Personeelskosten en VTE inladen: zet kosten, kostencategorieën en VTE uit je Excel klaar voor controle

Voor je begint

1. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. De skill hoef je niet te downloaden of te importeren: Finibase stelt ze via de koppeling automatisch ter beschikking in Claude.

2. Zorg voor je Excel. Een werkmap met per medewerker het e-mailadres, de kosten (per jaar of per uur), eventueel de kostencategorie en de wekelijkse of jaarlijkse uren voor de VTE. Finibase heeft zelf geen Excel-importer: Claude leest je werkmap en stelt de wijzigingen voor.

3. Controleer je AI-integratiepermissies. Lezen, een voorbeeld bekijken en voorstellen doen vraagt de permissies Medewerkers, Personeelskosten en Kantoorinstellingen, ook voor wijzigingen aan enkel de VTE. De drie kostenonderdelen (categorieën, kosten per medewerker en de kostenbron van het kantoor) vragen daarbovenop de accountpermissie om kostengegevens van medewerkers te bekijken (Gebruikersbeheer). Een voorbeeld kan dus slagen en het voorstel toch worden geweigerd. Een categorie verwijderen en de kostenbron van het kantoor aanzetten vraagt toegang tot alle bedrijven van het kantoor.

4. Voeg de widget Controle wijzigingsvoorstellen toe aan een dashboard (zie Controle wijzigingsvoorstellen). Zonder die widget kunnen er geen voorstellen worden klaargezet.

Wat de skill doet

De skill brengt personeelskosten, kostencategorieën en VTE-tijdlijnen uit een Excel naar Finibase, in de goede volgorde en zonder dat iets ongewild wordt gewist.

• Leest eerst alles wat er al is: de bestaande categorieën, de kostenbron van het kantoor, het aantal uren per week en per jaar voor een VTE, en de reeds opgeslagen kosten- en VTE-periodes per medewerker.

• Koppelt je werkmap aan je medewerkers via het e-mailadres. Onduidelijke, ontbrekende of dubbele overeenkomsten legt ze aan jou voor.

• Werkt met de volledige gewenste tijdlijn per medewerker. Een lege cel in je werkmap betekent niet dat iets gewist moet worden. Wat je niet vermeldt, blijft behouden. Wil je iets echt verwijderen, dan toont ze de oude en de nieuwe waarde.

• Rekent uren om naar VTE: wekelijkse uren gedeeld door de uren per week van het kantoor, of jaaruren gedeeld door de uren per jaar, afgerond op 0,01. Een leaver krijgt een segment met VTE 0,0 vanaf de uitdiensttredingsdatum.

• Toont eerst een voorbeeld: de oude en nieuwe waarden, medewerkers die niet te vinden zijn, onbekende categorieën, grenzen die overschreden worden en ontbrekende VTE-rijen. Het voorbeeld schrijft niets weg.

• Zet de wijzigingen klaar voor controle in de goede volgorde: eerst de categorieën, dan de kosten en VTE per medewerker, en als laatste de kostenbron voor het hele kantoor.

De skill starten

Je hoeft de skill niet bij naam te kiezen. Vraag het in gewone taal en voeg je Excel toe, bijvoorbeeld:

• Laad de personeelskosten uit deze Excel in Finibase.

• Importeer de VTE van onze medewerkers uit deze werkmap.

• Pas de interne kosten van onze medewerkers in bulk aan met deze lijst.

Zo verloopt het

1. Lezen en koppelen. Claude leest de bestaande configuratie en matcht de e-mailadressen uit je werkmap met je medewerkers. Je lost samen de onduidelijke gevallen op.

2. Kolommen en eenheden bevestigen. Je bevestigt de categorieën (bestaande, nieuwe, hernoemde of verborgen) en kiest per medewerker of de kost jaarlijks of per uur is. Maandbedragen rekent Claude zelf om naar een jaarbedrag.

3. Voorbeeld bekijken. Claude toont het resultaat met alle waarschuwingen. Je past aan wat nodig is.

4. Categoriewijzigingen klaarzetten. Alle aanmaak-, hernoem-, volgorde- en verbergacties gaan samen in één voorstel (er kan maar één categorievoorstel tegelijk openstaan). Een hernoeming verandert de kostenstatus van de betrokken medewerkers. Daarom leest Claude na de goedkeuring van een hernoeming alles opnieuw in, voegt samen en bekijkt een nieuw voorbeeld voor ze de kosten voorstelt.

5. Kosten en VTE klaarzetten. Per medewerker volledige tijdlijnen, in blokken van maximaal 50 per keer.

6. Kostenbron aanzetten (laatst). Voor ze de kostenbron voor het hele kantoor aanzet, controleert Claude via een voorbeeld of elke medewerker een kost heeft. Dat voorstel komt pas nadat de kosten van alle medewerkers zijn goedgekeurd.

7. Opvolgen. Je krijgt een overzicht van wat klaarstaat, goedgekeurd, geweigerd of nog open is. Een onderbroken import kan worden hervat zonder dubbele voorstellen.

Wat je krijgt

• Wijzigingsvoorstellen in de widget Controle wijzigingsvoorstellen, in de juiste volgorde. Heeft je kantoor een onderdeel op directe modus gezet, dan wordt dat onderdeel meteen doorgevoerd en bewaart de wijzigingsgeschiedenis de vorige toestand 30 dagen.

• Een voorbeeld met oude en nieuwe waarden en alle waarschuwingen, vooraleer er iets staat.

• Een rapport met wat klaarstaat, goedgekeurd, geweigerd of nog open is.

Waar op letten

• Een lege cel wist niets. Ontbrekende gegevens in je werkmap blijven in Finibase staan. Wat je weglaat uit een tijdlijn, wordt wel verwijderd, en een lege lijst wist de hele tijdlijn. Daarom stuurt de skill altijd de volledige gewenste tijdlijn.

• Grenzen: een jaarkost is maximaal 1.000.000 euro, een uurkost maximaal 10.000 euro. Een VTE ligt tussen 0,00 en 2,00 in stappen van 0,01. Per medewerker zijn maximaal 50 periodes toegestaan.

• Een ontbrekende VTE-rij betekent 1,0 VTE, geen bevestigd voltijds contract.

• Een categorie verwijderen kan pas als er bij geen enkele medewerker nog een bedrag in staat. Een hernoeming verdient de voorkeur. Het kantoor mag nooit zonder categorie blijven. Wil je een categorie samen met de bedragen verwijderen, dan doe je dat zelf in het dashboard onder Kostencategorieën in de instellingen van de widget "Gebruikers datakwaliteit".

• De kostenbron van het kantoor aanzetten geldt voor het hele kantoor. Laat daarom eerst elke medewerker met een niet-geconfigureerde kost oplossen.

• Op een onderdeel met directe modus is er geen goedkeuringsstap. Een wijziging is meteen actief. Een directe wijziging die een opgeslagen periode of bedrag zou wissen, een lege lijst zou sturen of de eenheid over opgeslagen periodes zou wisselen, wordt geweigerd. Een bewuste verwijdering moet dan eerst langs de controle.

• Veel wijzigingen tegelijk goedkeuren kan, met maximaal 15 voorstellen per keer. Keur eerst de categorieën goed, dan de medewerkers, en als laatste de kostenbron.

• Financiële bedragen en VTE-waarden komen niet in logboeken of auditnotities terecht.

Werkt het niet?

• Een voorstel wordt geweigerd als verouderd: lees de configuratie opnieuw in, voeg samen en bekijk een nieuw voorbeeld. Dat gebeurt bijvoorbeeld na een goedgekeurde hernoeming.

• Het voorbeeld slaagt, maar het voorstel wordt geweigerd: controleer je accountpermissie om kostengegevens van medewerkers te bekijken (Gebruikersbeheer). Het voorbeeld controleert die niet.

• Er kunnen geen voorstellen worden klaargezet: voeg de widget Controle wijzigingsvoorstellen toe aan een dashboard dat je kan openen.

• Een medewerker wordt niet gevonden: controleer het e-mailadres in je werkmap. Claude legt dubbele en ontbrekende gevallen aan jou voor.

• De wachtrij zit vol: per widget kunnen maximaal 1.500 voorstellen openstaan. Claude stopt dan en meldt wat nog niet is klaargezet. Keur eerst goed, dan gaat de import verder.

• Meer over de berekening van personeelskosten: zie Personeelskost per medewerker.