Klantenbestand segmenteren: geef elke klant een sector en een fiscale rol op basis van de KBO, met alles ter goedkeuring

Voor je begint

1. Download de skill in Finibase via Instellingen > AI-integraties > Claude skills. Je logt in met je Finibase-account: de skills zijn enkel beschikbaar voor Finibase-klanten. Pak het bestand niet uit: Claude verwacht het zo.

2. Importeer de skill in Claude zoals beschreven in Skills importeren in Claude, en zet ze aan in Customize > Skills. Voor een Team- of Enterprise-account zet een beheerder de skill best meteen klaar voor het hele kantoor via Organization settings > Plugins & skills > Add > Upload a skill.

3. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. De skill leest de klanten en hun KBO-gegevens via die koppeling en bewaart de keuzes van je kantoor in de Finibase-wiki.

Verder heb je nodig:

• Het recht Relaties in je AI-integratie, met toegang tot de KBO-gegevens.

• De rechten Registraties en Taken, en voor facturatiegegevens het recht Facturen. Die gebruikt de skill om bij twijfel na te kijken wat het kantoor voor de klant doet. Ontbreekt een recht, dan meldt de skill welk en gaat ze verder met wat wel kan.

• Een sectorsegmentatie die je kantoor al koos in de instellingen Segmentaties beheren van de widget Relaties segmentatie. Ontbreekt ze, dan meldt de skill dat en werkt ze intussen de fiscale rol af.

• Voor een terugkerende uitvoering: de mogelijkheid om geplande taken in te stellen in Claude.

Wat de skill doet

Zodat elke klant een sector en een fiscale rol heeft, zonder dat iemand het hele bestand met de hand moet nalopen. De skill Klantenbestand segmenteren deelt het klantenbestand in volgens twee segmentaties: de sector (wat doet de klant) en de fiscale rol (wat voor soort entiteit is het).

• Leest de klanten en hun officiële KBO-profiel en bepaalt per klant het passende label. De sector volgt uit de hoofdactiviteit, de fiscale rol uit de structuur van de entiteit.

• Kijkt bij twijfel na wat het kantoor werkelijk voor de klant doet: de geregistreerde diensten, de taken, de gelinkte relaties en eventueel de facturatie.

• Zet elk label klaar als voorstel in de widget Controle wijzigingsvoorstellen, met de reden erbij. Er wordt niets rechtstreeks in AdminPulse geschreven, tenzij je kantoor die soort wijziging zelf op direct heeft gezet.

• Kiest nooit zelf een zwak label. Wat onzeker blijft, komt op een lijst van klanten die je zelf moet bevestigen.

• Meldt wat opvalt in het bestand, zoals een naam die niet bij het ondernemingsnummer past, en schrijft een rapport in de wiki.

Typisch gebruik: één keer om het hele bestand in te delen, daarna maandelijks of wekelijks voor de nieuwe klanten. Voor één klant of enkele klanten volstaat de skill KBO-opzoeking. Deze skill is bedoeld voor het hele bestand of een grote groep.

De skill starten

Typ / in een gesprek en kies klantenbestand-segmenteren, of typ gewoon een van deze zinnen.

• /klantenbestand-segmenteren Segmenteer ons klantenbestand op sector en fiscale rol.

• segmenteer ons klantenbestand De korte versie. De skill volgt dezelfde werkwijze.

• welke klanten hebben nog geen sector of fiscale rol Dezelfde skill, met de nadruk op de klanten die nog niet ingedeeld zijn.

Zo verloopt het

1. Wiki lezen. De skill leest de huisregels en de huisstijl van je kantoor, het register dat NACEBEL-activiteiten koppelt aan een sectorlabel en de instellingen voor deze skill. Ontbreekt een pagina, dan zegt ze welke en gaat ze verder met haar standaarden.

2. De eerste keer: instellingen kiezen. Ze stelt een korte vragenlijst: welke segmentaties je invult, welke klanten ze aanpakt (enkel klanten zonder label, of ook bestaande labels nakijken, of eerst een proefrun van 50 klanten), wat er met twijfelgevallen gebeurt, of je voorstellen of enkel een rapport wil, hoe vaak het moet lopen en wie de voorstellen goedkeurt. De eerste optie is telkens de aanbevolen standaard. Je keuzes komen op een wikipagina. Een volgende keer vraagt ze enkel of de instellingen nog gelden, en ze stelt een herziening voor als de laatste te lang geleden is.

3. Segmentaties en wachtrij nakijken. Ze haalt de toegelaten labels op, telt hoeveel klanten nog geen sector hebben en kijkt hoeveel plaats er in de wachtrij met voorstellen is. Is die vol, dan stopt ze met voorstellen en vraagt ze eerst de wachtrij na te kijken.

4. Het bestand doorlopen. Ze loopt de klanten één keer door, pagina na pagina, met hun officiële KBO-profiel erbij. Stopgezette ondernemingen en klanten met een lopend voorstel slaat ze over. Is het bestand heel groot, dan werkt ze in delen en zegt ze dat.

5. Klanten zonder bruikbaar ondernemingsnummer. Voor die klanten doet ze een voorlopige zoekopdracht op naam in de KBO en zet ze de kandidaten op een lijst nummer te bevestigen. Op een naam alleen stelt ze nooit een label voor.

6. Sector bepalen. Op basis van de hoofdactiviteit op ondernemingsniveau en het register van je kantoor. Een klant draagt één sectorlabel.

7. Fiscale rol bepalen. Op basis van de structuur van de entiteit: werkvennootschap of eenmanszaak, managementvennootschap, patrimoniumvennootschap, holding, btw-eenheid of overige fiscale rol. Een woord in de naam van de vennootschap, zoals "management" of "holding", is nooit een bewijs op zichzelf.

8. Verdiepen bij twijfel. Ze kijkt naar de registraties, de taken, de gelinkte relaties en eventueel de facturen. Pas als minstens twee onafhankelijke bronnen naar hetzelfde label wijzen en geen enkele bron tegenspreekt, zet ze een voorstel klaar.

9. Voorstellen klaarzetten. Elk voorstel krijgt het KBO-bewijs als reden mee, zodat je bij het nakijken meteen ziet waarom een label werd voorgesteld.

10. Rapport schrijven. Ze zet het resultaat op een wikipagina, noteert de run in het logboek en biedt aan om een geplande uitvoering voor nieuwe klanten in te stellen.

Wat je krijgt

• Voorstellen in de widget Controle wijzigingsvoorstellen, gebundeld per taak. Ze worden pas na jouw akkoord in AdminPulse doorgevoerd.

• Een rapport als aparte wikipagina onder Processen > Klantenbestand segmenteren > Analyses, met de datum in de titel. Daarin staan het aantal beoordeelde klanten, de voorstellen per label, wat verdiept werd, de klanten die je moet bevestigen, de nummers die je moet bevestigen, de datakwaliteitspunten en de vragen voor het register.

• Een register in de wiki dat NACEBEL-activiteiten koppelt aan een sectorlabel. De skill biedt aan om een bevestigde keuze als herbruikbare regel toe te voegen, zodat dezelfde activiteit de volgende keer meteen goed zit.

• Een wikipagina met de instellingen van je kantoor en een logboek met een regel per uitvoering.

• In het gesprek een korte samenvatting met de datum van de KBO-gegevens.

Waar op letten

• Alles gaat eerst langs jou. Voorstellen staan in de wachtrij tot jij ze goedkeurt. Heeft je kantoor een soort wijziging op direct gezet, dan vraagt de skill vooraf bevestiging en meldt ze achteraf dat ze al is uitgevoerd.

• Twijfelgevallen krijgen geen label. Ze komen op de lijst die je zelf bevestigt, met wat er gevonden werd en welke vraag aan de klant of de dossierbeheerder de twijfel zou oplossen.

• Een zoekopdracht op naam is altijd voorlopig. De skill schrijft geen ondernemingsnummer weg en stelt geen label voor op een naamovereenkomst.

• Is de plaats in de wachtrij op, dan stopt de skill met voorstellen. Neem eerst de wachtrij door en start de skill daarna opnieuw.

• Hetzelfde label voor dezelfde activiteit. Krijgen klanten met dezelfde hoofdactiviteit verschillende sectorlabels, dan meldt de skill dat als vraag voor het register. Pas nadat je kiest stelt ze wijzigingen voor.

• Een geplande uitvoering is voorzichtiger. Ze schrijft nooit rechtstreeks naar je bronsystemen, verstuurt geen mails, wijzigt geen instellingen in de wiki en gaat niet door als de wiki of de koppeling niet bereikbaar is.

• Geen bedragen of cijfers per persoon in de wiki. De skill werkt met banden en omschrijvingen, zoals "bijna geen uren".

• Kijk naar de datum van de KBO-gegevens. De skill noemt die in het gesprek en meldt het als de gegevens oud zijn.

Werkt het niet?

• De skill start niet: start ze expliciet met /klantenbestand-segmenteren en controleer in Customize > Skills dat de schakelaar aan staat.

• De skill meldt dat ze de Finibase-wiki of de koppeling niet kan bereiken: koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in het artikel Finibase koppelen aan Claude. De skill stopt dan, zodat er niets halfs wordt klaargezet.

• De skill zegt dat er geen sectorsegmentatie gekozen is: kies die eerst in de instellingen Segmentaties beheren van de widget Relaties segmentatie. Intussen werkt de skill de fiscale rol af.

• De skill meldt dat een recht ontbreekt: vraag een beheerder om dat recht aan je AI-integratie toe te voegen. Tot dan gaat ze verder met wat wel kan en telt een bron zonder recht nooit als leeg.

• De KBO-gegevens ontbreken in het antwoord: de skill stelt dan niets voor en probeert het opnieuw. Dat betekent niet dat de onderneming niet bestaat.

• Je ziet geen voorstellen: controleer of je in de instellingen koos voor voorstellen en niet enkel voor een rapport, en of de plaats in de wachtrij niet op is.