MyMinFin documenten downloaden: haal alle documenten van een klant op en orden ze op de schijf die je zelf kiest

Voor je begint

1. Download de skill in Finibase via Instellingen > AI-integraties > Claude skills (https://app.finibase.com/settings/claude-skills). Je logt in met je Finibase-account: de skills zijn enkel beschikbaar voor Finibase-klanten. Pak het ZIP-bestand niet uit: Claude verwacht het zo.

2. Importeer de skill in Claude zoals beschreven in Skills importeren in Claude, en zet ze aan in Customize > Skills. Voor een Team- of Enterprise-account zet een beheerder de skill best meteen klaar voor het hele kantoor via Organization settings > Plugins & skills > Add > Upload a skill.

3. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. De skill leest en schrijft in de Finibase-wiki van je kantoor, daar legt ze de afspraken over de mappen vast.

Verder heb je nodig:

• De Claude desktop-app, gekoppeld aan de computer waarop de documenten moeten komen. Zo kan Claude bestanden in jouw mappen zetten, ook op een netwerkschijf of in een gesynchroniseerde OneDrive-map. Open de chat in de desktop-app op die computer en de computer moet aan en wakker zijn.

• Een browser waarin jij bent ingelogd op MyMinFin, met het mandaat om voor de klant te handelen. Claude werkt in je eigen Chrome (met de Claude in Chrome-extensie) of in de ingebouwde browser van de desktop-app.

• Code execution and file creation aan in Claude. Zonder kan de skill de gedownloade pdf's niet uitlezen en hernoemen.

• De naam of het ondernemingsnummer van de klant. Vindt de skill de klant niet in Finibase, dan vraagt ze het ondernemingsnummer.

Wat de skill doet

Zodat de documenten van de FOD Financiën niet meer één voor één met de hand worden gedownload en elk document op een vaste plek staat. De skill MyMinFin documenten downloaden haalt alle documenten van een klant uit MyMinFin (btw-aangiftes, rekeninguittreksels, klantenlistings, btw-identificatie, maar ook aanslagbiljetten, voorafbetalingen, fiches 281.xx voor de personenbelasting, bedrijfsvoorheffing, onroerende voorheffing en brieven van de FOD Financiën) en zet ze in jullie mappenstructuur.

• Vraagt de eerste keer waar de bestanden moeten komen: een map op de computer, een netwerkschijf, een gesynchroniseerde OneDrive- of SharePoint-map, of rechtstreeks in SharePoint of Google Drive.

• Stelt een mappenstructuur voor, of laat je zelf een indeling kiezen, en legt jullie keuze vast op een wikipagina. Zo staat er altijd ergens beschreven waar alle documenten terug te vinden zijn.

• Vraagt uitdrukkelijk toestemming voor de paden waarin ze mag werken, bij elke uitvoering. Ze toont de lijst met een kant-en-klare zin die je in de chat plakt, en wacht op jouw antwoord.

• Downloadt alle documenten van de klant via je browser. Jij logt zelf in, de skill voert nooit inloggegevens in.

• Herkent elk bestand op zijn inhoud (datum, soort en periode), controleert dat het ondernemingsnummer klopt en geeft het een vaste naam.

• Voegt enkel bestanden toe. Ze overschrijft of verwijdert niets en slaat over wat er al staat.

• Controleert achteraf of alles op de juiste plaats staat en houdt een logboek bij in de wiki.

Typisch gebruik: na elke btw-aangifte of elk kwartaal, bij een nieuwe klant waarvan je het archief wil opbouwen, of als je op één plek wil kunnen terugvinden wat de FOD Financiën heeft verstuurd.

De skill starten

Typ / in een gesprek en kies myminfin-documenten-downloaden, of typ gewoon een van deze zinnen. Zet erachter voor welke klant, in gewone taal.

• /myminfin-documenten-downloaden Download alle MyMinFin-documenten van (naam of ondernemingsnummer van de klant) en zet ze in onze vaste mappenstructuur. Controleer eerst in de wiki of er al een pagina met onze afspraken staat. Vraag mij waar de bestanden moeten komen als ze er nog niet staat.

• download de MyMinFin-documenten van (klant) De korte versie. De skill volgt dezelfde werkwijze.

• haal de btw-documenten van (klant) uit MyMinFin Dezelfde skill, met de nadruk op de btw-documenten.

Zo verloopt het

1. Wiki controleren. De skill zoekt de pagina Overzicht: MyMinFin documenten downloaden onder Processen. Staat ze er, dan volgt ze die en gaat ze meteen naar de toestemming. Anders begint ze met de vragen hieronder.

2. De eerste keer: bestemming kiezen. Ze vraagt waar de documenten moeten komen, wat het exacte pad van de hoofdmap is en in welke map je browser gedownloade bestanden bewaart.

3. Toestemming voor de paden. Ze raakt niets op je computer aan voor je toestemming geeft. Ze toont de exacte paden met een kant-en-klare zin, bijvoorbeeld "Ik geef toestemming aan Claude om in (pad 1) en (pad 2) bestanden te lezen en toe te voegen, zonder iets te verwijderen of te overschrijven". Plak die zin in de chat. Een kort "ja" volstaat niet, want de paden moeten in jouw eigen woorden staan. Daarna vraagt de Claude desktop-app in een pop-up of ze die mappen mag gebruiken. Ook dat bevestig je.

4. De eerste keer: mappenstructuur vastleggen. Ze bekijkt hoe je hoofdmap al is ingedeeld en stelt een structuur en bestandsnaam voor. Jij past aan of bevestigt, en pas dan schrijft ze de wikipagina.

5. Klant kiezen en inloggen. Ze zoekt de klant op, opent MyMinFin in je browser en wacht tot je bent ingelogd. Je kiest de klant, en ze controleert op de pagina dat naam en ondernemingsnummer kloppen.

6. Downloaden. Ze leest de volledige lijst, downloadt eerst één document als test en daarna de rest, één voor één.

7. Herkennen en ordenen. Ze leest datum, soort en periode uit elke pdf, geeft het bestand zijn naam en zet het in de juiste map.

8. Controleren en afronden. Ze vergelijkt de bestemming met de lijst uit MyMinFin, voegt een bundel toe aan het logboek in de wiki en geeft een korte samenvatting.

Welke mappenstructuur kan je kiezen?

De skill stelt deze indelingen voor. Je kan ook een eigen indeling opgeven.

• Per klant, dan jaar, dan soort: Hoofdmap\Klant X\MyMinFin\2026\Btw-aangiftes\

• Per klant, dan soort, dan jaar: Hoofdmap\Klant X\MyMinFin\Btw-aangiftes\2026\

• Eén entiteit zonder klantmappen (de documenten van je eigen bedrijf): Hoofdmap\MyMinFin\2026\Btw-aangiftes\

Een veelgekozen opbouw voor de bestandsnaam is JJJJ-MM-DD Soort (periode).pdf, bijvoorbeeld 2026-01-19 Ontvangstbevestiging periodieke aangifte 4de kwartaal 2025.pdf. Ook dat leg je zelf vast: de skill vraagt de bestandsnaam altijd eerst na, één keer. Je kiest de standaardnamen met één klik, of je stelt zelf een naam samen (opbouw, datumnotatie, tekens en soortnamen). In beide gevallen schrijft de skill de keuze volledig uit op de wikipagina van je kantoor en past ze die bij elke uitvoering toe, zonder het nog eens te vragen. Je kiest ook of de mappen per thema komen (btw, vennootschapsbelasting, voorafbetalingen, personenbelasting, fiches, onroerende voorheffing, ...) of per exacte documentsoort. Bij aanslagbiljetten staat het aanslagjaar in de naam, bij fiches het inkomstenjaar. Bestaande bestanden hernoemt de skill enkel op jouw uitdrukkelijk verzoek, met een lijst voor en na.

Wat je krijgt

• Alle documenten van de klant in jullie mappenstructuur, met een vaste bestandsnaam.

• Een wikipagina Overzicht: MyMinFin documenten downloaden onder Processen > MyMinFin Documenten, met het pad, de mappen, de bestandsnamen, de toegestane paden en per soort document de doelmap.

• Per uitvoering een bundel in het logboek in de wiki, met de klant, de documenten (soort en datum) en waar ze staan.

• In het gesprek een korte samenvatting: hoeveel documenten er stonden, hoeveel nieuw zijn en hoeveel er al waren.

Waar op letten

• Je logt zelf in op MyMinFin. De skill voert nooit inloggegevens, itsme of eID-codes in. Heb je geen mandaat voor de klant, dan meldt ze dat en stopt ze.

• De skill werkt enkel op de paden die je bevestigt. Ze vraagt dat bij elke uitvoering opnieuw, ook als ze al in de wiki staan. Weiger je de toegang, dan vraagt ze één keer opnieuw en zoekt ze geen omweg. Lukt het dan nog niet, dan stopt ze.

• Ze voegt enkel toe. Bestaande bestanden worden niet overschreven of verwijderd. De originelen blijven in je downloadmap staan tot je vraagt om op te ruimen.

• Bestandsnamen uit je browser zeggen niets. Dezelfde naam komt meerdere keren voor met een volgnummer. Daarom leest de skill datum en soort uit de pdf zelf.

• Chrome kan vragen om meerdere downloads toe te staan. Bevestig dat in de browser, anders komen er geen bestanden binnen.

• Er komen geen bedragen in de wiki. De skill gebruikt de inhoud van de pdf's enkel om datum, soort, periode en ondernemingsnummer te bepalen.

• Wil je later een andere indeling? Vraag het aan de skill: ze past de wikipagina aan na je akkoord. Bestaande bestanden blijven staan tot je vraagt om ze te verplaatsen.

Werkt het niet?

• De skill start niet: start ze expliciet met /myminfin-documenten-downloaden en controleer in Customize > Skills dat de schakelaar aan staat.

• De skill zegt dat de computer niet gekoppeld is: open de chat in de Claude desktop-app op de computer met de mappen, en stuur daar een bericht. Controleer ook dat de computer aan staat en online is.

• De pop-up voor de mappen wordt geweigerd of verschijnt niet: de skill vraagt dan één keer opnieuw, nadat je de toestemmingszin met de paden opnieuw hebt geplakt. Sta de toegang toe in de pop-up. Weigert die opnieuw, dan stopt de skill. Koppel de map dan zelf in de Claude desktop-app, of zet de pdf's handmatig in de bestemming terwijl Claude enkel de namen en mappen voorbereidt.

• De klant is niet te kiezen in MyMinFin: je hebt waarschijnlijk geen mandaat voor die klant. Regel dat eerst bij de FOD Financiën.

• Er staan minder of meer bestanden dan in MyMinFin: vraag de skill om de bestemming opnieuw te controleren. Ze vergelijkt de lijst uit MyMinFin met wat er staat en meldt precies wat ontbreekt.

• De skill vindt de wikipagina niet: heb je ze verplaatst, geef dan het pad mee in je vraag. Anders maakt ze een nieuwe aan en meldt ze dat.

• De skill meldt dat ze de Finibase-wiki niet kan bereiken: koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in het artikel hierboven.