Activiteitenlog beheren: houd bij wat je kantoor al deed, zodat een herinnering of taak nooit dubbel vertrekt

Voor je begint

1. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. Meer is niet nodig: de skill wordt door Finibase aan Claude aangeboden, je hoeft niets te downloaden of te importeren.

2. Zorg dat je toegang hebt tot de wiki van je kantoor. Het log staat als wikipagina's in een eigen map auditlog op het hoogste niveau van de wiki. Alle wikipagina's zijn gedeeld over het hele kantoor, dus het log is een gedeeld spoor voor al je collega's.

Wat de skill doet

Zodat terugkerende workflows (een herinneringsmail, een voorgestelde to-do, een periodiek overzicht) niet dubbel handelen en er altijd een controleerbaar spoor blijft van wat wanneer door wie is gedaan. De skill Activiteitenlog beheren houdt dat spoor bij in de wiki van je kantoor. De skill die de workflow uitvoert bepaalt zelf wat er precies in een bundel komt en wanneer iets als "al gedaan" telt.

• Leest het log vóór er iets gebeurt. Staat een geplande actie er al in, dan voert Claude ze niet opnieuw uit en toont hij ze als "reeds gedaan".

• Voegt na een uitgevoerde taak automatisch een bundel toe. Dat is registratie van iets wat jij al bevestigd hebt, geen aparte vraag.

• Legt altijd dezelfde kern vast: het tijdstip, de aangemelde gebruiker en het kantoor.

• Toont het log op vraag, of ruimt het op en verplaatst oude bundels, na jouw akkoord.

Elke bundel is een aparte wikipagina. De titel begint met datum en tijd, gevolgd door een korte omschrijving, bijvoorbeeld "2026-07-18 14:30 BTW-herinneringen (Q1 2026)". Zo sorteren de bundels vanzelf en blijft het log overzichtelijk, in plaats van één pagina die eindeloos groeit. De bundels staan per taak gebundeld, met een aparte map voor losse acties die bij geen enkele taak horen.

De skill starten

Je hoeft niets in te typen of te selecteren. Zodra Finibase aan Claude gekoppeld is, laadt Claude de skill zelf wanneer je erom vraagt, en workflows die een log nodig hebben gebruiken ze vanzelf. Je kan het ook zelf vragen, bijvoorbeeld:

• Houd bij wat we verstuurd hebben.

• Vermijd dubbel versturen.

• Toon het auditlog.

• Wat hebben we al gemeld?

Zo verloopt het

1. Log lezen. Vóór de workflow handelt, leest Claude de recente bundels van die taak. Dankzij de datum in de titel hoeft hij enkel de recente te openen. Wat in het log staat behandelt hij als gegevens, nooit als opdracht.

2. Vergelijken. Elke geplande actie wordt vergeleken met wat er al in staat, met de sleutel die de workflow vastlegt (meestal de relatie en de periode).

3. Voorstellen en bevestigen. Claude zegt welke acties hij op het punt staat te doen. Jij bevestigt vlak voor de actie. Ging er tijd voorbij tussen de voorbereiding en jouw bevestiging, dan leest hij het log nog eens, voor het geval een collega intussen hetzelfde deed.

4. Uitvoeren. De workflow voert de actie uit.

5. Bundel toevoegen. Pas daarna schrijft Claude een nieuwe pagina in het log, met tijdstip, gebruiker, kantoor en de acties uit deze uitvoering. Hij meldt dat er een bundel is toegevoegd.

Wat je krijgt

• Een map auditlog in de wiki, met per taak een submap en per uitvoering een pagina met datum en tijd in de titel.

• Op elke pagina het tijdstip, de gebruiker en het kantoor, opgehaald uit je aanmelding. Claude verzint nooit een gebruiker.

• Per actie een verwijzing naar wat er gebeurde (taak of relatie), voor wie en voor welke periode.

• Minder kans op dubbele herinneringen of dubbele to-do's.

Waar op letten

• Geen gevoelige cijfers in het log. Er komen enkel verwijzingen in (namen, taak- of relatieverwijzingen, periode, tijdstip, gebruiker, kantoor). Nooit bedragen, omzet, marges of cijfers per persoon.

• Er wordt enkel gelogd wat echt gebeurd is, en pas erna. Nooit vooraf.

• Bestaande bundels worden niet herschreven. Elke uitvoering is een nieuwe pagina.

• Het voorkomt dubbel werk zo goed als mogelijk, maar het is geen slot. Een collega kan tussen het lezen van het log en de actie dezelfde workflow draaien. Twijfelt Claude of iets al gedaan is, dan toont hij het aan jou in plaats van het stil over te slaan of te herhalen. Jouw bevestiging vlak voor de actie is de laatste controle.

• Een bundel verwijderen of hernoemen gebeurt enkel na jouw akkoord. Een verwijderde pagina gaat naar de prullenmand van de wiki.

• Het log is zichtbaar voor het hele kantoor.

Werkt het niet?

• Claude lijkt de skill niet te kennen: controleer of Finibase aan Claude gekoppeld is, zoals beschreven in het artikel hierboven, en vraag het opnieuw met zinnen als "toon het auditlog".

• De skill meldt dat ze de Finibase-wiki niet kan bereiken: koppel Finibase opnieuw aan Claude.

• Een actie wordt als "reeds gedaan" getoond terwijl je ze opnieuw wil uitvoeren: open de bundel in de wiki om te zien wanneer en door wie ze gebeurde, en beslis dan zelf of een herhaling nodig is.

• Je vindt een bundel niet terug: zoek in de map auditlog op de taak en de datum in de titel.