Dagboeken toewijzen: wijs dagboekcodes toe aan een dagboektype en zet ze klaar voor controle

Voor je begint

1. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. De skill hoef je niet te downloaden of te importeren: Finibase stelt ze via de koppeling automatisch ter beschikking in Claude.

2. Controleer je AI-integratiepermissies. Lezen van de dagboeken vraagt Relaties en Silverfin-dossiergegevens. Voorstellen doen vraagt daarbovenop dat de widgets Documentvolume per dagboektype en Controle wijzigingsvoorstellen op een dashboard staan dat je kan openen. Mis je een widget, dan kan Claude de lijst nog wel tonen maar niets voorstellen. Het documentvolume per klant (los van het overzicht van de koppeling) vraagt daarbovenop Registraties.

3. Weet waarvoor het dient. De widget Documentvolume per dagboektype telt per klant de documenten per soort dagboek (zie Documentvolume per dagboektype). Een code zonder toewijzing komt onder "Niet toegewezen" terecht. Deze skill helpt die codes toe te wijzen.

Wat de skill doet

Een boekhoudpakket geeft enkel een code (VK, AK, FIN1, 700, ...). Welke soort dagboek dat is, weet Finibase niet uit zichzelf. Die code wordt per boekhoudkoppeling (de Silverfin-koppeling waar een dossier aan hangt) aan een dagboektype gekoppeld: Aankoop, Verkoop, Financieel, Kas, Divers of Negeer. De skill:

• Leest eerst de wiki van je kantoor en zoekt er de dagboekconventies (doorgaans de pagina "Dagboekconventies"). Staat daar hoe jullie dagboeken nummeren, dan wint die conventie.

• Toont de open codes van al je boekhoudkoppelingen, met het huidige type, het aantal documenten en lijnen, hoeveel van je dossiers de code gebruiken en hoe dezelfde code op je andere koppelingen is toegewezen. De niet-toegewezen codes komen eerst.

• Schat elke code in op basis van het patroon: VK of VF wijst meestal op Verkoop, AK of AF op Aankoop, een bank, rekeningnummer of kredietkaart op Financieel, KAS op Kas, en DIV of MEM op Divers. Een patroon volstaat enkel als niets het tegenspreekt.

• Zet alleen de zekere codes klaar als wijzigingsvoorstel, met de reden gegroepeerd per patroon.

• Biedt aan jullie conventies in de wiki te bewaren wanneer jij beslissingen nam die niet uit de code te halen waren.

De skill starten

Je hoeft de skill niet bij naam te kiezen. Vraag het in gewone taal, bijvoorbeeld:

• Welke dagboeken zijn nog niet toegewezen?

• Wijs de dagboeken toe.

• Waarom staat er zoveel in Niet toegewezen?

• Welk dagboektype is VK?

• Vul de dagboektoewijzing aan.

Zo verloopt het

1. Wiki lezen. Claude zoekt jullie dagboekconventies en de kantoorcontext en volgt die. Ze zegt erbij dat ze het zo deed.

2. Open codes ophalen. Per boekhoudkoppeling komen alle dagboekcodes met hun volume. Claude loopt door alle pagina's tot ze alle open codes heeft en meldt wat de lijst niet kan zien (zie "Waar op letten").

3. Codes inschatten. Per code een generieke inschatting. De aantallen lijnen per document en de toewijzing op andere koppelingen bevestigen enkel, ze volstaan nooit op zich.

4. Klaarzetten. Claude zet de zekere codes klaar als wijzigingsvoorstel, per boekhoudkoppeling. Heeft je kantoor dit type wijziging op directe modus gezet, dan toont ze eerst de lijst in de chat en wacht op je bevestiging, omdat de wijziging dan meteen doorgevoerd wordt.

5. Resultaat melden. Claude zegt precies wat er gebeurde: meteen doorgevoerd, klaargezet in de widget Controle wijzigingsvoorstellen, of niets gewijzigd omdat alle codes al het gevraagde type hadden.

6. Conventies bewaren. Heb je beslissingen genomen (bijvoorbeeld "bij ons is 2 altijd het financiële dagboek"), dan biedt Claude aan ze in de wiki te bewaren op de pagina Dagboekconventies in de map Kantoor.

Wat je krijgt

• Een overzicht van de open dagboekcodes, met per code een inschatting en de reden.

• Een wijzigingsvoorstel per boekhoudkoppeling in de widget Controle wijzigingsvoorstellen, of een meteen doorgevoerde toewijzing als je kantoor dat voor dit type wijziging heeft ingesteld.

• Een lijst met de codes die Claude niet zeker kon inschatten en die jij beslist.

• Op je vraag een wikipagina Dagboekconventies voor de volgende keer.

Waar op letten

• Eén toewijzing geldt voor elk dossier op die koppeling, ook voor dossiers die Claude niet ziet. Een fout raakt dus veel klanten tegelijk. Bij twijfel stelt de skill niets voor en vraagt ze het jou.

• De skill gokt niet. Een kale cijfercode (1, 2, 10, 700) of een onbekende afkorting laat ze aan jou, tenzij jullie conventie in de wiki die code benoemt. Een code die op een bankrekeningnummer of kredietkaartafrekening lijkt, is altijd Financieel.

• "Zonder dagboek" en "Negeer" stelt de skill enkel voor als jij het zegt. "Negeer" verbergt die documenten uit het documentvolume. Wat de lijnen zonder dagboek zijn, verschilt per boekhoudpakket.

• Bestaande toewijzingen blijven staan tenzij je zelf vraagt ze te wijzigen. Hoofdletters tellen: VK en vk zijn twee dagboeken.

• De skill wist nooit een toewijzing. Een toewijzing weghalen doe je in de widget zelf.

• Er wordt niets naar AdminPulse of Silverfin geschreven. De toewijzing leeft in Finibase.

• Wat de lijst niet kan tonen: een koppeling met onvolledige dossiers (daar kunnen codes ontbreken), een koppeling zonder afgesloten boekjaar of export, een koppeling buiten je rechten, en codes die enkel in het lopende boekjaar worden gebruikt. Dat laatste kan pas toegewezen worden zodra dat boekjaar is afgesloten. Claude meldt deze beperkingen altijd.

• Codes en volumes komen uit de wekelijkse Silverfin-export en zijn dus tot een week oud. Staan de codes van een net afgesloten boekjaar er nog niet, dan kan Claude de synchronisatie van Silverfin vroeger laten lopen. Dat gebeurt op de achtergrond en verloopt niet instant. Vraag daarna om de lijst opnieuw te lezen.

• Staan er nog voorstellen open? Een code in de wachtrij toont in de lijst nog "niet toegewezen". Vraag in een nieuwe sessie daarom eerst of er open voorstellen staan in de widget Controle wijzigingsvoorstellen. Hetzelfde voorstel opnieuw sturen maakt niets nieuws, maar een ander voorstel met dezelfde codes komt ernaast en de controle voert er maar één van door.

Werkt het niet?

• Claude kan niets voorstellen: controleer of de widgets Documentvolume per dagboektype en Controle wijzigingsvoorstellen op een dashboard staan dat je kan openen. De lijst tonen kan ook zonder die widgets.

• De lijst is leeg of onvolledig: lees de melding die Claude erbij geeft. Meestal ontbreekt een afgesloten boekjaar of een export, of ontbreekt een permissie (Relaties of Silverfin-dossiergegevens).

• Een voorstel is deels niet doorgevoerd: codes die tussendoor door iemand anders zijn toegewezen, worden overgeslagen. Claude leest de lijst dan opnieuw voor ze de rest voorstelt.

• Een code staat niet in de lijst: ze wordt dan enkel in het lopende boekjaar gebruikt, of de koppeling staat buiten je bereik. Een voorstel met een onbekende code wordt als geheel geweigerd.