Formulier prijsvoorstel: laat een klant je prijsvoorstel met één klik aanvaarden of weigeren, en volg het op

Voor je begint

1. Download de skill in Finibase via Instellingen > Claude skills (https://app.finibase.com/settings/claude-skills). Je logt in met je Finibase-account: de skills zijn enkel beschikbaar voor Finibase-klanten. Pak het ZIP-bestand niet uit: Claude verwacht het zo.

2. Importeer de skill in Claude zoals beschreven in Skills importeren in Claude, en zet ze aan in Customize > Skills.

3. Koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in Finibase koppelen aan Claude. De skill zoekt de klant op, leest en schrijft in de Wiki van je kantoor en zet de mail klaar in de outbox, allemaal via die koppeling.

Verder heb je nodig:

• Het recht Relaties in je AI-integratiepermissies, zodat Claude de klant kan opzoeken.

• Bewerkrecht op de Wiki-pagina met de tekst van het voorstel en op de pagina waar de antwoorden terechtkomen.

• De klant, het jaar van het voorstel, de e-mailadressen van wie mag antwoorden (1 tot 10) en een einddatum.

Meer over formulieren: Formulieren: laat klanten met één klik antwoorden en bewaar het antwoord in je Wiki.

Wat de skill doet

Zodat een klant niet meer vrij per mail moet antwoorden op je prijsvoorstel (tariefaanpassing, offerte, voorstel voor het volgende jaar). De skill Formulier prijsvoorstel zet een gesloten vraag klaar: de klant leest de tekst en kiest tussen twee knoppen, standaard Aanvaarden en Weigeren.

• Eén formulier per klant per jaar. Ze controleert eerst of er al een bestaat en maakt niet stilletjes een tweede aan.

• Tekst per klant uit een Wiki-pagina. De klant leest de tekst zoals ze op de pagina stond toen het formulier werd aangemaakt. Staat er nog geen pagina, dan stelt de skill een tekst op en bewaart ze pas na jouw akkoord.

• Vaste einddatum. Je geeft een datum, de skill bevestigt het uur met je. De klant ziet die datum bovenaan de pagina, in Brusselse tijd.

• Persoonlijke link. Elke verzending krijgt een eigen geheime link. Een gedeelde link gebruikt de skill voor een prijsvoorstel enkel als je er uitdrukkelijk om vraagt.

• Conceptmail in de outbox. De skill zet de mail klaar met de link erin, voor precies één geadresseerde per concept.

• Opvolging. Je ziet wie nog niet antwoordde, wie aanvaardde of weigerde, welke formulieren vergrendeld of verlopen zijn, en je kan herinneringen laten klaarzetten.

Het is geen elektronische handtekening en de klant kan geen opmerking of bijlage meesturen.

De skill starten

Typ / in een gesprek en kies formulier-prijsvoorstel, of typ gewoon een van deze zinnen. Zet erachter voor welke klant en welk jaar, in gewone taal.

• /formulier-prijsvoorstel Laat (klant) ons prijsvoorstel voor (jaar) aanvaarden of weigeren met een formulier. Bekijk eerst onze Wiki en vraag me wat je nog mist.

• laat de klant het prijsvoorstel goedkeuren De korte versie. De skill volgt dezelfde werkwijze.

• wie heeft ons voorstel nog niet beantwoord Voor de opvolging van formulieren die al klaarstaan.

Zo verloopt het

1. Wiki lezen. De skill bladert eerst door de Wiki van je kantoor: kantoorcontext, eerdere prijsvoorstellen en een mailsjabloon voor dit soort mail. Wat daar staat, gaat voor.

2. Minimale vragen. Ze vraagt in één keer wat ze nog niet weet: de klant, het jaar, de ontvangers, de Wiki-pagina met de tekst, de einddatum en de pagina waar de antwoorden terechtkomen.

3. Bestaand formulier controleren. Bestaat er al een open formulier voor die klant en dat jaar, dan toont ze het en vraagt ze wat je wil: opnieuw versturen of intrekken en een nieuw maken. Bij een beantwoord formulier meldt ze het antwoord.

4. Plan tonen. Ze toont klant, jaar, ontvangers, een samenvatting van de tekst, de einddatum, de knoppen en waar het antwoord komt. Ze maakt het formulier pas na jouw akkoord. Bij meerdere ontvangers legt ze uit of het eerste antwoord het formulier sluit of dat elke ontvanger apart kan antwoorden.

5. Conceptmail klaarzetten. Ze maakt een concept in de outbox met de link van het formulier. Ze geeft de waarschuwingen door die het versturen later zouden blokkeren.

6. Samenvatting. Ze meldt in gewone taal wat er klaarstaat, wie de mail moet verzenden en wat de klant zal zien en doen.

Wat je krijgt

• Een formulier voor de klant en het jaar, met jouw tekst, einddatum en knoppen.

• Een conceptmail in Controle uitgaande e-mails, met de persoonlijke link.

• Elk antwoord wordt toegevoegd aan de Wiki-pagina die je koos (met een gemaskeerd adres), en de aanmaker krijgt een kort mailbericht met het volledige e-mailadres van wie antwoordde.

• Een overzicht per klant: open, aanvaard, geweigerd, vergrendeld of verlopen.

Waar op letten

• Er wordt nooit iets verstuurd door de skill. De klant ziet pas iets nadat een mens de mail verstuurt in de outbox. De skill zegt dat na het aanmaken altijd expliciet.

• De tekst is voor de klant. Zet er geen interne marges, cijfers van andere klanten of interne opmerkingen in.

• De tekst is een momentopname. Ze kan enkel opnieuw gekopieerd worden zolang er nog geen link bestaat en niemand antwoordde. Daarna maak je een nieuw formulier.

• Intrekken is definitief. De links werken meteen niet meer, er wordt niets verwijderd.

• Een open formulier zegt niet of de link geopend is. Niemand krijgt bericht van een link die nooit geopend werd, volg dus zelf op.

• Vergrendeld na vijf verkeerde adressen. De maker van het formulier of een ADMIN kan het weer ontgrendelen.

• Geen bijlage en geen handtekening. Moet het voorstel als pdf of Excel mee, dan voegt een mens het bestand toe aan de mail in de outbox.

• Enkel voor actieve klanten van Finibase. Een klant die je kantoor van AI-toegang uitsloot, is niet zichtbaar voor de skill.

• Na afloop biedt de skill aan om vast te leggen wat ze leerde (standaardtekst, einddatum-regel, pagina voor de antwoorden, mailsjabloon). Dat gebeurt enkel na jouw akkoord.

Werkt het niet?

• De skill start niet: start ze expliciet met /formulier-prijsvoorstel en controleer in Customize > Skills dat de schakelaar aan staat.

• De skill meldt dat ze de Finibase-wiki of de klant niet kan bereiken: koppel Finibase aan Claude zoals beschreven in het artikel hierboven en controleer je AI-integratiepermissies.

• De klant wordt niet gevonden: de klant is mogelijk niet actief bij Finibase of je kantoor sloot ze uit van AI-toegang.

• De tekstpagina kan niet gebruikt worden: je hebt bewerkrecht nodig en het moet een gewone geschreven pagina zijn (geen gegenereerde pagina), van hoogstens 20 KB.

• De conceptmail geeft een waarschuwing: het adres moet een van de ontvangers van het formulier zijn en op de fiche van de klant of bij een gebruiker van je kantoor staan, zonder cc of bcc.

• Het formulier is verlopen: een verlopen formulier wordt niet heropend. Laat een nieuw maken.