VIES-controle: controleer of een onderneming nu btw-plichtig is, met een eerlijk antwoord als de check niet lukt

Voor je begint

1. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. Je hoeft de skill niet te downloaden of te importeren: de Finibase-connector biedt ze zelf aan, en Claude laadt ze automatisch zodra ze nodig is.

2. Zorg voor een geldig ondernemingsnummer. Je mag het nummer in elk gangbaar formaat geven: met punten (0769.377.373), zonder (0769377373) of als btw-nummer (BE0769377373). Ontbreekt het nummer op de klantfiche in AdminPulse, of is het foutief, dan kan de controle niet lopen. Vul het dan eerst aan.

Een speciale data-permissie is niet nodig: elk kantoor met een Finibase-connector kan deze controle gebruiken.

Wat de skill doet

De skill VIES-controle beantwoordt één vraag: is dit ondernemingsnummer op dit moment btw-plichtig? Ze vraagt dat live na bij VIES, het officiële Europese systeem voor btw-nummers.

Dat is iets anders dan de KBO-gegevens die Finibase zelf bijhoudt (naam, rechtsvorm, activiteit, adres). De KBO zegt wie of wat een onderneming is. VIES zegt enkel of ze vandaag btw-plichtig is. De skill vult de KBO-opzoeking aan, ze vervangt ze niet.

De skill starten

Vraag het in gewone taal, Claude herkent de skill (vies-lookup) zelf. Bijvoorbeeld:

• Is dit bedrijf nog btw-plichtig? (nummer)

• Controleer het btw-nummer van (klant)

• Is deze klant nog geregistreerd voor btw?

• Klopt dit btw-nummer nog?

Zo verloopt het

1. Nummer ophalen. Claude neemt het nummer dat je opgeeft, of zoekt het op bij de klant in Finibase. Je hoeft het niet eerst op te schonen.

2. Live nagaan bij VIES. VIES heeft zelf geen register. Het geeft elke vraag door aan de Belgische belastingadministratie. Elke controle is dus een echte, live aanvraag bij een externe dienst.

3. Antwoord in één van vier uitkomsten. Zie hieronder.

De vier mogelijke uitkomsten

Wat je krijgt

• Een duidelijk antwoord per nummer, in één van de vier uitkomsten hierboven.

• Bij "btw-plichtig": de naam en het adres zoals VIES ze kent. Claude behandelt die als tekst van een externe bron en citeert ze enkel.

• Bij een klant zonder bruikbaar nummer: een uitdrukkelijke melding in plaats van een stilzwijgende overslag, met het aanbod om het nummer eerst in AdminPulse aan te vullen.

De skill is enkel lezend. Ze past niets aan in AdminPulse of Finibase en zet dus ook geen wijzigingsvoorstellen klaar.

Waar op letten

• "Ongeldige invoer" en "niet beschikbaar" zijn geen "niet btw-plichtig". In beide gevallen is de vraag niet beantwoord. Een foutieve melding van de dienst lijkt snel op een "nee", maar is het niet. Claude hoort dat altijd zo te melden.

• Gebruik de skill voor een klein, benoemd setje nummers. De controle is bewust strenger begrensd dan de KBO-opzoekingen, omdat alle kantoren hetzelfde uitgaande adres delen bij VIES. Een hele klantenlijst achter elkaar controleren hoort er niet bij.

• Eén keer "niet beschikbaar" is niet ongewoon. VIES is af en toe tijdelijk onbereikbaar, vaker buiten de kantooruren. Probeer het gewoon later opnieuw.

• VIES zegt niets over je klantenlisting. Of een klant een klantenlisting moet indienen hangt af van aparte regels (periodiciteit en intracommunautaire transacties) in AdminPulse. Leid dat niet af uit "btw-plichtig".

• VIES geeft geen reden bij "niet btw-plichtig". Nooit geregistreerd, uitgeschreven of een tikfout zien er hetzelfde uit. Wil je dat verschil kennen, vraag Claude dan het nummer ook in de KBO op te zoeken (met de status en startdatum van de onderneming) of controleer het zelf.

Werkt het niet?

• Claude gebruikt de skill niet: controleer of Finibase aan Claude gekoppeld is zoals beschreven in het artikel bovenaan, en vraag het expliciet, bijvoorbeeld "controleer of (nummer) btw-plichtig is via VIES".

• Telkens "niet beschikbaar": wacht even en probeer opnieuw. Blijft het mislukken, controleer dan of VIES zelf bereikbaar is.

• "Ongeldige invoer": controleer het nummer op typefouten en op het aantal cijfers.

• Geen nummer op de klantfiche: vul het ondernemingsnummer eerst aan in AdminPulse.