Finibase-basisskill: Claude werkt vanuit de wiki van je kantoor, stelt wijzigingen eerst voor en kiest de juiste periode

Voor je begint

1. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. Er valt niets te downloaden of te importeren: Claude haalt de skill zelf op via de koppeling.

2. Wat Claude mag zien, hangt af van jouw account. Elke vraag verloopt binnen de rechten die jij in Finibase hebt: je ziet via Claude nooit meer dan in Finibase zelf. Voor gegevens uit Silverfin of Yuki heb je daarnaast de bijbehorende AI-integratiepermissie nodig.

3. Een wiki met de afspraken van je kantoor is een voordeel. Staat er nog niets in, dan werkt de skill gewoon, maar ze kan dan minder rekening houden met jullie manier van werken.

Wat de skill doet

Deze skill is de vaste basis onder elk gesprek over de gegevens van je kantoor. Claude laadt ze automatisch zodra je iets vraagt over je klanten, taken, uren, omzet, facturatie, budgetten, medewerkers of de wiki. Ze zorgt voor drie dingen.

• Eerst de wiki lezen. De wiki is het gedeelde geheugen van je kantoor. Claude bekijkt ze voor hij begint, zodat hij jullie definities, huisregels en eerdere beslissingen kent.

• Wijzigingen eerst voorstellen. Standaard schrijft Claude niets rechtstreeks weg. Hij zet elke wijziging als voorstel klaar in de widget voor het controleren van wijzigingsvoorstellen, en meldt precies wat hij klaarzette en waar het wacht, met een link wanneer die beschikbaar is.

• Nooit een periode verzinnen. Voor een vraag met een datum vraagt Claude aan Finibase wat er vandaag is en welke periodes jullie kantoor gebruikt, en hij vermeldt altijd de periode waarmee hij rekende.

De skill is ook de verkeersregelaar: ze stuurt een vraag door naar de juiste gespecialiseerde skill, bijvoorbeeld voor een dashboard, het kantoorprofiel, de huisstijl of jullie eigen definities. Je hoeft de naam van een skill dus niet te kennen.

De skill starten

Je start ze niet zelf. Stel gewoon je vraag in gewone taal, bijvoorbeeld:

• Hoeveel uren heeft ons team vorig kwartaal geregistreerd?

• Wat is de omzet per klant van de voorbije maand?

• Welke klanten hebben nog geen sector?

• Zet een wijziging klaar voor... (gevolgd door wat je wil laten aanpassen)

Claude laadt de basisskill zodra de vraag over de gegevens van je kantoor gaat.

Zo verloopt het

1. Wiki bekijken. Claude leest eerst de relevante pagina's, zoals de algemene kantoorcontext en, als de vraag erbij past, een pagina voor dat onderwerp.

2. Juiste skill kiezen. Past er een gespecialiseerde skill bij je vraag, dan laadt Claude die erbij.

3. Periode bepalen. Heb je geen periode genoemd, dan gebruikt Finibase dezelfde standaard als een dashboard: tot het einde van vorige maand (de lopende maand is nog onvolledig). Hangt het antwoord sterk af van de periode, dan vraagt Claude het je eerst.

4. Gegevens ophalen. Voor een overzicht van het hele kantoor haalt Claude alle pagina's met resultaten op en rapporteert hij het totaal, niet enkel het eerste deel van de lijst.

5. Wijzigingen klaarzetten. Moet er iets aangepast worden, dan komt het als voorstel in de wachtrij. Jij of de aangewezen collega keurt het goed of af.

6. Aanbieden om te onthouden. Is er iets blijvends uitgekomen (een regel, een definitie, een correctie van jou), dan vraagt Claude of hij het in de wiki mag bewaren. Hij schrijft niets zonder jouw ja.

Wat je krijgt

• Antwoorden die rekening houden met de definities en afspraken in jullie wiki.

• Bij elk cijfer de periode waarover het gaat, en een melding als twee cijfers een verschillend venster hebben.

• Wijzigingen als voorstel in de widget voor wijzigingsvoorstellen, met een duidelijke melding van wat er klaarstaat en bij wie.

• Een voorstel om nieuwe kennis in de wiki te bewaren, zodat je collega's er ook van profiteren.

Waar op letten

• Een voorstel is nog geen wijziging. Standaard gebeurt er pas iets in het bronsysteem nadat iemand het voorstel goedkeurt. Een kantoor kan per soort wijziging instellen dat die meteen wordt doorgevoerd. Claude meldt dan dat het meteen gebeurd is.

• Het voorstel ligt bij jou, tenzij je een collega aanwijst. Zeg erbij wie het moet beoordelen: alleen die persoon (of een ADMIN) kan het dan goedkeuren of afwijzen.

• Gesynchroniseerde gegevens kunnen tot een dag oud zijn. Heb je net iets aangepast in AdminPulse, dan kan Claude de gegevens van één klant of medewerker verversen.

• De wiki is gedeeld. Wat Claude bewaart, is zichtbaar voor het hele kantoor, tenzij de pagina persoonlijk of beperkt is. Claude zegt altijd wat hij bewaarde en wie het kan zien.

• Geen gevoelige cijfers in de wiki. Claude bewaart regels en definities, geen bedragen, marges of cijfers per persoon.

• Wetgeving toetsen. Vraag je om iets aan Belgische wetgeving te toetsen, dan raadpleegt Claude eerst de bron in plaats van uit het geheugen te antwoorden.

Werkt het niet?

• Claude geeft geen antwoord over je kantoor: controleer of Finibase gekoppeld is aan Claude, zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude.

• Een Silverfin- of Yuki-gegeven ontbreekt: vraag aan een ADMIN of jouw AI-integratiepermissies voor die gegevens aanstaan. Is de koppeling zelf verlopen, dan moet het kantoor ze opnieuw autoriseren in de instellingen.

• Een klant of dossier is niet te vinden: Claude zegt dan dat hij het niet vindt. Dat kan ook betekenen dat het niet beschikbaar is voor jouw account.

• Je wil weten hoe de wiki werkt: lees De Finibase-wiki.