volg daarvoor 13. Je design system opzetten in Claude. Zonder design system bouwt de skill geen dashboard: ze stopt en verwijst je naar dat artikel.

2. Download de skill in Finibase via Instellingen > AI-integraties > Claude skills. Je logt in met je Finibase-account: de skills zijn enkel beschikbaar voor Finibase-klanten. Pak het bestand niet uit: Claude verwacht het zo.

3. Importeer de skill in Claude zoals beschreven in Skills importeren in Claude, en zet ze aan in Customize > Skills. Voor een Team- of Enterprise-account zet een beheerder de skill best meteen klaar voor het hele kantoor via Organization settings > Plugins & skills > Add > Upload a skill.

4. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude, met de AI-integratiepermissies Medewerkers, Registraties en Kantoorinstellingen.

Verder heb je nodig:

• Een uurrooster per medewerker in AdminPulse. Zonder uurrooster kan de skill voor die medewerker niet bepalen wat binnen en buiten de kantooruren valt. Hij staat dan onder Niet berekenbaar.

• Begin- en eindtijden op je registraties. Een registratie zonder tijdstip kan de skill niet plaatsen. Ze staat onder Niet te plaatsen.

• Een afgeronde eerste synchronisatie. Staat de connector pas aan, wacht dan tot de registraties binnen zijn.

• Code execution and file creation aan in Claude. De skill rekent met een vast script en kan zonder niet rekenen.

• Schrijfrecht op de Finibase-wiki, zodat de skill je keuzes kan bewaren.

• Optioneel: geplande taken in Claude voor een maandelijkse vernieuwing.

Wat de skill doet

Zie per medewerker wanneer er gewerkt werd: binnen de kantooruren, of erbuiten. De skill Kantooruren binnen en buiten legt het uurrooster in AdminPulse naast de begin- en eindtijd van elke registratie. Dat is de basis om overuren en recup op te volgen. Je importeert de skill één keer, daarna start je ze met één zin.

• Splitst per medewerker de geregistreerde uren in binnen de kantooruren, buiten op een werkdag en buiten in het weekend of op een feestdag.

• Rekent met een vast script in plaats van te schatten. Dezelfde registraties geven altijd dezelfde uitkomst.

• Telt niets dubbel. Overlappende registraties worden samengevoegd en de overlap staat apart.

• Laat niets stilzwijgend verdwijnen. Werk in de middagpauze, op een rustdag volgens het uurrooster, registraties zonder tijdstip en medewerkers zonder uurrooster krijgen elk een eigen blok.

• Bewijst de cijfers. De uren binnen en buiten, samen met de overlap en de registraties zonder tijdstip, moeten exact optellen tot de geregistreerde uren. De maandtotalen gaan ook naast de overuren in Finibase.

• Laat elk cijfer doorklikken van medewerker naar maand, dag en registratie, met begin- en eindtijd.

• Beslist niets zelf. De skill geeft de basis voor een gesprek over overuren en recup. Ze wijzigt niets in AdminPulse en verstuurt geen mails.

• Onthoudt jullie keuzes in de Finibase-wiki, zodat de volgende run meteen goed zit.

Typisch gebruik: het gesprek over overuren en recup, de controle of avond- en weekendwerk in de registraties staat, en het vergelijken van het werkelijke werkpatroon met het uurrooster.

Het onderscheid met de skill Overuren en ontbrekende uren: die toont het saldo per dag. Deze skill toont op welk moment van de dag en de week er gewerkt werd. Ze vullen elkaar aan.

De skill starten vanuit Artefacten

De skill draait het best vanuit een Dashboard in Artefacten, zodat je het resultaat meteen ziet en er in Claude verder aan kan werken.

1. Open in Claude Artefacten en maak een nieuw Dashboard.

2. Typ in dat gesprek /kantooruren-binnen-en-buiten en zet erachter wat je wil, in gewone taal.

• /kantooruren-binnen-en-buiten Het overzicht van 1 januari tot het einde van vorige maand, met de instellingen van je kantoor.

• kantooruren binnen en buiten opzetten De eerste keer op je kantoor: de skill overloopt samen met jou de keuzes (zie hieronder).

• wie werkt er buiten de kantooruren of avond- en weekendwerk per medewerker Een vraag in gewone taal.

• /kantooruren-binnen-en-buiten enkel het derde kwartaal. Een andere periode, enkel voor deze keer.

• /kantooruren-binnen-en-buiten vernieuw het dashboard Nadat de eerste versie er staat.

De eerste keer: zo verloopt het

De eerste keer stelt de skill enkel de vragen die je data niet kan beantwoorden, in hoogstens drie rondes. De aanbevolen keuze staat telkens eerst.

1. Startcontrole. De skill controleert zonder vragen de permissies, de uurroosters en of er een design system in Claude staat. Staat er geen, dan stopt ze en verwijst ze naar het artikel over je design system. Staan er meerdere, dan vraagt ze welk ze moet gebruiken en of er sluitings- of brugdagen van je kantoor bij moeten.

2. Ronde 1: vragen die de cijfers veranderen. Welke periode? Wie telt mee? Telt werk in de middagpauze als binnen of buiten de kantooruren? Tellen opleidingsuren mee?

3. Ronde 2: presentatie en werking. Een marge van enkele minuten voor het begin en het einde van de dag, hoe je een rustdag volgens het uurrooster behandelt (bijvoorbeeld een vaste vrije woensdag), wie het dashboard mag zien en of de skill het maandelijks vernieuwt.

4. Het dashboard. De skill haalt de data op, rekent, sluit de cijfers aan en toont het dashboard privé.

Weet je een antwoord niet, dan blijft de standaard. Je antwoorden bewaart de skill meteen in de Finibase-wiki, zodat de volgende run ze overneemt.

Wat je krijgt

• Een Dashboard in Artefacten met kerncijfers, een overzicht per medewerker en dialogen die openen tot op de registratie. Het dashboard is altijd licht, ook als je zelf een donker thema gebruikt. Het staat privé bij jou en je deelt het zelf als je dat wil.

• In de Finibase-wiki: de pagina processen/kantooruren-binnen-en-buiten/overzicht met jullie keuzes. Er staan geen namen en geen uren per persoon in.

• Op vraag een geplande taak die het dashboard elke maand vernieuwt naar dezelfde link.

Zo lees je het dashboard

De kerncijfers

• Binnen de kantooruren: de geregistreerde uren die binnen de blokken van het uurrooster vallen.

• Buiten op een werkdag: uren voor het begin, na het einde of tussen de blokken van een werkdag.

• Buiten in het weekend of op een feestdag: alle uren op een zaterdag, zondag of wettelijke feestdag.

• Niet te plaatsen: uren van registraties zonder begin- en eindtijd.

Elke tegel is klikbaar en opent de dagen erachter. Een dag krijgt één type, in deze volgorde: feestdag, weekend, rustdag volgens het uurrooster, werkdag.

Apart getoond

• In de pauze: werk tussen de ochtend- en de namiddagblokken. Standaard telt dat als buiten de kantooruren.

• Rustdag: werk op een weekdag waarop het uurrooster geen uren heeft.

• Overlap: tijd waarin twee registraties tegelijk lopen. Die telt de skill één keer.

• Niet berekenbaar: medewerkers zonder uurrooster, met de reden en hun geregistreerde uren. Er staat nooit een nul in de plaats.

Van medewerker tot registratie

1. Klik op een medewerker of een cijfer. Er opent een dialoog met de uren per medewerker of per dag. Van daaruit klik je door naar de volgende laag.

2. Kies een maand en daarna een dag.

3. Bij een dag zie je de registraties met begin- en eindtijd en hoe elk stuk is ingedeeld. Bij elke registratie staan ook de relatie, het prijslijstitem, de factureerstatus, de opdracht en de interne opmerking. De opmerking voor op de factuur neemt de skill bewust niet over.

Aansluiting

Onderaan toont het dashboard of de uren binnen en buiten, samen met de overlap en de registraties zonder tijdstip, exact optellen tot de geregistreerde uren. Staat er een verschil, dan toont de skill het in plaats van het weg te werken. Ook de maandtotalen gaan naast de overuren in Finibase, en de blokken van het uurrooster naast de werkuren per dag.

Standaarden aanpassen voor je kantoor

Alles wat bij jullie anders is dan de standaard, staat op de wikipagina processen/kantooruren-binnen-en-buiten/overzicht. Die pagina wint altijd van de skill. Wil je een andere behandeling van de pauze, een marge of extra sluitingsdagen, vraag het dan in een gesprek of pas de pagina zelf aan.

Waar op letten

• Het uurrooster heeft geen historiek. Elke dag wordt gemeten tegen het huidige uurrooster. Voor datums van voor het huidige uurrooster is het resultaat een afgeleide en dat staat er ook bij.

• Enkel de wettelijke feestdagen zijn bekend. Sluitings- en brugdagen van je kantoor staan niet in Finibase. De skill vraagt of je ze wil toevoegen.

• Registraties zonder tijdstip kan de skill niet plaatsen. Ze staan apart onder Niet te plaatsen.

• Een registratie over middernacht splitst de skill niet. Ze telt als niet te plaatsen en wordt gemeld.

• Het is een basis, geen oordeel. De skill rangschikt medewerkers niet en trekt geen conclusie over wie te veel werkt. Beslissingen over overuren en recup neem je zelf.

• De skill wijzigt niets in je registraties of uurroosters en verstuurt geen mails.

Werkt het niet?

• De skill start niet: start ze expliciet met /kantooruren-binnen-en-buiten en controleer in Customize > Skills dat de schakelaar aan staat.

• De skill meldt een ontbrekende permissie: zet de AI-integratiepermissie Registraties aan in Finibase (die staat standaard uit) en probeer opnieuw. Controleer ook Medewerkers en Kantoorinstellingen.

• De skill meldt dat je huisstijl ontbreekt: zet eerst je design system op volgens 13. Je design system opzetten in Claude en start de skill opnieuw.

• Een medewerker staat onder Niet berekenbaar: vul zijn uurrooster in AdminPulse in en laat Finibase synchroniseren.

• Veel uren staan onder Niet te plaatsen: die registraties hebben geen begin- en eindtijd. Vul die aan in AdminPulse als je ze wil laten meetellen.

• De zelftest van het script faalt: de skill stopt dan met een melding. Download de skill opnieuw in Finibase en importeer ze onder dezelfde naam.